Los 12 mejores CRM gratis en 2021 para emprendedores, autónomos y empresas

CRM gratis

He probado casi cada software de CRM que hay bajo el sol. Haber pasado tanto tiempo entre aplicaciones me permite hacer esta lista con los mejores 15 CRM gratis para emprendedores, autónomos o pequeñas empresas. Todos actualizados a 2021, con las mejores opciones seleccionadas y probadas. Algunos de los que estaban ya no aparecen porque han cambiado sus planes, del mismo modo, mi elección particular también ha cambiado en este tiempo, aunque otras recomendaciones siguen vigentes.

Así que vamos a ver cuáles son los mejores CRM disponibles actualmente.

Por qué esta gran lista de CRM’s gratis

Para que nadie emplee tanto tiempo como yo probando las infinitas opciones de CRM que hay y lo dedique a lo que importa: la relación con los clientes, que es donde se encuentra la venta.

He sido culpable de probar todo lo nuevo y perder demasiado tiempo en eso, no quiero que le pase a nadie más. No debemos olvidar que el verdadero CRM es una estrategia, no un software, ni una herramienta.

Sin embargo, son tiempos complejos. Tenemos que manejar muchos clientes a la vez, por diferentes canales y en distintas etapas de la venta. Un software de CRM es imprescindible para poner en práctica la estrategia y, sobre todo, para nutrir adecuadamente la relación con cada cliente.

Sé lo que cuesta encontrar una aplicación de CRM que sirva de verdad, especialmente entre una oferta tan saturada. También sé que, sobre todo si estás empezando, no hay palabra más atractiva que «gratis», por eso me he centrado en las opciones de CRM que son así.

Cómo son los CRM gratis de esta lista

Esta no es una lista cualquiera de software de CRM gratis, recopilada tras una búsqueda de 5 minutos en Google.

Todo el software de CRM que hay en esta lista cumple estos criterios:

  • Es gratuito, o tiene una opción gratis lo suficientemente generosa como para poder trabajar en el día a día. Nada de demostraciones limitadas o restricciones irreales de 5 contactos solamente. Hay restricciones en algunos, claro está, funciones a las que no puedes acceder o un límite de contactos, pero cuando nombro un CRM que es así, esos límites son generosos y permiten trabajar bien.
  • He probado y usado el CRM personalmente en mi día a día. Haciéndome una idea de cómo funciona cada software de CRM en una situación real de trabajo. Eso me permite también dar indicaciones sobre cada uno que orienten según cada caso personal, así como ventajas y desventajas con conocimiento de causa.
  • Suelen ser CRM gratis en español, pero también hay opciones solamente en inglés. Buena parte de esta lista de CRM gratis habla español o funciona en nuestro idioma, pero no he desdeñado algunas opciones excelentes de CRM gratuito que estén solo en inglés. El motivo es que el manejo apenas requiere de un nivel muy básico del idioma y es un software valioso.
  • Se trata de CRM online en la nube. Es decir, que son CRM’s que se manejan desde el navegador web, aunque alguno tenga también aplicaciones móviles de CRM para iOS y Android. Eso hace que tengamos que tener conexión a Internet, pero también que podamos usarlos sin importar el sistema operativo instalado en el ordenador.

Cuál es el mejor CRM gratis de la lista

No hay un CRM gratuito que sea el mejor en todos los casos, así que la respuesta a esa pregunta es depende. Resulta un poco decepcionante, lo sé, pero esa es la respuesta correcta para cualquier pregunta importante sobre cualquier tema importante.

Lo que sí sé es que todos los CRM gratuitos de esta lista son de calidad.

No son todos los que he probado, ni mucho menos, pero sí están solamente los CRM que, en mi opinión, han pasado un corte inicial exigente.

Partiendo de esa base, la decisión de cuál es el mejor CRM se reduce a cuál es más adecuado para la situación particular de su empresa, los usuarios que necesitar y cómo encaja su flujo de trabajo con el software.

Algunas opciones serán mejores para quien no gestione muchos contactos a la vez, otras para quien sí lo haga, otras para quien no quiera manejarse en inglés, otras para quien esté solo o quiera agrupar tareas, campañas e incluso facturación en el mismo software…

De todas maneras, he intentado mojarme, ordenarlos en cierta manera y hacer una lista útil.

La descripción y las indicaciones que doy en cada CRM gratis están destinadas a dar pistas sobre para quién puede resultar un buen candidato. Eso también le ahorrará tiempo a la hora de probar.

Y no, ninguna empresa de CRM me ha pagado nada, ha contactado, influido en la lista ni recibo ingresos de afiliado de ningún tipo.

Aclarado esto, veamos cuáles son los 15 mejores CRM gratis en 2021.

1) Hubspot, la mejor opción de CRM gratis en 2021 para la mayoría

hubspot crm gratis en español
Hubspot crm gratis en español

Empiezo con Hubspot, la opción de CRM Gratis que, en mi opinión es la adecuada para la mayoría o para los que estén indecisos.

O al menos para los que no quieren emplear mucho tiempo en probar.

¿Por qué lo pongo como la opción por defecto?

Hubspot es un gigante del marketing y, por tanto, uno de los estándares, de modo que, si usamos otras aplicaciones junto la de CRM (como Gmail, Trello, etc), la integración con ellas será más fácil.

Si dicha integración no es directa, podemos conectar Hubspot con otras apps a través de Zapier.

Su plan gratuito es generoso e incluye muchas prestaciones como:

  • Contactos ilimitados, en los que puedes ver el historial de acciones, agregar notas, programar tareas…
  • Plugin para Google Chrome e integración con Gmail, para programar correos y usar el CRM desde allí.
  • Apps de CRM para móvil.
  • Gestión de oportunidades, curiosos bots conversacionales y mucho más…

Además de eso, el software de CRM habla español, mejorando mucho desde que empecé a usarlo. Fue hace unos años y me sirvió de manera adecuada. Volviendo a visitarlo, sigo pensando que es la opción que más se adapta a muchos este 2021. ¿Es la que uso personalmente. No, ya veremos cuál es esa opción, pero mi caso personal no se puede extrapolar a una mayoría.

Si quiere ir a lo seguro, no perder tiempo y tener, probablemente, más prestaciones que con otras opciones, Hubspot es la elección con la que no va a fallar y la primera a considerar.

2) Zoho CRM online, la segunda mejor opción para una mayoría

Zoho crm Gratis
Zoho crm Gratis

Zoho CRM gratis es el primer CRM que utilicé, nada más salir y hace infinidad de años. Supongo que el primero siempre tiene un lugar especial pero es que, en este caso, el lugar lo merece para muchos.

¿Por qué? Su versión gratuita es muy generosa y se basa en que, hasta 3 usuarios, no tiene coste.

Si por lo que sea, Hubspot no nos convence y el equipo que manejará el CRM es de 3 personas o menos, Zoho CRM debería ser la siguiente opción para una gran mayoría.

A favor:

  • Gestión de Contactos, Empresas, etc.
  • Gestión de Tratos (así es como llaman a las oportunidades).
  • Apps de CRM móvil para iOS y Android.
  • Gestión de cómo llegaron los prospectos hasta nosotros. Esto es interesante y permite ver en el CRM qué funciona y que no en nuestro marketing.

Zoho CRM gratis también habla español, aunque a veces use esa terminología tan peculiar (como la de «Tratos»).

3) Streak, la mejor opción de CRM Gratis para los emprendedores solitarios que usan mucho Gmail

Streak CRM para Gmail
Streak CRM para Gmail

Si Gmail es el centro de comunicaciones en su negocio (en mi caso lo es), es probable que quiera considerar Streak, un CRM gratuito online que se integra en su correo electrónico de Google, para que no tenga que salir de allí y pueda gestionar todo desde su correo.

Estar saltando de una aplicación a otra y copiando información es engorroso y poco productivo.

Personalmente, lo usé para la última gran campaña que me trajo muchos de los clientes con los que sigo trabajando en este momento. Como la campaña fue utilizando Email en frío (Outbound Cold Email Marketing), hizo bien su papel.

Si Gmail no es su centro de comunicaciones, mejor use otra opción. Pero, si pasa más tiempo en el correo de Google que en otro lado, Streak CRM gratis tiene buenas prestaciones, aunque muy básicas en su versión gratuita.

A favor:

  • Adecuado para emprendedores solitarios.
  • Embudo de venta visual con las fases que usted defina según su proceso.
  • Límite generoso de 500 «cajas», que es como llaman a los elementos del CRM. Si es como yo, que gestiona un número de clientes no muy elevado cada vez, puede ser suficiente.
  • Seguir acciones con prospectos, viendo quién contactó a quién y cuándo.
  • Apps móviles, etc.

Como puntos débiles, está solamente en inglés y al principio es un poco complejo de entender, ya que usa un proceso y una terminología un poco especial. Pero, si se siguen los tutoriales, en unos minutos se entiende la lógica de funcionamiento. Eso sí, recuerde, si el CRM lo gestiona en equipo, mejor use otra opción.

4) Bitrix, el CRM gratuito para los que quieren tener toda la gestión de la empresa en un mismo lugar

Bitrix CRM gratuito online y mucho más
Bitrix CRM gratuito online y mucho más

La mayor fortaleza de Bitrix para unos puede ser la mayor debilidad para otros. Si se busca algo sencillo y sin complicaciones, solo para gestionar la relación con los clientes, mejor mirar otra opción. Porque Bitrix es un CRM y mucho más, toda una Intranet para tu negocio, con nube propia (su apartado Drive), gestión general de tareas, etc.

A favor:

  • Su plan gratuito es muy generoso. 5 GB de almacenamiento, 1000 leads, contactos, productos, etc.
  • Es más que un CRM, con un montón de aplicaciones e integraciones que aumentan más y más la funcionalidad.
  • Está en español.

Personalmente, me pareció interesante, pero un poco apabullante. No necesitaba el resto de prestaciones en su día, porque ya las cubro con otras aplicaciones o soluciones especializadas.

Su diseño también me pareció que contribuía a esa sensación de desbordarme un poco, pero esto es totalmente personal porque prefiero algo más sobrio y me consta que a otros les encanta.

Para quien quiera una herramienta que sea más que un CRM, o tenga un equipo más grande, esta es la opción, ya que puede integrar todo eso en el plan gratuito de Bitrix CRM.

5) Wiwink, una completa opción de CRM + ERP gratis, con sabor español y módulos de marketing y ventas adicionales

wiwink crm
Pantalla principal de Wiwink CRM

Wiwink es una opción española muy interesante de CRM gratuito, ERP y software de ventas. La parte de la aplicación de gestión de relación con clientes y facturación es gratuita con contactos y tareas ilimitadas (aunque con 100 registros máximos por entidad), lo que lo convierte en una opción muy interesante. También puede llevar al día oportunidades, tareas, reuniones y mucho más.

¿Cuál es el truco entonces? En realidad, no hay truco. Es una aplicación que usa un modelo de negocio freemium, todo un clásico. De esta manera, te ofrecen gratis el CRM y la facturación y, si te gusta, esperan que eches un vistazo a otras opciones que sí son de pago, como la firma digital de documentos, o que amplíes a opciones de pago cuando te vaya muy bien y lo gratis se quede pequeño.

A favor:

  • El CRM gratis es muy generoso.
  • El interfaz es moderno y agradable de usar.
  • Tienen otros módulos de software de ventas y control de marketing que son interesantes y también gratuitos.

6) Freshworks CRM (antes Freshsales), el CRM gratis visual e intuitivo

Freshales CRM gratis en español
Freshales CRM gratis en español

Freshworks CRM, antes llamado Freshsales, es una aplicación de CRM fácil y gratis con un plan sin coste interesante, un diseño moderno minimalista y un manejo muy intuitivo.

Me gustó en su día porque puedes configurar diversos embudos de venta, que se adapten a las etapas de nuestro proceso particular, sea cual sea este. Además, usa un sistema Kanban para mover las oportunidades por esas distintas etapas, de manera que lo vuelve todo muy visual. No es el único CRM que lo hace así, pero este lo implementa muy bien.

Cuentas, contactos, negocios… puedes gestionar la relación con todos ellos de una manera sencilla y eficaz.

Añadido a eso, tiene un complemento para instalar en Google Chrome, que lo integra con Gmail, algo importante para mí.

El plan gratuito, llamado plan de inicio (pinche en el enlace y desplácese por la pagina hasta que vea la imagen que hay debajo), no tiene muchas más prestaciones, aparte de unos informes básicos útiles.

Plan de inicio de CRM gratis en Freshworks

Si quiere más, como campañas o sincronización de calendarios y correos, hace falta una cuenta de pago. Pero para lo fundamental, está muy bien. Muchos CRM, gratis y de pago, se pierden con mil cosas que, al final, no usas y, en ocasiones, incluso estorban.

A favor:

  • Lo básico lo hace bien y su manejo es sencillo.
  • Tiene un complemento de Chrome que lo integra con Gmail.
  • Los formularios de datos y los embudos son personalizables, adaptándose a lo que necesitemos recoger y a nuestros procesos.
  • Habla español, aunque aquí y allá podemos encontrar alguna cosa todavía por traducir.

7) Macroges, CRM y facturación gratis para emprendedores solitarios

Macroges CRM
Macroges CRM en acción

Macroges CRM es otra opción de CRM gratis para aquellos emprendedores y profesionales que trabajen en solitario y quieran integrar a la vez la facturación, no tener que estar manejando múltiples aplicaciones y tener la información importante de los clientes reunida en un solo lugar.

Como se trata de otra iniciativa española, esa parte de facturación está adecuada a la legislación de nuestro país y hace sencilla su utilización. El modelo de negocio de Macroges es, de nuevo, freemium.

El módulo de CRM es gratis y puedes manejar clientes, notas, oportunidades… También tiene una interesante visualización al estilo calendario. La parte de facturación integrada es gratis hasta 50 facturas anuales. Así que, si genera un poco menos de una factura por semana puede ser muy interesante.

El interfaz es algo espartano, pero funciona rápido y hace lo que dice. Personalmente, agradezco esa rapidez por encima de tanto diseño recargado que, a veces, se interpone un poco entre ti y lo que quieres hacer.

A favor:

  • El CRM gratuito es funcional y sin limitaciones importantes.
  • El módulo de facturación es útil, y gratis si no hace muchas facturas a lo largo del año.
  • Tiene otras funcionalidades, como tesorería o un disco privado para archivos, aunque la versión gratuita está limitada a 100 MB.

8) AgileCRM, otro CRM gratis para equipos de hasta 10 usuarios

Agile CRM gratis y fácil
Agile CRM

AgileCRM es otra aplicación de gestión de la relación con clientes interesante. De diseño moderno y rápido, su plan gratuito permite hasta 10 usuarios, por lo que, si tiene que integrar a un equipo más numeroso que lo que estamos viendo hasta ahora, es una opción a considerar.

También es generoso en cuanto a contactos, ya que gestiona hasta 1.000 completamente gratis.

Es de agradecer que ya no «esconden» tanto su versión gratuita, sino que aparece la primera dentro de su página de precios.

Plan gratuito de Agile CRM
Plan gratuito de Agile CRM

A favor:

  • Plan gratuito generoso.
  • Buen diseño y rapidez.
  • Plugin para Chrome / Gmail.
  • Puedes personalizar procesos y datos.

La automatización del marketing, que es su diferencia principal respecto a la mayoría, precisa planes de pago.

Con estas 8 cerramos los CRM gratuitos que son más adecuados según las distintas situaciones (muchos contactos o pocos, emprendedores solitarios o equipos de varias personas…). A continuación vamos a ver mas opciones interesantes, por si, por el motivo que sea, no le han convencido las anteriores.

En realidad, no aportan mucho más que las comentadas, pero considero que tienen suficiente calidad y, al final, la herramienta «adecuada» depende de la situación personal y la forma de trabajar de cada uno. Si alguien que no ha encontrado el mejor CRM gratis para su caso entre los anteriores, quizá esté aquí.

9) Capsule CRM, una opción interesante para los que hablan inglés

Capsule CRM, gratis, pero no está en español
Capsule CRM, gratis, pero no está en español

Capsule es un buen CRM gratis, pero no está en español y lo cierto es que la versión sin coste no aporta nada especial que no tengan las opciones que ya he comentado. Sin embargo, su diseño es sencillo y rápido.

Su plan gratuito también es suficientemente amplio para pequeñas empresas que no estén trabajando con muchos contactos a la vez. Abarca hasta 2 usuarios, 10 MB de almacenamiento y 250 contactos.

Eso sí, la gestión de oportunidades y casos es ilimitada.

Para acceder, vaya a la página de precios de Capsule CRM y navegue y vaya hacia abajo hasta que vea esto.

Opción gratuita de Capsule CRM
Plan gratis de Capsule CRM

10) Espo CRM, software de código abierto para instalar en un servidor propio

Espo CRM de código abierto
Espo CRM de código abierto

Recuerdo hace muchos años el proyecto de Sugar CRM, ahora cerrado en su versión gratuita de código abierto. En realidad, ese fue el primer CRM que utilicé, mucho antes de que la nube fuera una realidad.

EspoCRM es un buen CRM en el mismo sentido, de código abierto y que puedes instalar en los servidores de tu empresa. Por tanto, no funciona como los demás, y si no domina, o no sabe qué es Apache, MySQL, PHP, etc, no se moleste. Si no tiene un perfil técnico, mejor no liarse.

Pero si quiere una solución de código abierto, alojada y propia, con la que asegurarse de que es dueño de los datos y a la que pueda toquetear las tripas porque sabe de programación y le gustaría algo a medida, EspoCRM es un digno sucesor de Sugar CRM y, probablemente, La mejor opción de código abierto ahora mismo. Dicha versión de código abierto de Espo se puede descargar aquí.

Si se quiere usar preinstalado en una nube (al estilo del resto de opciones y sin complicarse con lo técnico) los planes son de pago.

11) VTiger, otro CRM gratuito de código abierto

vtiger crm de código abierto gratis
vtiger crm de código abierto gratis

Recuerdo también los días de VTiger CRM, cuando era un fork de Sugar CRM y, de hecho, estuvieron a la greña por esos temas (como se puede apreciar, llevo aquí desde que se plantó la primera página web).

He visto que Vtiger CRM ha avanzado mucho y se ha modernizado. También que siguen ofreciendo su versión de código abierto para instalar en nuestros servidores.

Se puede descargar aquí y digo exactamente lo mismo que en EspoCRM, esto es para los que saben configurar servidores, bases de datos y aplicaciones online. Si no es nuestro caso, mejor otra opción.

12) Qué CRM uso personalmente: Una solución personalizada creada con Notion

Mi solución de CRM personalizada, realizada con Notion

Quizá se esté preguntando qué software de CRM utilizo personalmente ahora y si es gratuito. Lo cierto es que no es ninguna de las opciones que he nombrado.

¿Por qué?

Porque necesito algo adaptado a mi caso personal y que use a menudo. Desde hace tiempo, casi toda la gestión de mi flujo de trabajo (documentos, conocimiento, contenidos, etc) la hago con Notion, así que construir mi CRM con ella era un paso natural.

Si no conoce Notion, al principio es un poco difícil de explicar. De hecho, cuando empiezas a usarlo te encuentras un poco desorientado. ¿Es una aplicación para gestionar conocimiento? ¿De base de datos? ¿De creación de contenidos? Lo cierto es que es un espacio de trabajo personalizable según las necesidades de cada uno.

Cuando te tomas una tarde para comprender cómo funciona, ver unos cuantos vídeos y ejemplos de lo que la gente hace con Notion, te das cuenta del enorme poder que tiene, sobre todo a la hora de adaptarlo a tus necesidades propias y tu flujo de trabajo personal. Una de las principales desventajas de muchas aplicaciones de empresa es que tienes que adaptar tu flujo a la manera en la que aplicación considera que debes trabajar. A veces encaja y a veces no, por eso he propuesto hasta 12 opciones aquí de CRM gratuito.

Notion es un poco como un lienzo en blanco con el que puedes crear muchas cosas, sobre todo gracias a que puede manejar bases de datos, como pueden ser las de clientes y acciones que realizas con ellos.

Personalmente, me puse a aprenderlo y creé, gracias a esas bases de datos y tablas, un CRM adaptado a mi necesidad: para un único usuario, con pocos clientes cada vez, pero con la capacidad de estar encima de ellos y anotar acciones, estadio de la venta en el que nos encontramos, valoración monetaria de oportunidades… Del mismo modo, configuré pantallas y flujos de trabajo para que se adaptaran a lo que necesito o me parece importante (como poner a las Oportunidades como centro de todo).

Así que esta es la opción que uso. Y no, no está disponible, aunque he ayudado a emprendedores amigos a crear algo parecido para ellos. Es algo hecho a medida para mí, pero si le gusta indagar, Notion es, sin duda, una herramienta que puede ser tremendamente valiosa para cualquier empresa en sus procesos, no solo en la parte de CRM.

Del mismo modo, la aplicación móvil de Notion me permite manejar mi CRM personalizado fácilmente. La única desventaja de Notion es que a veces se vuelve un poco lento, pero no sé qué haría sin él y la versión gratuita es ilimitada.

CRM personal hecho con Notion y gratis en el móvil

Mención honorífica, usar Trello como CRM gratis

Trello usado como CRM gratis
Trello usado como CRM gratis

He usado mucho Trello para gestionar mis proyectos. Aún lo sigo usando, es una herramienta genial para todo emprendedor o freelance.

También he usado Trello como CRM, construyendo mi embudo de ventas y haciendo pasar a oportunidades y contactos por él.

A favor tiene su facilidad de uso y lo visual que es, además de que se integra con muchas otras aplicaciones. Por ejemplo, con un complemento que, desde Gmail, puede convertir un correo en una tarjeta de Trello.

No tan a favor está el hecho de que no es una herramienta de CRM en sí, con lo que, si tiene muchos contactos que manejar, mejor una de las soluciones anteriores.

Pero si es un freelance, o maneja pocas oportunidades a la vez, además de que ya se siente con Trello como en casa, puede probar.

Fran Gallardo tiene un buen artículo sobre cómo usar Trello como CRM para gestionar sus propios clientes. En el blog de Trello también explican a fondo cómo usarlo de CRM (el artículo está en inglés).

Y ya está, 12 opciones de CRM, actualizadas a 2021, probadas en situación real con sus defectos y sus virtudes.

Hoy día, se hace imprescindible una estrategia de CRM y una herramienta para ponerla en práctica. Con esta lista de CRM gratuitos no nos faltarán alternativas y tampoco tendremos la excusa de que no disponemos de presupuesto.

7 comentarios en “Los 12 mejores CRM gratis en 2021 para emprendedores, autónomos y empresas”

  1. Muchas gracias por compartir su experiencia. En realidad ayuda mucho que hayas probado diferentes CRM.
    Solo a manera de informacion activeCampaign tiene un plan gratuito por 14 días, pero en la versión ‘lite’ US$9 /mes permite automatizaciones lo cual ninguno de los que mencionas lo hace.

  2. Excelente articulo. Para la proxima actualización podrías agrupar para que sirve mejor cada CRM según los distintos tipos de uso.
    Gracias!

  3. Buen artículo. Me gustaria saber que opinión tiene de Teamleader. ¿Lo ha probado y con cuál de la lista del artículo es comparable?
    Saludos

    1. Recursos para Pymes

      Hola, personalmente no lo he probado. Lo conozco de nombre, pero al no ser un CRM gratuito, quedaba fuera del ámbito de este contenido, así que no puedo decir mucho más.

  4. Hola,
    Muchas gracias por compartir tus conocimientos y experiencia. Me gustaría saber qué CRM me recomiendas en mi caso. Voy a empezar a trabajar para una empresa coreana y tendré que gestionar muchos leads con los que me comunicaré además de telefónicamente por email, pero el correo electrónico que usaré será el que me proporcione el empleador. Será un correo corporativo que descargaré en mi app de outlook. ¿Hay algún CRM que pueda vincular a un correo que no sea gmail como es este caso?

    Muchas gracias por tu generosidad.

    Almudena

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