CRM gratis
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He probado casi cada software de CRM que hay bajo el sol. Haber pasado tanto tiempo entre aplicaciones me permite hacer esta lista con los mejores 15 CRM gratis para emprendedores, autónomos o pequeñas empresas. Todos actualizados a 2020, con las mejores opciones seleccionadas y probadas.

De hecho, en estos últimos tiempos, han aparecido algunas opciones adicionales de origen español bastante interesantes, como veremos.

Por qué esta gran lista de CRM’s gratis

Para que nadie emplee tanto tiempo como yo probando diversas opciones de CRM y lo dedique a lo que importa: la relación con los clientes, que es donde se encuentra la venta.

Porque he sido culpable de probar todo lo nuevo y perder mucho tiempo en eso, y no quiero que le pase a nadie más. Y es que no debemos olvidar que el verdadero CRM es una estrategia, no un software, ni una herramienta.

No obstante, son tiempos complejos. Tenemos que manejar muchos clientes a la vez, por diferentes canales y en distintas etapas de la venta. Un software de CRM es imprescindible para poner en práctica la estrategia y, sobre todo, para nutrir adecuadamente la relación con cada cliente.

Sé lo que cuesta encontrar una aplicación de CRM que sirva de verdad, especialmente entre una oferta tan saturada. También sé que, sobre todo si estás empezando, no hay palabra más atractiva que «gratis».

Cómo son los CRM gratis de esta lista

Esta no es una lista cualquiera de software de CRM gratis, hecha de cualquier manera tras una búsqueda de 2 minutos en Google.

Todo el software de CRM que hay en esta lista cumple estos criterios:

  • Es gratuito, o tiene una opción gratis lo suficientemente generosa como para poder trabajar en el día a día. Nada de demostraciones limitadas o restricciones irreales de 5 contactos. Hay restricciones en algunos, claro está, funciones a las que no puedes acceder o un límite de contactos, pero cuando nombro un CRM que es así, esos límites son generosos y permiten trabajar bien.
  • He probado y usado el CRM personalmente en mi día a día. Haciéndome una idea de cómo funciona cada software de CRM en una situación real de trabajo. Eso me permite también dar indicaciones sobre cada uno que orienten según cada caso personal, así como ventajas y desventajas con conocimiento de causa.
  • Suelen ser CRM gratis en español, pero también hay opciones solamente en inglés. Buena parte de esta lista de CRM gratis habla español o funciona en nuestro idioma, pero no he desdeñado algunas opciones excelentes de CRM gratuito que estén solo en inglés. El motivo es que el manejo apenas requiere de un nivel muy básico del idioma y es un software valioso.
  • Se trata de CRM online en la nube. Es decir, que son CRM’s que se manejan desde el navegador, aunque alguno tenga también aplicaciones móviles de CRM para iOS y Android. Eso hace que tengamos que tener conexión a Internet, pero también que podamos usarlos sin importar si tenemos Windows, MacOS o Linux instalado en el ordenador.

Cuál es el mejor CRM gratis de la lista

No hay un CRM gratuito gratuito que sea el mejor en todos los casos y la respuesta a esa pregunta es depende. Resulta un poco decepcionante, lo sé, pero esa es la realidad para cualquier pregunta importante sobre cualquier tema importante.

Lo que sí sé es que todos los CRM gratuitos de esta lista son de sobrada calidad.

No son todos los que he probado, ni mucho menos, pero sí están solamente los CRM que, en mi opinión, han pasado un corte inicial exigente.

Partiendo de esa base, la decisión de cuál es el mejor CRM se reduce a cuál es más adecuado para la situación particular de su empresa, los usuarios que necesita, su manera de trabajar y cómo encaja en el software.

Uno será mejor para quien no gestione muchos contactos a la vez, otro para quien sí lo haga, otro para quien no quiera manejarse en inglés, otro para quien esté solo o funcione en un equipo, quiera agrupar tareas, campañas o incluso facturación en el mismo software…

De todas maneras, he intentado mojarme, ordenarlos en cierta manera y hacer una lista útil.

La descripción y las indicaciones que doy en cada CRM gratis están destinadas a dar pistas sobre para quién puede resultar un buen candidato. Eso también le ahorrará tiempo a la hora de probar.

Aclarado esto, veamos cuáles son los 15 mejores CRM gratis en 2020.

1) Hubspot CRM, la opción por defecto para quien no quiere complicarse

hubspot crm gratis en español
Hubspot crm gratis en español

Empiezo con Hubspot, la opción de CRM Gratis y fácil que, en mi opinión, no es la mejor ni la peor pero, probablemente, es la adecuada para los indecisos.

O al menos para los que no quieren emplear mucho tiempo en probar o no lo tienen.

¿Por qué lo pongo como la opción por defecto?

Hubspot es un gigante del marketing y, por tanto, uno de los estándares, de modo que, si usamos otras aplicaciones junto la de CRM (como Gmail, Trello, etc), la integración con ellas puede ser más fácil.

Si esta no es directa, podemos integrar Hubspot con otras apps a través de Zapier.

Su plan gratuito es generoso e incluye muchas prestaciones como:

  • Contactos ilimitados, en los que puedes ver el historial de acciones, agregar notas, programar tareas…
  • Plugin para Google Chrome e integración con Gmail, para programar correos y usar el CRM desde allí.
  • Apps de CRM para móvil.
  • Gestión de oportunidades, curiosos bots conversacionales y mucho más…

Además de eso, el software de CRM habla español, mejorando mucho desde que empecé a usarlo. Fue hace unos años y me sirvió de manera adecuada.

Si quiere ir a lo seguro, no perder más tiempo y tener, probablemente, más prestaciones que con otros, Hubspot es la elección con la que no va a fallar y la primera a considerar.

2) Zoho CRM online, la segunda opción para una mayoría

Zoho crm Gratis
Zoho crm Gratis

Zoho CRM gratis es el primer CRM que utilicé, nada más salir y hace infinidad de años. Supongo que el primero siempre tiene un lugar especial pero es que, en este caso, el lugar lo merece para muchos.

¿Por qué? Su plan gratuito (vamos al enlace anterior y bajamos hasta ver esa opción) es también muy generoso y se basa en que, hasta 3 usuarios, usas el CRM gratis.

Si por lo que sea, Hubspot no nos convence y el número de usuarios de Zoho CRM gratis nos encaja, debería ser la siguiente opción para una gran mayoría. Igual de sobrio en diseño que el anterior, lo que hace, lo hace bien.

A favor:

  • Gestión de Contactos, Empresas, etc.
  • Gestión de Tratos (así es como llaman a las oportunidades).
  • Apps de CRM móvil para iOS y Android.
  • Gestión de cómo llegaron los prospectos hasta nosotros. Esto es interesante y permite ver en el CRM qué funciona y que no en nuestro marketing.

Zoho CRM gratis también habla español, aunque a veces use esa terminología tan peculiar (como la de «Tratos»).

3) Streak, CRM Gratis para los emprendedores solitarios que viven en Gmail

Streak CRM para Gmail
Streak CRM para Gmail

Si Gmail es el centro de comunicaciones en su negocio (en mi caso lo es), es probable que quiera considerar Streak, un CRM gratuito online que se integra en su correo electrónico de Google, para que no tenga que salir de allí y pueda gestionar todo desde Gmail.

Estar saltando de una aplicación a otra y copiando información es engorroso y poco productivo.

Personalmente, lo usé para la última gran campaña que me trajo los clientes con los que trabajo ahora. Como la campaña fue utilizando Email en frío (Outbound Cold Email Marketing para los que gustan de esos términos), hizo bien su papel.

Si Gmail no es su centro de comunicaciones, mejor use otra opción. Pero, si pasa más tiempo en el correo de Google que en otro lado, Streak CRM gratis tiene buenas prestaciones, aunque muy básicas en su versión gratuita.

A favor:

  • Embudo de venta visual con las fases que usted defina según su proceso.
  • Seguir acciones con prospectos, viendo quién contactó a quién y cuándo.
  • Apps móviles, etc.

Como puntos débiles, está en inglés y al principio es un poco complejo. Pero, si se siguen los tutoriales, en unos minutos ya se entiende la lógica de funcionamiento. Eso sí, recuerde, si el CRM lo gestiona en equipo, mejor otra opción.

4) Follow Up Personal CRM, una alternativa a Streak para los fanáticos de Gmail que buscan lo sencillo

Follow Up CRM gratis para Gmail
Follow Up CRM gratis para Gmail

Si por lo que sea es usted el público ideal para la anterior opción de Streak (porque Gmail es fundamental y las labores de relación con clientes las lleva a solas) Follow Up Personal CRM puede ser una alternativa. Si no, mejor pasar a la siguiente opción.

He estado dudando en incluir Follow Up, porque, aunque la probé y me hice a la idea, yo mismo acabé usando Streak en su momento. De hecho, su público es claro cuando ellos mismos lo denominan «Personal CRM». Sin embargo, como el perfil de emprendedor solitario es bastante común entre los visitantes de esta web, he pensado que puede ser interesante.

La ventaja fundamental de Follow Up CRM es la misma que en Streak, manejas tu CRM gratis desde Gmail. Sin embargo, pierdes los embudos visuales. Los recordatorios que ofrece, aunque resultan útiles, son muy limitados si solo se usa el plan gratuito del CRM.

Si busca lo sencillo, y desearía que Gmail tuviera apenas un par de prestaciones más para controlar de manera fácil la relación con clientes o prospectos, Personal CRM puede ser lo que busca.

En otro caso, si trabaja con más gente o no quiere nada en inglés, siga leyendo.

5) Bitrix, el CRM gratuito online si quiere tener toda la gestión de la empresa en el mismo sitio

Bitrix CRM gratuito online y mucho más
Bitrix CRM gratuito online y mucho más

La mayor fortaleza de Bitrix para unos puede ser la mayor debilidad para otros. Si se busca algo sencillo y sin complicaciones, solo para gestionar la relación con los clientes, mejor mirar otra opción.

Porque Bitrix es un CRM y mucho más, toda una Intranet para tu negocio, con nube propia (su apartado Drive), gestión general de tareas, etc.

A favor:

  • Su plan gratuito es muy generoso. 5 GB de almacenamiento y nada menos que 12 usuarios, uno de ellos administrador.
  • Es más que un CRM, con un montón de aplicaciones e integraciones que aumentan más y más la funcionalidad.
  • Está en español.

Personalmente, me pareció interesante, pero un poco apabullante. No necesitaba el resto de prestaciones en su día, porque ya las cubro con otras aplicaciones o soluciones especializadas.

Su diseño también me pareció que contribuía a esa sensación de desbordarme un poco, pero esto es totalmente personal y me consta que a otros les encanta.

Para quien quiera una herramienta que sea más que un CRM, o tenga un equipo de personas más grande, esta es la opción, ya que puede integrar todo eso en el plan gratuito de Bitrix CRM.

6) Wiwink, una completa opción de CRM gratis con sabor español y módulos de marketing y ventas adicionales

wiwink crm
Pantalla principal de Wiwink CRM

Desde nuestro país llega Wiwink, una opción interesante de CRM gratuito y software de ventas. La parte de la aplicación de gestión de relación con clientes y facturación es gratuita e ilimitada, lo que lo convierte en una opción muy interesante. También puede llevar al día oportunidades, tareas, reuniones y mucho más por esos 0 euros al mes.

¿Cuál es el truco entonces? En realidad, no hay truco. Es una aplicación que usa un modelo de negocio freemium, todo un clásico. De esta manera, te ofrecen gratis el CRM y la facturación y, si te gusta, esperan que eches un vistazo a otras opciones que sí son de pago, como la firma digital de documentos.

A favor:

  • El CRM gratis es muy generoso, dando la posibilidad de incluir contactos, oportunidades, etc en una cantidad ilimitada.
  • El interfaz es moderno y agradable de usar.
  • Tienen otros módulos de software de ventas y control de marketing que son interesantes y también gratuitos.

7) Freshsales, el CRM gratis visual e intuitivo

Freshales CRM gratis en español
Freshales CRM gratis en español

Freshsales es una aplicación de CRM fácil y gratis con un plan sin coste interesante, un diseño moderno minimalista y un manejo muy intuitivo.

Me gustó en su día porque puedes configurar diversos embudos de venta, que se adapten a las etapas de nuestro proceso particular, sea cual sea este. Además, usa un sistema Kanban para mover las oportunidades por esas distintas etapas, de manera que lo vuelve todo muy visual. No es el único CRM que lo hace así, pero este lo implementa muy bien.

Cuentas, contactos, negocios… puedes gestionar la relación con todos ellos de una manera sencilla y eficaz.

Añadido a eso, tiene un complemento para instalar en Google Chrome, que lo integra con Gmail, algo importante para mí.

El plan gratuito no tiene muchas más prestaciones, aparte de unos informes básicos útiles. Si quiere más, como campañas o sincronización de calendarios y correos, hace falta una cuenta de pago. Pero para lo fundamental, está muy bien. Muchos CRM, gratis y de pago, se pierden con mil cosas que, al final, no usas y, en ocasiones, incluso estorban.

A favor:

  • Lo básico lo hace bien y su manejo es sencillo.
  • Tiene un complemento de Chrome que lo integra con Gmail.
  • Los formularios de datos y los embudos son personalizables, adaptándose a lo que necesitemos recoger y a nuestros procesos.
  • Habla español.

8) Macroges, CRM y facturación gratis

Macroges CRM
Macroges CRM en acción

Macroges CRM es otra opción de CRM gratis para los que quieren integrar a la vez la facturación, no tener que estar manejando múltiples aplicaciones y tener la información importante de los clientes reunida en un solo lugar.

Como se trata de otra iniciativa española, esa parte de facturación está adecuada a la legislación de nuestro país y hace sencilla su utilización. El modelo de negocio de Macroges es, de nuevo, freemium.

El módulo de CRM es gratis y puedes manejar clientes, notas, oportunidades… También tiene una interesante visualización al estilo calendario. La parte de facturación integrada es gratis hasta 50 facturas anuales. Así que, si genera un poco menos de una factura por semana puede ser muy interesante.

El interfaz es algo espartano, pero funciona rápido y hace lo que dice. Últimamente agradezco esa funcionalidad por encima de tanta capa de estilo que, a veces, se interpone un poco entre ti y lo que quieres hacer.

A favor:

  • El CRM gratuito es funcional y sin limitaciones importantes.
  • El módulo de facturación es útil, y gratis también, si no hace muchas facturas a lo largo del año.
  • Tiene otras funcionalidades, como tesorería o un disco privado para archivos, aunque la versión gratuita está limitada a 100 MB.

9) AgileCRM, otro CRM gratis fácil

Agile CRM gratis y fácil
Agile CRM

AgileCRM es otra aplicación de gestión de la relación con clientes interesante. De diseño moderno y rápido, su plan gratuito permite hasta 10 usuarios, por lo que, si tiene que integrar a un equipo más numeroso, es una opción a considerar.

También es generoso en cuanto a contactos, ya que gestiona hasta 1.000 completamente gratis. Para la cuenta sin coste, pinche en el enlace de Agile CRM y vaya hacia abajo. Ahora pulse en la imagen de «Free» para darse de alta gratis. Lo comento porque puede ser un poco lioso y no verse más que los planes de pago a primera vista.

Plan gratuito de Agile CRM
Plan gratuito de Agile CRM

Si ha visto Freshsales y le ha gustado, pruebe Agile CRM antes de decidirse, es posible que le encaje mejor por una cuestión de gusto personal.

A favor:

  • Plan gratuito generoso.
  • Buen diseño y rapidez.
  • Plugin para Chrome / Gmail.
  • Puedes personalizar procesos y datos.

La automatización del marketing, que es su diferencia principal respecto a la mayoría, precisa planes de pago.

Otro software de CRM gratis que se ha quedado a punto de entrar en la lista de opciones principales

Voy a comentar muy brevemente algunas opciones más de CRM gratuitos. Realmente, no aportan más que las comentadas, pero también son decentes y, como al final la herramienta «adecuada» depende de la situación personal y la forma de trabajar de cada uno, si alguien que no ha encontrado el mejor CRM entre los anteriores, quizá esté aquí.

10) Capsule CRM, una opción decente, solo en inglés

Capsule CRM, gratis, pero no está en español
Capsule CRM, gratis, pero no está en español

Capsule es un buen CRM gratis, pero no está en español, y la versión sin coste no aporta nada que no tengan las opciones que ya he comentado.

Sin embargo, su diseño es sencillo y rápido. Su plan gratuito también es suficientemente amplio para pequeñas empresas que no estén trabajando con muchos contactos a la vez. Abarca hasta 2 usuarios, 10 MB de almacenamiento y 250 contactos.

Eso sí, la gestión de oportunidades y casos es ilimitada.

11) Espo CRM, software de código abierto para instalar en su servidor

Espo CRM de código abierto
Espo CRM de código abierto

Recuerdo hace muchos años el proyecto de Sugar CRM, ahora cerrado en su versión gratuita de código abierto. En realidad, ese fue el primer CRM que utilicé, mucho antes de que la nube fuera una realidad.

EspoCRM es un buen CRM en el mismo sentido, de código abierto y que puedes instalar en los servidores de tu empresa. Por tanto, no funciona como los demás, y si no domina, o no sabe qué es Apache, MySQL, PHP, etc, no se moleste. Si no tiene un perfil técnico, mejor no liarse.

Pero si quiere una solución de código abierto, alojada y propia, a la que pueda toquetear las tripas porque sabe de programación y le gustaría algo a medida, EspoCRM es un digno sucesor de Sugar, probablemente el mejor CRM de código abierto ahora mismo. Esa versión de código abierto de Espo se puede descargar aquí.

Si se quiere usar preinstalado en una nube (al estilo del resto de opciones y sin complicarse con lo técnico) los planes son de pago.

12) Insightly CRM, gratis para 2 usuarios y muy visual (aunque en inglés)

Insightly CRM

Insightly CRM es una alternativa más para tener un CRM gratis siempre que, como máximo, lo manejen hasta 2 usuarios. Así que si está solo o con un socio, y no le asusta el inglés, se trata de una opción muy visual e intuitiva.

Tiene todo lo que puedes esperar de una manera sencilla, destacando los cuadros de mando que se pueden configurar como quiera, según la información del CRM que necesite conocer de un vistazo.

Además de eso, proyectos, tareas, contactos, informes… Lo típico.

A favor:

  • Es sencillo e intuitivo.
  • Puedes configurar a tu gusto la información que recibes.
  • Gratuito hasta 2 usuarios, lo que permite aprovechar todas sus opciones si eres un emprendedor solitario o en pareja.

13) VTiger, otro CRM gratuito de código abierto

vtiger crm de código abierto gratis
vtiger crm de código abierto gratis

Recuerdo también los días de VTiger CRM, cuando era un fork de Sugar CRM y, de hecho, estuvieron a la greña por esos temas (como se puede apreciar, sí, llevo aquí desde que se plantó la primera página web).

He visto que Vtiger CRM ha avanzado mucho y se ha modernizado. También que siguen ofreciendo su versión de código abierto para instalar en nuestros servidores.

Se puede descargar aquí y digo exactamente lo mismo que en EspoCRM, esto es para los que saben configurar servidores, bases de datos y aplicaciones online. Si no, mejor otra opción.

14) Qué CRM he usado personalmente hasta hace poco: el módulo CRM de Flowlu

Flowlu CRM gratuito
Flowlu CRM gratuito

Quizá se esté preguntando qué software de CRM utilizo personalmente ahora y si es gratuito. Lo cierto es que no es ninguna de las opciones que he nombrado.

¿Por qué?

Actualmente no tengo que hacer una labor activa de búsqueda de clientes y, cuando la hago, no preciso de un gestionar muchos contactos a la vez, o hacer una labor de nutrir la relación cada día.

Así que, ahora mismo, uso una hoja de cálculo especializada que he configurado según mis necesidades. Antes de ella y hasta hace poco, estaba usando Flowlu, que no es un CRM gratis especializado. Flowlu es una solución integral de gestión de proyectos, tareas, calendario, etc, que también tiene un módulo de CRM.

¿Por qué usaba esta opción?

En realidad, por el resto de módulos que trae. Su gestión de tareas y proyectos me parece muy buena y se adapta a mí, además de que tiene una aplicación móvil que funciona bien.

Para mi situación, iba sobrado con el módulo de CRM que trae Flowlu. No quería tener las herramientas demasiado fragmentadas, así que desconecté Streak y pasé a Flowlu ciertos datos fundamentales de unos pocos buenos clientes.

Es decir, que usaba ese CRM, que es gratis, por motivos ajenos al CRM. También conecté automáticamente esta web a Flowlu para que, posibles nuevos clientes que me encontraran y contactaran, aparecieran directamente en el embudo de ventas del CRM que creé.

¿Lo recomiendo?

A día, de hoy, si necesita un software de CRM, la verdad es que no. Y no es una paradoja, ni hipocresía.

¿Motivos? Como aplicación de CRM en sí, creo que otras soluciones nombradas son superiores. Un ejemplo es que en Flowlu CRM aún no se pueden importar datos de contactos en masa, lo que hace un engorro trasladar a Flowlu tu base de datos de clientes y contactos, si no estás empezando de cero.

Además, no está en español, algo que echará a muchos para atrás.

En el caso de volver a hacer campañas más intensas, que no descarto en el futuro, es posible que empleara otro software de CRM.

15) Mención honorífica, usar Trello como CRM gratis

Trello usado como CRM gratis
Trello usado como CRM gratis

He usado mucho Trello para gestionar mis proyectos. Aún lo sigo usando, es una herramienta genial para todo emprendedor o freelance.

También he usado Trello como CRM, construyendo mi embudo de ventas y haciendo pasar a oportunidades y contactos por él.

A favor tiene su facilidad de uso y lo visual que es, además de que se integra con muchas otras aplicaciones. Por ejemplo, con un complemento que, desde Gmail, puede convertir un correo en una tarjeta de Trello.

No tan a favor está el hecho de que no es una herramienta de CRM en sí, con lo que, si tiene muchos contactos que manejar, mejor una de las soluciones anteriores.

Pero si es un freelance, o maneja pocas oportunidades a la vez, además de que ya se siente con Trello como en casa, puede probar.

Fran Gallardo tiene un buen artículo sobre cómo usar Trello como CRM para gestionar sus propios clientes. En el blog de Trello también explican a fondo cómo usarlo de CRM (el artículo está en inglés).

Y ya está, 15 opciones de CRM, actualizadas a 2020, probadas en situación real con sus defectos y sus virtudes.

Hoy día, se hace imprescindible una estrategia de CRM y una herramienta para ponerla en práctica. Con esta lista de CRM gratuitos no nos faltarán alternativas y tampoco tendremos la excusa de que no disponemos de presupuesto.

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