lista de los mejores CRM gratis
lista de los mejores CRM gratis

He probado casi cada CRM que hay bajo el sol y, al menos, haber pasado tanto tiempo entre aplicaciones me permite hacer esta lista con los mejores 12 CRM gratis para emprendedores, autónomos o pequeñas empresas.

De hecho, confieso que he llevado eso al extremo. He sido culpable estos años de probar prácticamente cada software de CRM, gratis o no, y de perseguir incansablemente la «aplicación perfecta».

Como siempre en esos casos, el momento o la herramienta perfecta es una búsqueda en vano y, si tienes cierto rasgo obsesivo, destinas más tiempo a la aplicación que al trabajo de verdad.

Importante error, pero, al menos, eso tiene una ventaja. Conoces todos los CRM gratis que hay, sus ventajas e inconvenientes y a qué situaciones y empresas se adaptan mejor.

Además, muchos CRM gratis no lo son tanto.

Algunos ofrecen planes interesantes, pero en otros lo de «CRM gratuito» es una mera excusa. Están para que puedas probar un poco, o bien ofrecen algo, pero tan limitado, que es inservible, porque no vas a llegar a un punto de enganche que te incite a adquirir la versión de pago.

Y lo peor es que puedes sentir el efecto contrario, te frustras y tienes peor opinión. Para eso, mejor empezar desde cero siendo un CRM de pago, que los hay muy buenos y les funciona. Aquí no hay de esos, sino CRM gratis siempre.

Por qué esta gran lista de CRM’s gratis

Para que nadie emplee tanto tiempo como yo volviéndose loco, y lo dedique a lo que importa: la relación con los clientes, que es donde se encuentra la venta.

No debemos olvidar que el verdadero CRM es una estrategia, no un software, ni una herramienta.

No obstante, son tiempos complejos. Tenemos que manejar muchos clientes a la vez, por diferentes canales y en distintas etapas de la venta. Un software de CRM es imprescindible para poner en práctica la estrategia y, sobre todo, para nutrir adecuadamente la relación con cada cliente.

Sé lo que cuesta encontrar una herramienta de CRM que sirva de verdad, especialmente entre una oferta tan saturada. También sé que, sobre todo si estás empezando, no hay palabra más atractiva que gratis.

Cómo son los CRM gratis de esta lista

Esta no es una lista cualquiera de software de CRM gratis, hecha de cualquier manera, tras una búsqueda de dos minutos en Google.

Todo el software de CRM que hay en esta lista cumple estos criterios:

  • Es gratuito, o tiene una opción gratis lo suficientemente generosa como para poder trabajar en el día a día. Nada de demostraciones limitadas o restricciones irreales de 5 contactos. Hay restricciones, claro, funciones a las que no puedes acceder o un límite de contactos, pero son generosos.
  • He probado y usado el CRM personalmente en mi día a día. Haciéndome una idea de cómo funciona cada software de CRM en una situación real de trabajo. Eso me permite también dar indicaciones sobre cada uno que orienten según cada caso personal, así como ventajas y desventajas, con conocimiento de causa.
  • Suelen ser CRM gratis en español, pero también hay opciones en inglés. Buena parte de la lista son CRM gratis en español o funcionan en nuestro idioma, pero no he desdeñado algunas opciones excelentes de CRM gratuito que estén solo en inglés. El motivo es que el manejo apenas requiere de un nivel muy básico del idioma en muchos casos.
  • Se trata de CRM online. Es decir, se son CRM web que se manejan desde el navegador, aunque alguno tenga aplicaciones móviles de CRM para iOS y Android. Eso hace que tengamos que tener conexión a Internet, pero también que podamos usarlos sin importar si tenemos Windows, MacOS o Linux instalado en el ordenador.

Cuál es el mejor CRM gratis de la lista

Opiniones de CRM hay para todos los gustos y no es posible determinar el mejor CRM gratuito que valga para todos. Sí, respuesta decepcionante, lo sé, pero esa es la realidad para cualquier pregunta importante sobre cualquier tema importante. Supongo que asumir eso forma parte de ser adulto, pero ese es otro tema.

Lo que sí sé es que todos los CRM gratuitos de esta lista son de sobrada calidad.

No son todos los que he probado, ni mucho menos, pero sí están solamente los CRM que, en mi opinión, han pasado un corte inicial exigente.

Partiendo de esa base, la decisión de cuál es el mejor CRM se reduce a cuál es más adecuado para la situación particular de la empresa, los usuarios que necesita, su manera de trabajar y cómo encaja en el software.

Uno será mejor para quien no gestione muchos contactos a la vez, otro para quien sí lo haga, otro para quien no quiera manejarse en inglés, otro para quien esté solo, funcione en un equipo, quiera agrupar tareas y campañas en el mismo software…

De todas maneras, he intentado mojarme en mi experiencia, ordenarlos en cierta manera y hacer una lista útil, no recoger un montón de datos sin más.

La descripción y las indicaciones que doy en cada CRM gratis están destinadas a dar pistas sobre para quién puede resultar un buen candidato. Eso también le ahorrará tiempo a la hora de probar.

Aclarado esto, vamos con los mejores CRM gratis.

1) Hubspot CRM, la opción por defecto para quien no quiere complicarse

hubspot crm gratis en español
hubspot crm gratis en español

Empiezo con Hubspot la opción de CRM Gratis y fácil que, en mi opinión, no es la mejor ni la peor pero, probablemente, es la adecuada para los indecisos.

O al menos para los que no quieren emplear mucho tiempo en probar, o no lo tienen. O los que quieren gestionar contactos en equipo, y tener toda la información en un lugar.

¿Por qué lo pongo como la opción por defecto?

Hubspot es un gigante del marketing y, por tanto, uno de los estándares, de modo que, si usamos otras aplicaciones junto la de CRM (como Gmail, Trello, etc), la integración con ellas puede ser más fácil.

Si esta no es directa, podemos integrar Hubspot con otras apps a través de Zapier.

Su plan gratuito es generoso e incluye muchas de prestaciones:

  • Contactos ilimitados, en los que puedes ver el historial de acciones, agregar notas, programar tareas…
  • Plugin para Google Chrome u integración con Gmail, para programar correos y usar el CRM desde allí.
  • Apps de CRM para móvil.
  • Gestión de oportunidades, curiosos bots conversacionales y mucho más…

Además de eso, el software de CRM habla español, mejor ahora que cuando empecé a usarlo. Fue hace unos años y me sirvió de manera adecuada.

Si quieres ir a lo seguro, no perder más tiempo y tener, probablemente, más prestaciones que con otros, Hubspot es la elección con la que no vas a fallar y la primera a considerar.

2) Zoho CRM online, la segunda opción para una mayoría

Zoho crm Gratis
Zoho crm Gratis

Zoho CRM gratis es el primero que utilicé, nada más salir y hace infinidad de años. Supongo que el primero siempre tiene un lugar especial pero es que, en este caso, el lugar lo merece para muchos.

¿Por qué? Su plan gratuito (vamos al enlace y bajamos hasta ver la opción) es también muy generoso y se basa en que, hasta 3 usuarios, usas el CRM gratis.

Si por lo que sea, Hubspot no nos convence y el número de usuarios de Zoho CRM gratis nos encaja, Zoho debería ser la siguiente opción para una gran mayoría. Igual de sobrio en diseño que el anterior, lo que hace, lo hace bien:

  • Gestión de Contactos, Empresas, etc.
  • Gestión de Tratos (así es como llaman a las oportunidades).
  • Apps de CRM móvil para iOS y Android.
  • Gestión de cómo llegaron los prospectos hasta nosotros. Esto es interesante y permite ver en el CRM qué funciona y que no en nuestro marketing…

Zoho CRM gratis también habla español, aunque a veces use esa terminología tan peculiar (como la de «Tratos»).

3) Streak, CRM Gratis para los emprendedores solitarios que viven en Gmail

Streak CRM para Gmail
Streak CRM para Gmail

Si Gmail es el centro de comunicaciones en su negocio (en mi caso lo es), es probable que quiera considerar Streak, un CRM gratuito online que se integra en su correo electrónico de Google, para que no tenga que salir de allí y pueda gestionar todo desde Gmail.

Estar saltando de una aplicación a otra y copiando información es engorroso y poco productivo.

Personalmente, lo usé para la última gran campaña que me trajo los clientes con los que trabajo ahora. Como la campaña fue utilizando Email en frío (Outbound Cold Email Marketing para los que gustan de esos términos), hizo bien su papel.

Si Gmail no es su centro de comunicaciones, mejor otra opción. Pero, si pasa más tiempo ahí que en otro lado, Streak CRM gratis tiene buenas prestaciones, aunque muy básicas en su versión gratuita.

  • Embudo de venta visual con las fases que defina.
  • Seguir acciones con prospectos, viendo quién contactó a quién y cuándo.
  • Apps móviles, etc.

Como puntos débiles, está en inglés y al principio es un poco complejo. Pero, si se siguen los tutoriales, en unos minutos ya se entiende la lógica de funcionamiento. Recuerde, si el CRM lo gestiona en equipo, mejor otra opción.

4) Follow Up Personal CRM, una alternativa a Streak para los fanáticos de Gmail que buscan lo sencillo

Follow Up CRM gratis para Gmail
Follow Up CRM gratis para Gmail

Si por lo que sea es el público ideal para Streak, porque Gmail es fundamental y las labores de relación con clientes las lleva a solas, Follow Up Personal CRM puede ser una alternativa. Si no, mejor pasar a la siguiente opción.

He estado dudando en incluir esta opción, porque, aunque la probé y me hice a la idea, yo mismo acabé usando Streak en su momento. De hecho, su público es claro cuando ellos mismos lo denominan «Personal CRM». Sin embargo, el perfil de emprendedor solitario es bastante común entre los visitantes de esta web, así que he pensado que les puede interesar.

La ventaja fundamental de Follow Up CRM es la misma que en Streak, manejas tu CRM gratis desde Gmail. Sin embargo, pierdes los embudos visuales. Los recordatorios que ofrece, aunque resultan útiles, son muy limitados si solo se usa el plan gratuito del CRM.

Si lo que busca es no complicarse y su deseo es que Gmail tuviera apenas un par de prestaciones más para controlar de manera fácil la relación con clientes o prospectos, Personal CRM puede ser lo que busca. En otro caso, si trabaja con más gente o no quiere nada en inglés, siga leyendo.

5) Bitrix, el CRM gratuito online si quieres tener toda la gestión de la empresa en el mismo sitio

Bitrix CRM gratuito online y mucho más
Bitrix CRM gratuito online y mucho más

La mayor fortaleza de Bitrix para unos puede ser la mayor debilidad para otros. Si se busca algo sencillo y sin complicaciones, solo para gestionar la relación con los clientes, mejor mirar otra opción.

Porque Bitrix es CRM y mucho más, toda una Intranet para tu negocio, con nube propia (su apartado Drive), gestión general de tareas, etc.

Sus ventajas son:

  • Su plan gratuito es muy generoso. 5 GB de almacenamiento y nada menos que 12 usuarios, uno de ellos administrador.
  • Es más que un CRM, con un montón de aplicaciones e integraciones que aumentan más y más la funcionalidad.
  • Está en español.

Personalmente, me pareció interesante, pero un poco apabullante. No necesitaba el resto de prestaciones en su día, porque ya las cubro con otras aplicaciones o soluciones más especializadas, que no voy a cambiar a corto plazo.

Su diseño también me pareció que contribuía a esa sensación de desbordarme un poco, pero esto es totalmente personal y me consta que a otros les encanta.

Para quien quiera una herramienta que sea más que un CRM, o tenga un equipo de personas más grande, esta es la opción, ya que puede integrar todo eso en el plan gratuito de Bitrix CRM.

6) Freshsales, el CRM gratis visual e intuitivo

Freshales CRM gratis en español
Freshales CRM gratis en español

Freshsales es una aplicación de CRM fácil y gratis con un plan sin coste interesante, un diseño moderno minimalista y un manejo muy intuitivo.

Me gustó en su día porque puedes configurar diversos embudos de venta, que se adapten a las etapas de nuestro proceso particular, sea como sea este. Además, usa un sistema Kanban para mover las oportunidades por las distintas etapas, de manera que lo vuelve todo muy vosual. No es el único CRM que lo hace así, pero este lo implementa muy bien.

Cuentas, contactos y negocios, puedes gestionar la relación con todos ellos de una manera sencilla y eficaz.

Añadido a eso, tiene un complemento para instalar en Google Chrome, que lo integra con Gmail, algo importante para mí.

El plan gratuito no tiene muchas más prestaciones, aparte de unos informes básicos útiles. Si quieres más, como campañas o sincronización de calendarios y correos, hace falta una cuenta de pago. Pero, para lo fundamental, está muy bien. Muchos CRM, gratis y de pago, se pierden con mil cosas que, al final, no usas y, en ocasiones, incluso estorban.

A favor:

  • Lo básico lo hace bien y su manejo es sencillo.
  • Tiene un complemento de Chrome que lo integra con Gmail.
  • Los formularios de datos y los embudos son personalizables, adaptándose a lo que necesitemos recoger y a nuestros procesos.
  • Habla español.

7) AgileCRM, otro CRM gratis fácil

Agile CRM gratis y fácil
Agile CRM

AgileCRM es otra aplicación de gestión de la relación con clientes interesante. De diseño moderno y rápido, su plan gratuito permite hasta 10 usuarios, por lo que, si tiene que integrar a un equipo más numeroso, es una opción a considerar.

También es generoso en cuanto a contactos, ya que gestiona hasta 1.000 completamente gratis. Para la cuenta, pinche en el enlace de Agile CRM y vaya hacia abajo. Ahora pulse en la imagen de «Free» para darse de alta gratis, lo comento porque puede ser un poco lioso y no verse más que los planes de pago a primera vista.

Plan gratuito de Agile CRM
Plan gratuito de Agile CRM

Si ha visto Freshsales y le ha gustado, pruebe Agile CRM antes de decidirse, es posible que le encaje mejor por una cuestión de gusto personal.

A favor:

  • Plan gratuito generoso.
  • Buen diseño y rapidez.
  • Plugin para Chrome / Gmail.
  • Puedes personalizar procesos y datos.

La automatización del marketing, que es su diferencia principal respecto a la mayoría, precisa planes de pago.

Otro software de CRM gratis que se ha quedado a punto de entrar en a lista

Voy a comentar muy brevemente algunas opciones más. Realmente, no aportan más que las comentadas, pero también son decentes y, como al final la herramienta «adecuada» depende de la situación personal y la forma de trabajar, quizá alguien que no ha encontrado el mejor CRM entre los anteriores, quiera echar un vistazo.

8) Capsule CRM, una opción decente, solo en inglés

Capsule CRM, gratis, pero no está en español
Capsule CRM, gratis, pero no está en español

Capsule es un buen CRM gratis, pero no está en español, y la versión sin coste no aporta nada que no tengan las opciones que ya he comentado.

Su diseño es sencillo y rápido. Su plan gratuito es suficientemente amplio para pequeñas empresas que no estén trabajando con muchos contactos a la vez. Abarca hasta 2 usuarios, 10 MB de almacenamiento y 250 contactos. Eso sí, la gestión de oportunidades y casos es ilimitada.

9) Espo CRM, software de código abierto para instalar en su servidor

Espo CRM de código abierto
Espo CRM de código abierto

Recuerdo hace muchos años el proyecto de Sugar CRM, ahora cerrado en su versión gratuita de código abierto. En realidad, ese fue el primer CRM que utilicé, mucho antes de que la nube fuera una realidad.

EspoCRM es un buen CRM en el mismo sentido, de código abierto y que puedes instalar en los servidores de tu empresa. Por tanto, no funciona como los demás, y si no domina, o no sabe qué es Apache, MySQL, PHP, etc, no se moleste. Si no tiene un perfil técnico, mejor no liarse.

Pero si quiere una solución alojada y propia, a la que pueda toquetear las tripas, porque sabe de programación y le gustaría algo a medida, EspoCRM es un digno sucesor de Sugar, probablemente el mejor CRm de código abierto ahora mismo. Esa versión de código abierto se puede descargar aquí.

Si se quiere usar preinstalado en la nube, sin complicarse con lo técnico, los planes son de pago.

10) VTiger, otro CRM gratuito de código abierto

vtiger crm de código abierto gratis
vtiger crm de código abierto gratis

Recuerdo también los días de VTiger CRM, cuando era un fork de Sugar CRM y, de hecho, estuvieron a la greña por esos temas (como se puede apreciar, sí, llevo aquí desde que se plantó la primera página web).

He visto que Vtiger CRM ha avanzado mucho y se ha modernizado, también que siguen ofreciendo su versión de código abierto para instalar en nuestros servidores.

Se puede descargar aquí y digo exactamente lo mismo que en EspoCRM, esto es para los que saben de configurar servidores, bases de datos y aplicaciones online. Si no, mejor otra opción.

11) Qué CRM uso personalmente: el módulo CRM de Flowlu

Flowlu CRM gratuito
Flowlu CRM gratuito

Quizá se esté preguntando qué software de CRM estoy utilizando personalmente ahora y si es gratuito. Lo cierto es que no es ninguna de las que he nombrado.

¿Por qué?

Actualmente no tengo que hacer una labor activa de búsqueda de clientes y, cuando la hago, no preciso de un gestionar muchos contactos a la vez, o hacer una labor de nutrir la relación cada día.

Así que, ahora mismo, estoy usando Flowlu, que no es un CRM gratis especializado. Flowlu es una solución integral de gestión de proyectos, tareas, calendario, etc, que también tiene un módulo de CRM.

¿Por qué uso este?

En realidad, por el resto de módulos que trae. Su gestión de tareas y proyectos me parece muy buena y se adapta a mí, además de que tiene una aplicación móvil que funciona bien.

Mientras no esté buscando activamente clientes, y la gestión de la relación que tenga que hacer sea muy básica, voy sobrado con el módulo de CRM que trae Flowlu. No quiero tener las herramientas demasiado fragmentadas, así que desconecté Streak y pasé a Flowlu ciertos datos fundamentales de unos pocos buenos clientes.

Es decir, que uso ese CRM, que es gratis, por motivos ajenos al CRM. Como mucho, he conectado automáticamente la web a Flowlu para que, posibles nuevos clientes que me encuentren y contacten, aparezcan directamente en el embudo de ventas del CRM que he creado, pero poco más.

¿Lo recomiendo?

A día, de hoy, si necesita un software de CRM, la verdad es que no. Y no es una paradoja, ni hipocresía.

¿Motivos? Como aplicación de CRM en sí, creo que otras soluciones nombradas son superiores. Un ejemplo es que en Flowlu CRM aún no se pueden importar datos de contactos en masa, lo que hace un engorro trasladar a Flowlu tu base de datos de clientes y contactos, si no estás empezando de cero.

Además, no está en español, algo que echará a muchos para atrás.

En el caso de volver a hacer campañas más intensas, que no descarto en el futuro, es posible que empleara otro software de CRM.

12) Mención honorífica, usar Trello como CRM gratis

Trello usado como CRM gratis
Trello usado como CRM gratis

He usado mucho Trello para gestionar mis proyectos. Aún lo sigo usando, es una herramienta genial para todo emprendedor o freelance.

También he usado Trello como CRM, construyendo mi embudo de ventas y haciendo pasar a oportunidades y contactos por él.

A favor tiene su facilidad de uso y lo visual que es, además de que se integra con muchas otras aplicaciones. Por ejemplo, con un complemento y desde Gmail, puedes convertir un correo en una tarjeta de Trello.

No tan a favor está el hecho de que no es una herramienta de CRM en sí, con lo que, si tiene muchos contactos que manejar, mejor una de las soluciones anteriores.

Pero si es un freelance, o maneja pocas oportunidades a la vez, además de que ya se sientes con Trello como en casa, puede probar.

Fran Gallardo tiene un buen artículo sobre cómo usa Trello como CRM para gestionar sus propios clientes. En el blog de Trello también explican a fondo cómo usarlo de CRM (el artículo está en inglés).

Y ya está, 12 opciones probadas en situación real, con sus defectos y sus virtudes. Hoy día, se hace imprescindible una estrategia de CRM, y una herramienta para ponerla en práctica. Con esta lista de CRM gratuitos no nos faltarán alternativas y tampoco tendremos la excusa de que no disponemos de presupuesto.

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