Creo que me he leído en estos años casi todo lo que se ha escrito sobre gestión del tiempo. Al fin y al cabo, es lo más valioso que tenemos y siempre me ha parecido importante aprovechar el recurso más preciado.
Lo cierto es que, como suele suceder, la gran mayoría de técnicas y sistemas de gestión del tiempo que se enseñan no funcionan. Sin embargo, sí hay unas cuantas que lo hacen.
Cualquier técnica o sistema complicado de gestión del tiempo, o de cualquier otra cosa, está condenado a fracasar. Por eso, lo que funciona siempre es sencillo de comprender y fácil de aplicar.
Así que no hace falta que usted también lea los cientos de libros sobre gestión del tiempo, o se gaste el dinero en el buen puñado de seminarios que hay por ahí. Estas son las 20 técnicas de gestión del tiempo mś efectivas.
Detalle interesante, en realidad, no se trata de gestión del tiempo. El tiempo es el que es y no podemos hacer nada para tener más, es una cuestión de gestionar nuestra energía y motivación, y eso es lo primero que tenemos que entender.
Índice de contenido
1. Comprender la verdadera naturaleza de la gestión del tiempo
Lo llamamos gestión del tiempo, pero en realidad se trata de gestión de energía. Tiempo tenemos todos el mismo, hay 24 horas y no vamos a poder sumar un segundo más. La cuestión es qué hacemos con esas horas y todo va a depender de la energía que tengamos.
Si no podemos salir de la cama, estamos ante el ordenador con ojeras, el estrés nos come y la motivación está por los suelos, no importa que tengamos días de 50 horas, los vamos a perder igualmente.
Por eso, la mayoría de técnicas de gestión del tiempo que sí funcionan contribuyen a hacer una buena gestión de nuestra energía personal.
Repletos de ella y motivados, podemos hacer mucho más de lo que creemos en una hora. Sin ese cuidado de la energía, no importa el tiempo que se nos dé, lo perderemos distraídos en redes sociales, u ocupados en esas tareas de escaso valor que nos roban el tiempo y la moral.
2. Hacer una sola cosa a la vez
Si ha seguido mínimamente Recursos para Pymes, ya sabrá que la multitarea mata a la productividad y la gestión del tiempo. Nuestro cerebro no está fabricado para hacer dos cosas a la vez, aunque nos parezca que sí. Es una ilusión, lo que hace en esos momentos es cambiar constantemente de una tarea a otra cuando estamos con dos a la vez, y eso resulta agotador y un trabajo mediocre.
Por eso, la técnica de productividad y gestión del tiempo más efectiva es siempre dedicarnos a una sola tarea y no dejarla hasta que hayamos terminado.
Por supuesto, muchas tareas serán demasiado extensas como para hacerlas de una vez. Para eso, también tendremos técnica de gestión del tiempo.
3. Eliminar todas las distracciones posibles
Probablemente, hoy día esta es la técnica más importante de gestión de tiempo y productividad. Vivimos en la era de la economía de la atención. Es lo más valioso y por lo que pugnan todos: televisiones, redes, móviles… Especialmente este último es un arma de distracción masiva terrible.
Por eso, si queremos dedicarnos solamente a una tarea, que esta sea la importante y que la terminemos, debemos eliminar todo rastro de distracciones.
Personalmente, tengo el móvil en otro lugar cuando trabajo y, en general, siempre en silencio. Eso me permite ignorar las notificaciones y de esta manera miro yo el móvil cuando quiero y no cuando él hace sonar la campanita para que me comporte como un perro de Pavlov.
La batalla contra el teléfono móvil es cada vez más difícil. Hay una enorme cantidad de dinero, expertos e ingeniería del comportamiento aplicados en ese cacharro que sabe cómo atraernos hacia él y usa todos los trucos sucios para ello.
Por eso, lo mejor es no tener que luchar contra esa tentación porque vamos a perder. Así que, simplemente, lo quitamos de en medio y sin tentación no hay distracción.
Del mismo modo, no tenemos notificaciones en el ordenador, cerramos la puerta si es que trabajamos con más gente o, en caso de que no podamos hacerlo, pedimos por favor que nadie nos interrumpa hasta una determinada hora si no es muy urgente.
4. «Comerse la rana» lo primero en la mañana
Curiosamente, una de las técnicas de gestión del tiempo que funcionan es una de las primeras que aprendí. Nada menos que de un libro del legendario Brian Tracy que se llama precisamente de esa manera, Cómete la rana.
La técnica es sencilla y consiste en realizar primero la tarea más importante. Algunos dicen la tarea más difícil, de ahí lo de tragarse la rana, porque si haces eso lo primero en la mañana, lo que te quede en la lista siempre te resultará más sencillo y parecerá un camino cuesta abajo.
Sin embargo, no tiene sentido guiarse por lo que es difícil si esto no es también lo más importante. A veces coincidirá y a veces no. La cuestión para saber qué tarea es la primera que debemos hacer es sencilla. Basta con responder a esta pregunta:
¿Qué tarea de las que tengo pendientes traería más beneficio a mi negocio?
Esa es la que tenemos que poner la primera en nuestra lista (veremos cómo hacer una lista adecuada) y debemos empezar con ella, sin excusas y sin peros…
5. Planificar el ocio para una gestión del tiempo óptima
Una de las técnicas de gestión del tiempo más sorprendentes es la de planificar en nuestro calendario las horas de ocio y lo que haremos en ellas.
Tiempo para leer, para pasear, ir al cine, estar con la familia o quedar con los amigos… No recuerdo de quién lo leí por primera vez (de veras que han sido tantos libros ya…) pero me pareció curioso y muy efectivo.
Lo que haces aquí es planificar tu descanso y tu ocio y, alrededor de él, ya construyes el resto del trabajo en el calendario. Y por supuesto, respetamos ese ocio.
Esta técnica funciona porque, como ya hemos dicho, la gestión del tiempo es, en realidad, una gestión de energía. ¿Cómo obtienes esa energía y tienes el depósito lleno? Descansando, desconectando y dedicándote al ocio.
Con esta técnica, damos a ese ocio la importancia y el tiempo que le corresponde, de manera que nos aseguramos tener suficiente combustible. En serio, algunos de los emprendedores más exitosos usan esta técnica, porque comprenden la verdadera naturaleza de la gestión del tiempo.
6. La técnica Pomodoro
La técnica Pomodoro es una aplicación del timeboxing, es decir, de ponernos un tiempo limitado de trabajo para, a continuación, tomarnos otro tiempo delimitado de descanso.
Aplicarla la técnica Pomodoro es muy sencillo:
- Elegimos la tarea a trabajar.
- Nos ponemos en el reloj un aviso dentro de 25 minutos.
- Trabajamos sin distracciones hasta que nos suene el aviso.
- Descansamos durante un intervalo de 5 minutos.
- Repetimos otro intervalo de trabajo de 25 minutos.
- Tras 4 pomodoros de 25 minutos, realizamos una pausa más larga de 20 minutos.
Para facilitar la tarea hay multitud de aplicaciones Pomodoro que podemos instalar, por ejemplo, en nuestro teléfono (que al menos nos sirva de algo ya que nos va a distraer la mayor parte del tiempo).
Si tiene un móvil con Android, esta está muy bien. Si tiene un iPhone, me gusta personalmente esta.
Como verá, son sencillas y hacen bien una única cosa, siguiendo los preceptos de gestión de tiempo y productividad que estamos viendo aquí. Hay aplicaciones Pomodoro que quieren ir más allá y, además de temporizador, ofrecen listas de tareas y otras prestaciones. Personalmente, usaría solamente el temporizador y ya está. No suelen ser buenas en todo y veremos el tema de qué aplicación de gestión de tiempo me ha resultado más efectiva todos estos años.
7. Descanso consciente
Voy a ser pesado una vez más. La gestión del tiempo es una gestión de energía y para llenar el depósito necesitamos descanso. Eso significa descanso consciente en esas pausas que nos tomamos.
En realidad, la clave de la productividad está en trabajar duro en los momentos destinados para ello y descansar aún más duro en esos otros momentos. Porque de la calidad del descanso va a depender la calidad de nuestro trabajo.
Descanso consciente significa que nos levantamos del puesto de trabajo, caminamos un poco, nos tumbamos o incluso cerramos los ojos un momento y nos dejamos llevar. Si nos echamos una siesta de cinco o diez minutos, eso sería incluso lo ideal. Si tenemos un temporizador que nos avisa, nos podemos despreocupar de que se nos vaya de las manos.
Pero ¿qué hacemos realmente con los descansos? Como no acabamos de entender la necesidad del descanso consciente, los usamos para echar un vistazo a los correos, a Internet, a las redes sociales o a cualquier otra cosa del dichoso teléfono. Y eso no desconecta nuestra mente, sino que absorbe más de nuestra valiosa energía, casi siempre vampirizada por cosas irrelevantes que no acaban aportando ningún valor.
Leer (un libro, mejor si es de ficción) está permitido porque incluso se ha demostrado que es lo que más reduce el estrés. Pero empecemos a tratar el descanso como lo que es, algo sagrado a lo que debemos dedicarnos de manera consciente.
8. La lista de tareas adecuada
Hay muchas maneras de hacer una lista de tareas, pero solo una que funciona a la hora de la gestión del tiempo. Nuestra lista debe ser:
- Muy breve. Estoy hablando de 3 cosas importantes (no es broma) o, como mucho, 5. Pero ya me estoy pasando.
- Ordenada por importancia. Realizando la pregunta que ya hemos visto sobre cuál es la tarea que más beneficio da a nuestro negocio.
- Que sea una lista de resultados a obtener y no una simple «lista de cosas». Este es un fallo habitual. No pongo en mi lista: «Escribir informe», así, de manera difusa, sino «Escribir 2 páginas del informe». Algo concreto que me permita saber cuándo he terminado la tarea y obtenido el resultado exacto que quiero conseguir.
Normalmente, hago esa lista incluso en papel. Luego, para otras tareas como responder a tal o cual correo, acordarme de la reunión, etc, uso lo siguiente.
9. Usar una aplicación de calendario para nuestra gestión del tiempo
También soy culpable de usar cada aplicación de gestión de tareas que se ha creado. Todas siguen el mismo patrón:
- Prometen que, esta vez sí, son la aplicación definitiva que vas a usar para siempre.
- Empiezas con ilusión y tardas un montón en trasladar datos de la antigua aplicación a la nueva app.
- La empiezas a usar un día o dos, no parece que esté mal.
- Te empiezas a descolgar al tercer día, ya que parece dar más trabajo del que quita, como pasa con todas.
- Al sexto día te preguntas cuál de todas las aplicaciones usabas.
- Abandonas, teniendo un montón de información fragmentada en varias aplicaciones, además de haber empleado valioso tiempo para nada.
- Sale una aplicación de gestión de tiempo y tareas nueva que comienza el ciclo desde el punto 1.
Personalmente, me he olvidado ya de eso.
Lo mejor (que no lo ideal, porque eso no existe ni lo hará) es usar una aplicación de Calendario. Personalmente, uso el calendario de Google. Siempre sincronizado, disponible desde cualquier dispositivo, me recuerda todo lo necesario y me sirve para almacenar lo que no debo olvidar y aplicar técnicas como la de la gestión del tiempo libre.
10. Cuidar las «horas de oro»
Resulta que es verdad eso de que todos tenemos las mismas horas, pero no todas esas horas son iguales. Hay unas mucho más valiosas que otras. ¿Cuáles?
La ciencia ha demostrado que somos más productivos y creativos en las primeras horas de la mañana. Por eso, es necesario guardar celosamente esas horas y bloquearlas para dedicarlas a las tareas más importantes.
Debemos considerar esas horas como nuestra «horas de oro». El oro es lo más valioso y todo el mundo lo quiere. Por eso, si caemos en la trampa del móvil, veremos los correos, los mensajes o esa cosa chistosa en las redes sociales, que nos va a acabar desperdiciando otra hora más.
No debemos entregar nuestro oro a nadie, excepto a lo más valioso, a lo que más vaya a adelantar nuestros propios proyectos.
O trabajamos en avanzar nuestra agenda, o trabajamos en avanzar la de los demás.
11. La gestión por lotes de lo menos importante
Hablamos de tareas importantes y «horas doradas» en nuestra gestión del tiempo, pero esto es la vida real. Y está hecha de otras personas, con sus emails, llamadas, facturas, obligaciones administrativas, pequeñas tareas necesarias y demás… Y eso también hay que hacerlo.
Incluso cuando deleguemos aquello en lo que no seamos expertos, como los impuestos, por ejemplo, no sé puede eliminar del todo a los demás ni a las pequeñas tareas de bajo valor que no podemos esquivar.
Pero se los puede gestionar en lotes y a la hora adecuada.
Eso significa que, cuando ya hemos hecho esas 3 tareas importantes del día, empezamos a contestar correos o hacer llamadas por lotes. En vez de estar parando para contestar un email, nos ponemos a una hora determinada (por ejemplo, las 12 del mediodía) a contestar todos.
Si es necesario, ponemos un aviso de respuesta automática diciendo cuándo pueden esperar nuestra respuesta, de manera que no se queden con la incertidumbre.
Las tareas necesarias pero no vitales, siempre después de las importantes y por lotes.
12. Realizar alguna actividad física
Personalmente, trabajo demasiado tiempo sentado ante un ordenador. Lo cual influye negativamente en la productividad porque la cantidad de energía que uno tiene está muy relacionada con la actividad física que realiza.
Por eso, no solo es importante realizar esa actividad física a menudo y ponerse en forma (lo que nos dará un depósito de energía más grande), sino también incluirla en nuestro día a día.
Levantarnos y caminar en los descansos, estirar un poco e incluso realizar una pequeña actividad física que haga correr la sangre de nuevo en esos minutos entre tareas es un ejemplo.
Caminar es, de hecho, una de las mejores cosas que podemos hacer, no solo para llenarnos de energía, sino también para resolver problemas, ser más creativos, reducir nuestro estrés y, literalmente, ser más felices.
Y no es lo típico que se dice porque suena bien, sino porque lo ha demostrado la ciencia.
13. Saber decir que no
¿Cómo tener más tiempo para lo importante? Sabiendo decir que no a los demás. Es así de sencillo y, a la vez, así de complicado, porque es una de las cosas más difíciles de poner en práctica.
Al principio, en mi caso personal, lo cierto es que la incapacidad para decir que no era casi patológica. Pero es una manera instantánea de liberar más tiempo.
Lea este contenido si quiere aprender cómo decir que no de manera más efectiva.
14. La regla de los 2 minutos
Cuando empecé en esto, el sistema GTD de David Allen hacía furor (imagine los años que hace ya). Como casi todos los sistemas de productividad, al final, en vez de liberarte de trabajo, añaden.
Sistemas tan detallados y rígidos como GTD son especialmente culpables de esto. Pero es cierto que tenía 2 puntos que aún se me han quedado y aplico tantos años después. Por supuesto, son sus 2 puntos más sencillos de poner en práctica y recordar, una muestra de que las únicas técnicas que realmente funcionan siempre son así.
La regla de los 2 minutos dice que:
«Si nos encontramos con una tarea que podemos resolver en 2 minutos o menos, la hacemos en ese instante».
No la ponemos para luego y no la planificamos. Contestamos a ese mensaje con un sí o un no, damos el visto bueno, resolvemos la duda breve o lo que sea… y seguimos con lo importante.
15. La regla de tocar «el papel» una sola vez
La otra técnica de gestión del tiempo que se me quedó del sistema GTD es la de que «tocamos el papel (la tarea) una sola vez». Es decir, cuando la encontramos por primera vez la hacemos si cumple la regla de los 2 minutos, la planificamos para un momento determinado en el calendario si ahora no es el momento (o no es la más importante), la delegamos a otro o, simplemente, aprendemos a decir que no y la desechamos.
Pero no estamos cogiendo el papel, agonizando sobre ello, dejándolo para más tarde, cogiéndolo de nuevo y pensando, agonizando sobre ello, etc, etc. Con eso, no resolvemos nada y la tarea se queda en segundo plano, absorbiendo nuestra energía y motivación.
16. Tener un sitio dedicado al trabajo que podamos aislar
Nos suele pasar a los que somos emprendedores y además trabajamos casi siempre a distancia. Que lo hacemos en cualquier parte, que nos tiramos en el sofá con el portátil cuando estamos en casa…
Eso da una sensación de precariedad y de que no tenemos un «trabajo real». Por eso, lo más productivo es tener un espacio dedicado aparte. Puede ser una oficina en casa, de manera que cuando entramos ahí se trabaja y nada más.
Ese rincón lo mantenemos limpio, profesional, ajeno a otras cosas, con posibilidad de aislarlo del exterior (con una puerta o incluso unos auriculares si es que no disponemos más que de un rincón).
Gran parte de la gestión del tiempo y la productividad son una cuestión de hábito. Tener un espacio dedicado es un «gatillo» contextual que ayuda a disparar ese hábito de trabajo. Todos los profesionales han tenido siempre un espacio dedicado, lo han construido porque consideran que su trabajo es importante y merece un pequeño templo.
17. La contrarreloj
Las mejores técnicas de productividad para mí son las de «productividad forzada». Es decir, aquellas que ponen un poco de estrés (positivo) a la realización de dicha tarea.
Una de ellas, que puede sonar algo tonta, pero es efectiva para personalidades como la mía (tendentes a la rigidez), es la de calcular cuánto tiempo nos va a llevar una tarea (digamos que 10 minutos) y ponernos un cronómetro con un minuto menos de lo que que hemos pensado (en este ejemplo, 9 minutos).
El reto está en terminar la tarea antes de que el reloj termine su cuenta atrás. Parece un juego, y estaría bien que nos lo tomáramos así (la gamificación de las tareas no está mal). Nos incentivará con esa punzada de estrés positivo que a veces nos falta a la hora de hacer las cosas.
Aunque no lo parezca, la mayoría de gente hace su mejor trabajo cuando siente un poco de presión.
Es pura naturaleza humana, cuando termina el plazo de hacienda o tu jefe te ha pedido el informe en una hora, te pones con ello sí o sí. Esa clase de incentivo no lo vamos a tener siempre, especialmente si trabajamos para nosotros mismos, pero podemos intentar emular la parte positiva que funciona.
18. Dividir las tareas grandes
Si las distracciones son el gran enemigo de nuestra gestión del tiempo hoy, el segundo más importante es la procrastinación, o ese eterno dejar para luego algo.
Ir posponiendo una tarea solo sirve para que se quede en segundo plano vampirizando nuestra energía y motivación.
Dividir las tareas grandes en pequeñas tareas es la técnica que se ha demostrado más efectiva para combatir la procrastinación.
Así, si dentro de nuestra pequeña lista de 3 tareas importantes tenemos una grande, como por ejemplo acabar un informe de varias páginas que sabemos que nos va a llevar tiempo y esfuerzo, partimos ese elefante en pedazos pequeños.
Así, en vez de escribir todo del tirón, nos ponemos como tarea poner el título y los dos primeros párrafos de introducción. Luego podemos poner otra tarea que sea especificar los distintos puntos que tendrá el informe, componiendo el esqueleto del mismo. Luego, nuestra siguiente tarea puede ser realizar uno de esos puntos, o dos.
Es decir, que vamos convirtiendo una tarea grande y difusa en muchas pequeñas tareas manejables y concretas. Así, no solo disminuiremos la procrastinación, sino que iremos teniendo sensación de logro y avance al completar muchos pequeños hitos.
19. Abandonar
¿Eso de que los ganadores nunca abandonan? Puro mito. Los mejores abandonan todo el rato y, si queremos una gestión del tiempo óptima, nosotros debemos saber cuándo abandonar también.
Abandonar es decirnos que no a nosotros mismos, y eso nos sabe mal por partida doble. Tenemos que decir que no y a la vez recibir un no.
Pero muchas veces hay proyectos que no van a ninguna parte, que no salen y que solo nos van a robar cada vez más tiempo. Así que hemos de liberarlo para lo importante. Para no equivocarnos a la hora de saber cuándo abandonar algo o cuándo no, lea el contenido enlazado más arriba.
20. Hacer algo que nos guste
No se puede hacer algo que odias todo el tiempo. Muchas veces nos venden las tonterías de la pasión y la libertad a la hora de emprender como si fueran lo único importante, pero su lugar no es lo primero en la fila.
Sin embargo, una cosa es cierta, hacer todo el tiempo algo que no nos motiva para nada y ni siquiera nos gusta, también es el camino más rápido para acabar quemados.
Así que no estoy diciendo que haya que seguir nuestra pasión, pero nuestro trabajo o negocio debe gustarnos, al menos un poco. Si no, ¿para qué molestarnos siquiera? No solo nunca seremos productivos en algo que nos amarga, es que tampoco nos esforzaremos por hacerlo lo mejor posible o tratar a los clientes como se merecen.
Por eso, para una gestión de tiempo adecuada, no podemos tener la sensación de que lo estamos desperdiciando en algo que nos va marchitando por dentro. No solo es que no haremos nada, es que nos hará miserables cada minuto.
Así que aquí están. Si me preguntaran cuáles son las técnicas de gestión de tiempo que mejor funcionan, esto es lo que respondería.