Sin duda, las empresas compiten hoy en un contexto complejo, cambiante, con cada vez más cosas a tener en cuenta. Por eso, es imprescindible el uso de software que nos ayude. Para eso, he aquí una lista de los mejores programas gratis para empresas y negocios. Con ellos optimizaremos la gestión de diversas áreas importantes de nuestra empresa.
Y es que han quedado lejos los tiempos en los que podíamos gestionar los clientes «a mano», o la contabilidad sin una aplicación específica.
Como siempre que elaboro una lista (ya ocurrió con los mejores CRM gratis para empresas), las condiciones para aparecer aquí son:
- Los he usado personalmente y son útiles en el día a día.
- Son gratis o bien tienen una versión o cuenta gratuita lo suficientemente generosa y útil como para que un pequeño emprendedor le saque partido.
- No hay ningún interés económico ni oculto recomendando ninguno de estos programas gratis para negocios. Nadie ha pagado ni pagará para aparecer.
- No he querido dar mil opciones en cada área, sino solo las mejores, cribando el resto. Eso ayudará a que no nos quedemos atrapados en una «paradoja de la elección» (es decir, que cuantas más opciones tenemos, menos hacemos, porque perdemos el tiempo analizando y tratando de decidir entre demasiadas alternativas).
- Algunos pueden estar en inglés. Es el signo de los tiempos, los mejores programas gratis para empresas hoy día están en ese idioma, aunque tampoco hace falta un gran conocimiento y también hay muchas opciones en español.
Dicho esto, vamos ya con los mejores programas gratis para empresas en mi experiencia, divididos en áreas.
Índice de contenido
Programas gratis de CRM
Ya dediqué todo un contenido a los 11 mejores CRM gratis que hay. Lo ideal para quien busca el más adecuado es leer el análisis que hice.
No obstante, de esas 12 opciones me voy a quedar aquí con 4. No es porque piense que son las mejores en todos los casos, pero sí las 4 que mejor se van a adaptar a la mayoría y por donde recomiendo empezar.
1. Hubspot CRM, el CRM gratis más generoso
Hubspot es una empresa líder de marketing que, para captar clientes, ofrece su CRM y sus aplicaciones online gratis. Puedes almacenar contactos, actividades, etc de manera ilimitada.
Además, al ser tan generoso, es ampliamente usado, lo que lo ha hecho un estándar a la hora de ser compatible con otros servicios y aplicaciones, como Gmail.
En definitiva, debería ser la primera opción a probar, a ver si encaja con nuestro modo de trabajo.
2. monday.com
Gracias a su interfaz colorida e intuitiva, monday.com es uno de los mejores programas de CRM. Sus múltiples funcionalidades le permitirán satisfacer sus necesidades. El modo de automatización le permitirá ahorrar tiempo al evitar tareas repetitivas.
Para facilitar los inicios con este CRM, puedes empezar con una plantilla CRM predefinida. monday.com ofrece un CRM gratuito de por vida para 2 usuarios.
3. Streak CRM, para los que viven en Gmail
Si la mayoría de relaciones son por email, y además lo centralizas en Gmail como yo, entonces quizá Streak sea el programa gratis de CRM al que quieras echar un vistazo.
Su versión gratuita permite tener las prestaciones básicas de CRM y alguna herramienta más, además de los embudos de venta que precises, sin salir de la página de tu correo.
Por eso, si vives en Gmail para gran parte de tus relaciones con clientes, quizá Streak se adapte mejor que Hubspot. Otro punto a favor es que se integra con la aplicación móvil de Gmail.
4. Zoho CRM, una alternativa a Hubspot CRM
Si Hubspot no acaba de encajar por cualquier motivo, y quieres separar la gestión del email de la de los clientes, entonces diría que Zoho CRM es el programa gratis de gestión de clientes que deberías probar a continuación en tu empresa.
Su plan es gratuito hasta para 3 usuarios y tiene las prestaciones básicas necesarias para cualquier pequeña y mediana empresa. Eso sí, la integración con el email no es tan buena como las dos opciones anteriores.
La cuenta gratis la tienen un poco escondida. Ve aquí para elegir la versión gratuita más fácilmente y comparar qué características concretas tiene.
Programas gratis de gestión de tareas
No negaré que, ya es 2019 y todavía no he encontrado el programa de gestión de tareas «perfecto». O al menos el que se adecue de tal manera que lo use constantemente y sin cambiar a otro.
Estos programas gratis para gestionar tareas en nuestro negocio son ideales para freelancers y pequeñas empresas.
Aunque algunos son muy buenos en gestión de proyectos más grandes, e incluso colaboración con otras personas del equipo, no suelen tener tantas prestaciones en ese sentido como los programas específicos de gestión de proyectos.
Es decir, que para una mayoría que lee esto, los programas gratis de gestión de tareas serán suficientes para su negocio. Pero si la gestión de grandes proyectos es fundamental y manejamos equipos grandes, hay que dar un paso hacia la sección de programas gratis de gestión de proyectos.
5. monday.com
Una visión general sencilla y agradable, un cuadro de mandos que facilita la gestión, la planificación y el seguimiento de las tareas en curso : esa es la promesa que hace monday.com con su software.
La ventaja de monday.com es que puedes integrar tus aplicaciones favoritas. Es un programa que vale la pena probar.
6. Todoist
Todoist es un software de gestión de tareas que existe desde hace varios años y que mejora constantemente. Las características más apreciadas son: la posibilidad de establecer recurrencias en las diferentes tareas, la priorización de las tareas a realizar y la personalización del cuadro de mandos.
Estas características son sólo una muestra de lo que Todoist puede ofrecer. Dejaremos que descubra los demás por sí mismo.
7. Teamwork
Programar tareas, asignarlas a sus equipos y establecer un plazo para completarlas son cosas que puede hacer rápidamente con el software de gestión de tareas de Teamwork.
El trabajo en equipo es una de las herramientas de gestión de tareas más populares en las empresas.
8. TickTick, el mejor en mi opinión
¿Qué puedo decir? Si hay un programa gratis de gestión de tareas que se parezca a lo ideal (para mi manera de trabajar) es TickTick. Y puedo asegurar que los he probado todos.
De hecho soy culpable de haber procrastinado probando y probando nuevos programas gratis para empresas cuando salían. Supongo que es una manera de perder el tiempo que puedes justificar más fácilmente como «trabajo».
TickTick tiene un nombre olvidable, pero unas prestaciones muy buenas en su cuenta gratuita. Podrás gestionar tareas, agruparlas por proyectos, poner recordatorios… Tiene aplicaciones web, para ordenador y móvil…
En definitiva, aunque muchas de estas aplicaciones de gestión de tareas son muy parecidas en prestaciones, me parece que TickTick es la que mejor las implementa.
9. Asana, el programa gratis de gestión de tareas (y proyectos) con miles de fans
Asana es un programa de gestión de tareas, con una versión gratuita que satisfará las necesidades del 90% de empresas que lean esto.
Además, tiene un montón de fans y es uno de esos programas que se han convertido en estándar y líder.
Personalmente lo he usado y estaba más que bien. Aunque no puedo decir que en mi caso fuera el más adecuado, o que me asombrara, reconozco que amigos, colegas y miles de usuarios juran por él.
10. Wunderlist, el veterano que no falla
Wunderlist es todo un veterano de los programas gratis de gestión de tareas, ahora es propiedad de Microsoft. Además, se ha llevado una y otra vez premios a la mejor aplicación de gestión de tareas.
Recuerdo usarla hace ya muchos años y volver de vez en cuando. Sin duda, sigue teniendo ese aspecto visual tan característico y un montón de funcionalidades gratuitas excelentes. Así que, si por lo que sea las dos anteriores aplicaciones no acaban de convencer, no dude en probar Wunderlist.
11. Google Calendar, mi elección actual
No negaré que el Calendario de Google es lo que más uso actualmenteme, debido a que, en mi caso, la gestión de tareas más efectiva viene dada por una gestión alrededor de fechas y horas.
Bloqueo tiempo en el calendario y lo sigo. Además de ese modo de gestionar, de nuevo está el motivo de que estoy bastante metido en el ecosistema de aplicaciones Google.
Eso no es ni mejor ni peor que estar en el de Microsoft o Apple, pero obviamente hace que la integración con el resto de programas que uso, como Gmail, sea mejor.
Programas de marketing por email
Da igual que nuestra iniciativa esté muy volcada en Internet, si no estamos empleando marketing por email, estamos dejando de lado el medio más rentable posible.
¿Un mensaje instantáneo, prácticamente gratis y que tiene más efectividad que redes sociales, anuncios de pago por clic, etc? Es una locura no usarlo.
Aunque no vendamos nada por Internet, el marketing por email es ideal para profundizar en la relación con los clientes y conseguir que nos compren de nuevo.
Y, por supuesto, usado como «email en frío», el correo electrónico es también es una excelente herramienta para encontrar nuevos clientes.
Por eso, deberíamos tener una lista (cumpliendo todas las normativas de protección de datos, etc, sobra decirlo) y utilizar una herramienta de marketing por email.
Estas son las que he probado, tienen una generosa cuenta gratuita y los recomiendo.
12. Hubspot
Hubspot te permite crear y seguir tus campañas de correo electrónico. Esta herramienta intuitiva no requiere ningún conocimiento técnico particular. Sus consejos sobre la personalización de sus correos electrónicos le ayudarán a conseguir una mayor tasa de apertura y de clics.
También puede analizar el rendimiento y optimizar sus correos electrónicos con las pruebas A/B.
13. Brevo (antes Sendinblue)
Brevo (antes Sendinblue) no sólo permite enviar correos electrónicos. Con esta herramienta, también puede crear sus propios correos electrónicos o boletines siguiendo plantillas predefinidas. Brevo (antes Sendinblue) le permite enviar un gran número de correos electrónicos simultáneamente.
Brevo (antes Sendinblue) es una empresa europea seria que se compromete a proteger sus datos.
Acceder a Brevo (antes Sendinblue)
14. Getresponse
Getresponse ha demostrado su eficacia en el campo del marketing por correo electrónico. Es conocido como un potente software que ofrece una buena tasa de entrega, en parte gracias a la posibilidad de crear atractivos diseños de correo electrónico a través de este software.
En Getresponse encontrarás muchas plantillas de correo electrónico gratuitas creadas por expertos.
15. Mailchimp, la aplicación líder de marketing por email
¿Qué puedo decir? Mailchimp es la más conocida de estas aplicaciones y su cuenta gratuita es suficientemente generosa.
Sin coste hasta 2.000 contactos, sin duda es líder por un motivo y la primera que deberíamos probar.
16. Mailerlite, una buena alternativa a Mailchimp
Mailerlite es otra aplicación gratis para empresas de marketing por email. Al menos gratis hasta una lista de 1.000 usuarios y un límite de envíos de 12.000 correos mensuales.
La probé en su día cuando hubo confusión sobre la normativa europea de Safe Harbour y todavía la uso en alguna iniciativa. Muy parecida en prestaciones a Mailchimp, siempre es bueno tener otra opción.
17. MailRelay, la aplicación de marketing por email gratis más generosa
La clave para recomendar Mailrelay es que es la opción más generosa de programa gratis para marketing por email. De hecho, ese plan gratuito permite gestionar hasta 15.000 contactos y enviar hasta 75.000 emails al mes.
Hasta hace un tiempo, lo que me echaba para atrás en lo personal era su interfaz, tremendamente anticuado y, tan diferente a lo habitual, que se hacía complicado y poco intuitivo.
Pero eso ha cambiado.
Por fin lo han modernizado, así que, un uso más sencillo, junto con un plan gratuito tan generoso, lo hacen ideal para aquellos con más contactos y que a la vez quieran ahorrar con programas gratis de marketing por email.
Programas de gestión de proyectos
En muchas ocasiones, estos programas gratis de gestión de proyectos en una empresa se encargan de manejar la perspectiva amplia de lo que hemos visto en el apartado anterior.
Como los programas de gestión de proyectos también gestionan tareas, en algunos casos pueden hacer irrelevante esos programas de antes.
Dicho esto, he aquí los mejores programas de gestión de proyectos para empresas gratis.
18. monday.com
Si busca una herramienta de colaboración para gestionar sus proyectos empresariales, apreciará el software que ofrece monday.com. La interfaz no está sobrecargada de funciones innecesarias, lo que facilita su uso.
Podrá personalizar su interfaz a partir de plantillas para adaptarla a sus necesidades y trabajar de forma eficiente con su equipo.
19. Teamwork
Teamwork ofrece un software que reúne a sus equipos, sus clientes y sus proyectos en un solo lugar para trabajar juntos sin esfuerzo. Puede añadir ciertas funciones según sus necesidades: CRM, Chat…
Obtenga una visión rápida del trabajo en curso para simplificar la vida de sus equipos.
20. Trello. El líder indiscutible y un programa gratis que debería usar todo negocio
Sin duda, Trello es de las mejores aplicación para gestionar proyectos. De hecho, gestionar proyectos es solo una de las cosas que puedes hacer, porque los usuarios de Trello (yo entre ellos) lo usamos para casi todo.
Mediante un método al estilo kanban puedes gestionar lo que sea, hay quien usa Trello como CRM y quien también lo usa para gestionar el conocimiento o casi cualquier parte del negocio.
La capacidad de colaborar, añadir imágenes, archivos, comentarios, etc, además de tener aplicaciones móviles para Android e iOS, lo hacen el mejor de los programas gratis para gestionar proyectos y negocios. Su aplicación móvil, por cierto, es excelente y te permite trabajar mejor de lo que parece.
21. Clickup. Excelente aplicación gratis de gestión de proyectos
Clickup es uno de los descubrimientos más recientes que he hecho. Sirve para gestionar proyectos y tareas de la manera que más te plazca, adaptándose a tu manera de trabajar.
Con vistas tradicionales de lista de tareas, calendario (integrado con el calendario de Google, lo cual es ideal en mi caso) y una vista de tablero kanban al estilo Trello, es muy recomendable.
Puedes poner metas, establecer un portfolio de lo importante, integrar con servicios como Dropbox o Google Drive…
Su cuenta gratuita permite 100 megas de almacenamiento, pero usuarios y proyectos ilimitados. Además, también tiene aplicaciones de escritorio y móvil para casi cada sistema operativo.
Programas gratis de gestión integral del negocio
No negaré que uno de los grandes retos de estas aplicaciones es que, si bien lo hacen todo en un solo lugar y evitan la fragmentación de usar varias herramientas, muchas veces no son lo mejor en nada concreto.
Especialmente en los apartados de facturación y contabilidad, como es necesario adaptarnos a la legislación de cada país, no será suficiente para llevar esta parte del negocio solo con la aplicación integral o ERP.
No obstante, estas aplicaciones gratuitas de gestión integral son las mejores que he probado, en mi opinión.
22. Flowlu, mi elección durante mucho tiempo
Ya comenté que usaba Flowlu en el artículo sobre CRM gratis. Pero Flowlu es mucho más que gestión de clientes y puedes gestionar (casi) toda la actividad con esta aplicación.
Incluye secciones de:
- Gestión de tareas y proyectos, incluyendo la metodología Agile.
- Gestión de ingresos y gastos de esos proyectos.
- CRM y gestión de contactos y leads.
- Facturación, presupuestación e incluso gestión financiera.
- Gestión del conocimiento de la empresa.
- Mensajería.
En definitiva, mucho y bien para una aplicación gratis de ERP / Gestión integral. ¿La desventaja? El inglés si no lo dominamos, aunque tampoco requiere demasiado conocimiento.
Y el hecho de que la facturación y la gestión financiera se deberían hacer con alguna herramienta adaptada a la legislación española (o del país en el que estemos).
Con una cuenta gratuita para los dos primeros usuarios, es ideal para aquellos autónomos o microempresas que deseen gestionar todo en un solo lugar centralizado y de manera intuitiva.
23. Bitrix, controlando todo y a todos
Bitrix es un programa gratis de ERP que lo abarca casi todo. Incluye:
- Colaboración y comunicación entre empleados y miembros del negocio (incluyendo documentos y RRHH).
- Gestión de proyectos y tareas (apuntándose al carro del kanban que tan buen resultado ha dado, por ejemplo el Trello).
- CRM e incluso algo de marketing, como por ejemplo poner un chat en tu web y captar más leads.
Bitrix es un veterano que he usado intermitentemente. Su verdadero poder se muestra cuando hay varias personas trabajando con él. Como casi siempre he sido un freelance solitario con colaboraciones puntuales y ciertas tareas delegadas, a mí se me queda demasiado grande.
Pero para negocios con varias personas en el equipo es útil y adecuado, además de que su cuenta gratuita es suficiente para muchas pequeñas empresas
Programas de facturación y contabilidad
No voy a negar que me he pasado mucho tiempo buscando un buen software de facturación y, la verdad, vaya por delante que uso un servicio de pago.
Entre lo gratuito, las aplicaciones online no destacan especialmente y la mayoría tienen limitaciones demasiado estrictas como para ser realmente útiles.
No soy un abogado de lo gratis, muchos servicios y aplicaciones que uso las he contratado de pago. En el caso de facturación y contabilidad, probablemente sea una de esas cosas en las que queramos invertir.
Dicho esto, he aquí los programas gratis para empresas que considero que hacen la facturación y la contabilidad más fácil.
24. Gestión MGD, un veterano, solo para Windows
Teniendo en cuenta que es el sistema operativo que usa la mayoría que lee esto, comento sobre Gestión MGD. Además, es el programa que usaba cuando empezaba, hace ya tantos años, y sigue ahí. Sin duda es algo de alabar.
Permite facturación y contabilidad gratuita e ilimitada de acuerdo a la normativa española.
25. FacturasCloud, facturación en la nube gratis
Si vive en el navegador la mayoría del tiempo y prefiere aplicaciones web, quizá quiera probar FacturasCloud.
Es el programa de facturación gratis que parece más generoso.
26. Contasimple, facturación y contabilidad gratis, si no haces demasiadas facturas
La tercera opción a destacar es ContaSimple. Tiene un plan gratuito, aunque bastante limitado.
No obstante, para aquellos que hacen pocas facturas (50 máximo al año) a pocos clientes (10 máximo) por la venta de pocos productos (5 diferentes máximo), puede encajar bien.
BONUS
Tras haberlo probado todo, estas son las 20 aplicaciones imprescindibles que se usan en Recursos para Pymes. Para gestionar clientes, marketing, proyectos, etc.
DESCARGAR DOCUMENTOProgramas para realizar un plan de negocio
No voy a engañar, no hay muchas opciones para hacer uno totalmente gratis y que sea útil. De hecho, precisamente por eso en Recursos para Pymes hicimos uno y lo liberamos para todo el mundo.
27. E.S. Plan de Empresa, software gratis de plan de negocio
¿Qué podemos decir? Si hubiera habido muchas buenas opciones de software de plan de empresa gratis no habríamos tenido que hacer una propia para ayudar en el propio trabajo.
Pero tuvimos que hacerlo y el resultado es E.S. Plan de Empresa.
Además, aporta un enfoque práctico basado en un método que funciona, según la experiencia de todos estos años.
100% gratuito, para Windows y Mac, es usado como programa de plan de empresa en universidades que enseñan con él, además de que ha ayudado ya a miles y miles de emprendedores que lo han descargado gratis.
Programas de colaboración y gestión de equipos
La comunicación entre equipos y miembros de la empresa… Ese reguero de emails, con copia a todo el mundo, esos documentos que están en un correo y en otro, pero no sabes cuál es la versión definitiva… Todo eso debería pertenecer al pasado y es lo que pretenden estos programas.
Si trabaja con más de una persona, úselos. En serio, incluso con clientes. Es increíble lo útiles que resultan, permitiendo una conversación fluida, eliminando el ruido y esas versiones contradictorias de los hechos y los documentos.
Por desgracia, el 99% de los clientes con los que trabajo aún emplean el clásico: «Mándamelo en Word por email».
En fin.
De veras que merecen la pena, imagine un WhatsApp para empresas con capacidad de crear canales o grupos con los implicados y nada más, además de poder hacer otros para noticias, anexar documentos…
28. Slack, el líder de los programas de comunicación para negocios
Slack es el rey de los programas gratis de comunicación y colaboración en tiempo real entre empresas y no es de extrañar. Olvidémonos de una vez de los odiosos emails con copia a veinte personas implicadas, que enseguida no sabes por dónde van porque todo el mundo contesta, pero no sabes ya a qué o quién lo está haciendo.
Slack es una aplicación gratis de comunicación y colaboración para empresas que, con su sistema de chats, canales para los distintos proyectos en los que meter a los que trabajan en ellos y bots para automatizar tareas, te permitirá una colaboración y comunicación fluidas.
Además, tiene una excelente integración con la suite de Google, lo que permite que la colaboración documental también sea impecable.
29. Flock, una alternativa a Slack
Para los que no encajen especialmente con Slack, pueden echar un vistazo a Flock.
Básicamente ofrece prestaciones muy similares, con una cuenta gratuita muy generosa, de hasta 10 gigas de almacenamiento y la posibilidad de buscar en los últimos 10.000 mensajes.
30. Tipi, comunicación empresarial sin necesidad de estar en línea todo el rato
Tipi es otro programa gratuito para empresas de este estilo, donde la comunicación es asíncrona.
Eso elimina uno de los inconvenientes de estas aplicaciones, la necesidad de estar siempre conectado, esa adicción a reaccionar y responder en el momento, que mata la productividad y, en muchas ocasiones, no da la mejor respuesta.
Con Tipi tienes tiempo de pensarte bien esa respuesta y la comunicación sigue siendo clara.
Además, también sirve como gestor de conocimiento de la empresa, un apartado importante que también veremos.
Programas gratis de ofimática
Microsoft Office es la reina de la ofimática y no tiene pinta de que eso vaya a cambiar a corto plazo, la verdad.
Hay que reconocer que Excel es imbatible y Word y PowerPoint son un estándar. Pero hay excelentes programas gratis para la ofimática de los negocios, más allá del conocido Libre Office (una buena alternativa).
31. La suite ofimática de Google
Google Docs es el programa que suelo utilizar personalmente para documentos. ¿Por qué? Porque me permite colaborar mejor con clientes.
Sin duda, las opciones de colaboración de Google Docs son las más avanzadas y sencillas. Además de eso, junto con las aplicaciones de hoja de cálculo y presentaciones conforma una suite sencilla, minimalista y agradable de usar.
32. OnlyOffice, una alternativa gratis a Microsoft Office muy parecida
Para los que no estén muy convencidos de usar Google Docs (aunque su funcionamiento offline es decente) existe OnlyOffice.
Básicamente es lo más parecido a Microsoft Office en cuanto a interfaz y también tiene una excelente compatibilidad. OnlyOffice es un programa gratuito con versiones para los principales sistemas operativos.
Programas gratis de toma de notas
Las mejores ideas también suelen ser las más fugaces, por eso hay que atraparlas en el momento o se irán para siempre. Lo mismo ocurre con la necesidad de apuntar lo importante en una presentación o en el libro que estemos leyendo.
Por eso, me parece imprescindible que un negocio use aplicaciones de toma de notas. He aquí los programas gratis para empresas de este estilo que más me convencen.
33. Google Keep, mi elección personal
Google Keep es mi elección personal de programa gratis para toma de notas, cuando estas han de ser rápidas, como volcar ese pensamiento imprevisto que no quieres que se te olvide.
Sobre todo, es mi elección en el móvil. Con soporte para notas de voz, listas de chequeo, imágenes, etiquetas e incluso notas a mano si tenemos un lápiz para móvil o tablet, Google Keep no es perfecta, pero una y otra vez es la que acabo usando.
34. Microsoft One Note, el programa gratis de toma de notas amado por miles de usuarios
Personalmente, no he llegado a pillarle el punto, pero reconozco su poder y que se haya convertido en uno de los mejores programas gratis de toma de notas.
Especialmente si usa el resto de la suite de Microsoft Office, con OneNote se va a encontrar en casa. Legiones de fans juran por él y defienden que es el mejor.
En mi caso, no se adapta demasiado a mi forma de trabajo, pero entiendo que para muchos otros será justo lo que buscan, por eso merece estar en esta lista de los mejores programas gratuitos para empresas.
35. Dynalist, toma de notas y desarrollo de esquemas
Esta es una bestia de diferente categoría. Dynalist es una aplicación gratis que no solo nos va a permitir guardar ideas y notas, sino que es una herramienta que sirve para crear esquemas y desarrollar, de manera jerárquica y organizada, la idea que estamos anotandoo que hemos guardado antes.
Hacer esos esquemas nos permite trabajar de una manera intuitiva si tenemos que estructurar cualquier cosa: un informe, una presentación, cualquier escrito o documento…
Puedes trabajar online desde la web o bien descargar sus programas gratuitos para cualquier sistema operativo, además de que tiene aplicaciones móviles también gratis.
Programas gratis de gestión del conocimiento
Vamos un paso más allá de lo anterior. La gestión del conocimiento es fundamental en cualquier negocio. El núcleo de mi propia actividad se resume en esas tres palabras, pero no solo es adecuado para un negocio como el mía.
Hoy día es clave en cualquier empresa, se dedique a lo que se dedique.
¿Qué directrices deben seguir los vendedores? ¿Cuál es el procedimiento de una devolución? ¿A quién acudir cuando surge una duda concreta? Todo ese conocimiento debe estar documentado y accesible en un mismo lugar para la gente que trabaja en la empresa. Además, debe poder buscarse fácilmente.
De lo contrario comienza el baile de emails, confusión y comunicación ineficiente, donde uno hace una cosa porque alguien se lo dijo, pero luego otra persona corrige diciendo que no es la manera estipulada de hacerlo.
¿Y cuál es esa?
Con un sistema de gestión del conocimiento en la empresa puedes ir a mirar sin asomo de duda, esas preguntas ya no se hacen, ese tiempo ya no se pierde y los costes que acarrean las confusiones no se tienen.
36. Notejoy, mi elección personal
Esta es mi elección personal para toma de notas más extensas y, en general, gestionar el conocimiento (desde contenidos propios hasta artículos interesantes que encuentro y guardo en Notejoy para leer o trabajar después).
Su cuenta gratuita es lo bastante generosa como para que sirva en el día a día y, sobre todo, agradezco su aplicación móvil y su complemento para Chrome, a día de hoy, imprescindible para mí cuando estoy realizando tareas de investigación de temas.
También es cierto que aproveché una oferta muy buena y uso su servicio de pago, pero es así debido a que me gustó. Me parece un programa gratis de gestión del conocimiento muy interesante para profesionales y freelancers como yo.
37. Teamsight, un gran programa gratis que incluye comunicación empresarial
Otro programa gratuito que he probado para la gestión del conocimiento de equipos y empresas es Teamsight.
Su cuenta gratuita permite hasta 3 miembros por «espacio de trabajo» (puedes crear varios espacios, por ejemplo para marketing, administración, etc) e infinitos equipos y notas, pero con un almacenaje de 5 gigas en total y 5 megas de tamaño máximo de los archivos que subas.
En definitiva, útil para microempresas y recomendado.
Otros programas gratis para empresas y negocios
Además de contabilidad, facturación, clientes y demás, hay otros ámbitos del negocio en los que se hace necesario un software que nos ayude.
Por eso, he aquí unos cuantos programas gratis para empresas adicionales, que nos ayudarán.
38. Rescuetime, controla en qué se va el tiempo realmente
Siempre he dicho que la productividad personal es un conocimiento imprescindible para cualquier emprendedor. Y la realidad es que, la mayoría de días el tiempo pasa, no sabes dónde se ha ido y los proyectos importantes siguen sin avanzar.
Una de las principales medidas contra eso es controlar el tiempo. Porque en cuanto te descuidas, se ha ido más del que parece en redes sociales, email, navegación sin rumbo por la red y similares.
Rescuetime es una aplicación que sirve para controlar, de manera automática, en qué empleamos las horas. Su cuenta gratuita es lo bastante adecuada para que sea útil y sus informes nos van a abrir los ojos a una realidad que no querremos aceptar. Perdemos mucho más tiempo del que creemos en actividades de poco valor.
Especialmente si somos autónomos o freelancers, vamos a querer controlar siempre ese tiempo, tanto para facturarlo adecuadamente como para no perderlo.
El primer paso para arreglar esto es ser conscientes de la realidad y con Rescuetime tendremos un aliado. Sin duda, uno de los programas gratis para empresas más útiles que hay.
39. Clockify, cálculo del tiempo trabajado, gratis
Yendo un poco más allá, si realiza un servicio y cobra por tiempo, o simplemente quiere aprovecharlo mejor, necesita una aplicación de control de ese tiempo.
De entre todas las que he usado, Clockify es la que mejor me ha servido. Sin duda, un excelente programa con cuenta gratuita generosa, para ver qué tiempo dedicamos exactamente a cada proyecto o trabajo.
40. FactorialHR, software gratis de Recursos Humanos
Si nuestro negocio tiene empleados, Factorial HR es una aplicación española para la gestión de recursos humanos.
No incluye la realización de nóminas, pero sí otras cosas útiles como gestión de vacaciones y ausencias, control horario (ahora que es obligatorio), gestión documental, portal del empleado…
Y es 100% gratis para un número de empleados ilimitados. Sin duda un buen descubrimiento.
41. Duplicati. Copias de seguridad de los datos del negocio
Si no tienes una copia de seguridad de tus datos, los de tus productos, clientes, etc, lo que tienes es un enorme problema.
Por eso, la mejor inversión que puede hacer una empresa es un software de backups y el mejor de los programas gratis para hacer copias de seguridad es Duplicati.
Puedes programar las copias para la hora y el día que desees (si no está el ordenador encendido y pasa la hora, la hace en cuanto se enciende), decir dónde se van a almacenar (puede ser en local, en la nube u otra instancia remota)…
Por supuesto, puedes restaurar las copias en caso de desastre y, en general, tiene todas las opciones, un interfaz intuitivo y está para Windows, Mac y Linux.
No se le puede pedir más y por eso es uno de los mejores programas gratuitos para empresas.
42. Google Drive, programa gratis para trabajar en la nube
No, tener una copia de los archivos en la nube y sincronizar automáticamente los cambios no es lo mismo que tener un software de copia de seguridad. Para esto último recomiendo Google Drive.
Los programas que permiten tener los archivos sincronizados en la nube son ideales para empresas porque puedes trabajar desde donde quieras. Si tienes una conexión a Internet, puedes acceder a tus archivos desde móvil, tablet u ordenador. Puedes hacer cambios y estos se sincronizan en la nube.
De esa manera, cuando llegas a la oficina y enciendes en ordenador, este también se sincroniza y puedes seguir por donde lo dejaste.
Pero si borras accidentalmente una carpeta o varias, esos cambios se sincronizan y extienden a todos tus dispositivos. De esa manera te quedas sin archivos. Por eso hay que tener un programa (gratis o no) de copia de seguridad, además de un programa de sincronización de archivos en la nube.
De todas las opciones gratuitas, Dropbox es la que mejor integrada está y la que mejor funciona, pero es muy restrictiva: 2 gigas gratis de espacio y solo puedes instalar en 3 dispositivos diferentes.
Si eso encaja en su caso, Dropbox resultará más fiable, en mi experiencia, que Google Drive.
Pero teniendo en cuenta todo, el mejor programa gratis de sincronización de archivos en la nube va para Google Drive. Con un cliente de escritorio que funciona «bien» (pero no tiene versión Linux) sus generosos 15 gigas gratis y el respaldo de Google lo hacen mi elección personal.
43. Airtable. ¿La siguiente evolución del Excel?
Airtable es un excelente programa gratis para empresas que es difícil de definir ya que, como Trello, sus usuarios lo usamos para prácticamente todo.
Y es que en principio Airtable parece servir como una especie de evolución de Excel en cuyas tablas puedes almacenar los datos que precises, pero precisamente esa flexibilidad es lo que lo hace tan útil.
Hay quien lo usa como CRM guardando datos de clientes, acciones, etc. Hay quien lo usa para gestionar proyectos, almacenar información y también como sustituto de ese Excel.
Olvide las viejas tablas, Airtable es la mejora definitiva. Difícil de explicar en tan pocos párrafos, pero muy recomendable. De veras.
44. Bonus: HabitBull, un programa para controlar y trabajar tus buenos hábitos
Los resultados en el negocio van a depender mucho de nuestra productividad personal y esta va a depender casi siempre de nuestros hábitos.
Hábitos positivos, como contactar con gente nueva todos los días, trabajar en los proyectos importantes y no distraernos con redes sociales, emails a ninguna parte y otras pérdidas de tiempo, etc.
Una gran parte de los hábitos son inconscientes y, por eso, para formar nuevos, debemos hacerlos conscientes, controlarlos hasta que se hagan fuertes y funcionen por sí solos, como el de lavarse los dientes.
Para esa etapa de creación de hábitos positivos recomiendo una aplicación gratuita de control de hábitos llamada Habitbull. La podemos llevar en el bolsillo, ya que es gratis para Android y para iOS.
Decida los buenos hábitos que quiere incorporar y controle la evolución con la app. Siendo conscientes de ellos, crecerán y se harán fuertes. Igual que los resultados de nuestra empresa.
Así que aquí están, nada menos que 35 programas gratis para empresas, útiles de verdad y que nos van a ayudar a conseguir mejores resultados.
Obviamente, no tiene que usarlos todos, pero de veras que, haciendo caso a esta lista, uno puede tener un enorme arsenal de programas gratis para su empresa, realmente eficientes, que hacen la vida más fácil.
Al fin y al cabo, me he pasado más tiempo del que debería probando y probando cada herramienta bajo el sol.
BONUS
Tras haberlo probado todo, estas son las 20 aplicaciones imprescindibles que se usan en Recursos para Pymes. Para gestionar clientes, marketing, proyectos, etc.
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