La pregunta de cómo ser más productivo se repite constantemente en la mente de la mayoría de emprendedores. El tiempo y la energía son limitados, pero los proyectos y obligaciones son interminables.
La productividad personal siempre ha sido una obsesión para mí. No he dejado de buscar cualquier cosa que me permitiera responder mejor a esa eterna pregunta de cómo ser más productivo.
Por eso, hace poco hablaba de 20 técnicas de gestión de tiempo que funcionan en el mundo real y hoy quiero complementar eso e ir un paso más allá.
Por eso, hoy quiero recopilar 17 cosas que nos harán más productivos… y felices. Porque como vamos a ver, ambas cosas están más relacionadas de lo que creemos.
Índice de contenido
Es imposible ser más productivo si no se es feliz con lo que se hace
¿Qué tiene que ver la felicidad con ser más productivo? Lo cierto es que mucho, porque es imposible ser realmente productivo, de manera sistemática, si no estás haciendo algo que te llena y satisface, al menos un poco.
Esto es algo demostrado. Ya vimos en su día los resultados de los proyectos Oxygen y Aristoteles, los experimentos millonarios de Google para tratar de averiguar esa respuesta a cómo ser más productivo. Una de las características fundamentales era el significado, sentir que trabajas en algo más grande que tú y con un sentido que va más allá de «hacer dinero».
Por eso, las cosas que vamos a ver aquí hoy nos van a servir doblemente. Por un lado, para la cuestión de cómo ser más productivo, por otro, contribuirán a reducir el estrés y aumentar la satisfacción. Es decir, que nos harán (al menos un poco) más felices.
Vamos con ellas, agrupándolas por bloques.
1. Cómo ser más productivo reduciendo las distracciones
Antes de aprender cosas nuevas, es más efectivo quitarse lastres que nos enlentecen. Hoy día, el lastre más importante a la hora de ser productivo son las distracciones.
Hay 2 armas de distracción masiva que destruyen nuestra productividad (y nuestra felicidad, lo creamos o no):
- Internet.
- Los móviles.
Ambas cosas son un problema mucho más grave de lo que estamos dispuestos a reconocer, pero ese no es el tema ahora. El tema es cómo ser más productivo reduciendo esas distracciones para concentrarnos de nuevo de manera profunda.
Para ello, lo mejor es hacer esto:
1.1 El móvil siempre en silencio y sin estar a la vista
Lo primero que debemos hacer es no tener el móvil a la vista. ¿Por qué? Porque al verlo se produce la tentación de echar un vistazo. Especialmente si tiene una de esas luces de notificación, que parpadea incluso cuando lo tenemos en silencio.
Si peleamos contra la tentación, tenemos las de perder. El móvil y sus aplicaciones han sido diseñados con una enorme ingeniería del comportamiento detrás que nos manipula fácilmente.
En inglés hay una expresión: Out of sight, out of mind. Aunque en español se suele traducir por: Ojos que no ven, corazón que no siente, me interesa aquí su sentido literal. Lo que no vemos, se va diluyendo de la mente. Y eso es lo que queremos precisamente para ese arma de destrucción masiva que es el teléfono móvil.
Del mismo modo, hay que tenerlo en silencio. Al menos para todo lo que no sean llamadas, habiendo dejado claro que nos den un toque solamente cuando el asunto sea urgente. De esta manera, estaremos tranquilos porque no nos perdemos nada importante, pero también estaremos a salvo de las mil notificaciones sin sentido.
En serio, el móvil es un problema mucho más grande del que parece. Nos ha hecho más esclavos, más infelices y menos productivos. Así que es hora de poner remedio.
1.2 Internet desconectada, o al menos bloqueada
La otra gran distracción hoy día es Internet y tenemos que eliminarla si queremos ser productivos. Desde Youtube a redes sociales, devora nuestro tiempo y capacidad de concentración.
Lo ideal sería trabajar sin conexión a Internet, pero entiendo que eso es prácticamente imposible en muchos casos.
La segunda mejor solución es restringirnos el acceso.
Para ello, si usamos el navegador Chrome, podemos utilizar extensiones como StayFocusd. Esta restringe los sitios a visitar e incluso tiene una «opción nuclear» más radical.
También existen programas parecidos para Windows, Mac y Linux y que no nos costará encontrar con una pequeña búsqueda por la red.
Una vez nos hemos quitado las piedras que cargábamos a la espalda y nos lastraban, he aquí más técnicas sobre cómo ser más productivo. Como veremos, son extremadamente sencillas (porque si no, no las aplicaremos y no funcionarán) y algunas incluso resultan contraintuitivas. Y es que, muchas veces, ser más productivo no tiene que ver con técnicas de gestión del tiempo u organización, sino con potenciar nuestro bienestar personal.
No lo olvidemos, según todos los datos, productividad y bienestar están íntimamente relacionados.
2. Cómo ser más productivo introduciendo pequeños cambios en nuestras actividades de siempre
Esto significa que, haciendo pequeñas modificaciones en nuestras acciones habituales, podemos aumentar nuestra capacidad de trabajo, concentración y bienestar.
2.1 Caminar mientras hablamos
¿Tiene que hablar con alguien? Hágalo mientras dan un paseo. ¿Tiene que hacerlo por teléfono? Levántese y camine mientras lo hace.
Uno de los principales lastres a la hora de ser productivo es que, como la productividad es una cuestión de energía (algo que ya hemos visto más de una vez) estar sentados todo el día nos resta dicha energía. Sin embargo, el movimiento, además de curar los destrozos de una vida sedentaria nos hace más felices, productivos y enérgicos en el buen sentido.
Así que ya sabe, si tiene que hablar con alguien, es una buena excusa caminar con él. Además se ha demostrado que se piensa mejor y se resuelven más problemas. Así que también será más productivo y creativo de cara a resolver la cuestión de la charla.
2.2. Caminar la última parte hacia el trabajo
Caminar es prácticamente milagroso. Puede reparar el daño que le hemos hecho a nuestra espalda, oxigena el cerebro y, literalmente, nos hace más felices, lo cual nos hace también más productivos.
Por eso, si va al trabajo en coche, aparque más lejos y camine el último trecho hasta la oficina, bájese una parada antes si usa el transporte público o incluso plantéese ir andando todo el trayecto.
Se ha demostrado que, aquellos que lo hacen, experimentan una mayor satisfacción y productividad. Como verá si examina el enlace, la bicicleta también cuenta, porque la actividad física reduce el estrés y aumenta la inteligencia, literalmente.
2.3 Practicar el descanso consciente
Durante mucho tiempo, yo he practicado lo que llamo descanso culpable. Es decir, esos momentos de ocio en los que no desconectas porque estás pensando en el trabajo. Eso suele ir acompañado por un trabajo similar, en el que, en vez de estar 100% concentrado en la tarea, estás distraído por mil pestañas del navegador o chateando con alguien para quejarte de lo mucho que tienes que hacer (y no haces).
Si se pregunta cómo ser más productivo, gran parte de la respuesta está en el descanso, porque precisamente es él quien nos recarga de energía y nos llena el depósito.
Por eso, a partir de ahora, trabajemos duro concentrados en una sola cosa y descansemos aún más duro cuando sea la hora. Esto significa respetar esos descansos a rajatabla y dedicarnos a actividades que nos desconecten, como cerrar los ojos, pasear, leer un libro no relacionado con el trabajo, quedar con los amigos, estar con la familia, emplear tiempo en un hobby… Así volveremos con las pilas cargadas.
2.4 Tener las reuniones de pie (y limitadas en tiempo)
Antes del móvil e Internet, el principal enemigo del trabajo real eran las reuniones. Lo siguen siendo, la verdad. El 90% de ellas se pueden resolver con un email y lo cierto es que no sirven para nada.
Por eso, si las hemos de tener, que sean de pie y limitadas, como máximo, a 20 minutos.
Esa es la única manera de hacerlas útiles.
3. Cómo ser más productivo usando unas nuevas técnicas sencillas
¿Por qué sencillas? Porque son las únicas que funcionan y, sobre todo, que mantendremos en el tiempo.
La mayoría de sistemas de productividad fallan, si no directamente al principio porque nos vemos motivados por lo nuevo, al poco tiempo. El ciclo de vida de todo sistema o aplicación de productividad es el de:
- Ilusión porque parece que por fin hemos encontrado algo definitivo.
- Uso inicial motivados por la novedad y pérdida de tiempo aprendiendo el sistema y trasladando datos.
- Abandono paulatino
- Olvido al poco tiempo.
- Vuelta a empezar desde el punto 1 cuando nos tropezamos con otro sistema lleno de promesas.
Por eso, en vez de un nuevo sistema, volvamos a lo básico, que casi siempre es la mejor estrategia cuando no sabemos qué hacer en algo.
3.1 Programar el ocio
Cuando uno se plantea cómo ser productivo, no piensa en programar su ocio en el calendario, pero deberíamos empezar, por la importancia del descanso consciente.
Por eso, empecemos organizando la semana con la creación de huecos para esas actividades de ocio, quedadas con amigos, etc. Y respetémoslas.
¿Cómo las programamos?
3.2 Usar un calendario para organizarnos
He probado todas las aplicaciones de gestión de tareas, y cuando digo todas, quiero decir todas. Al final, siempre vuelvo a una aplicación de calendario (Google Calendar, para los más curiosos).
Tiene recordatorios, puedo planear horas y verlo todo de una manera visual, sabiendo que no se me olvidará nada.
3.3 Volver al papel
Hay un motivo por el que los hijos de los ejecutivos de Silicon Valley estudian en colegios donde las pantallas no tienen cabida.
El bueno y viejo papel es superior en prácticamente todo cuando se trata de resolver problemas, comprender mejor y memorizar de manera óptima.
Por eso, a la hora de tomar notas, planificar, anotar tareas del día, etc, probemos el papel. De hecho, yo suelo tener en papel las 3 tareas principales del día, además de mi calendario.
Sí, solo 3, que es otra técnica que nos ayuda a ser más productivos
3.4 Reducir el número de tareas importantes a 3
Al final, la lista de tareas se convierte en una bola de nieve arrastrada desde hace días y a la que no hay manera de meter mano.
Por eso, para cada jornada, me planteo terminar 3 cosas importantes. Solo 3, las que mayor impacto y valor proporcionan en lo profesional y lo personal.
Pueden parecer pocas, pero es que el problema no es ese. El problema de cómo ser productivo es que perdemos los días enganchados en la telaraña de «estar ocupados», que es muy distinto a ser productivos. Son un montón de tareas con las que nos decimos que estamos hasta arriva, pero al final del día los principales proyectos siguen sin avanzar un solo paso.
Y así pasan los meses. Si tenemos 3 tareas casi sagradas que tenemos que acabar sí o sí cada día, haremos mucho más que esos con una lista que no termina.
¿Y cómo gestionamos esas 3 tareas?
3.5 Guardar las primeras horas del día para nuestras 3 tareas clave
Se ha demostrado que las primeras horas del día son aquellas en las que somos más productivos y creativos. Son nuestras mejores horas y se nos van en tareas de bajo valor, como contestar emails que no van a ninguna parte o atender a los demás.
De esa manera, esos demás se quedan con nuestras mejores horas y nuestros proyectos siguen ahí. Sin avanzar.
Por eso, lo ideal es guardar esas 2 o 3 primeras horas para las 3 tareas clave de cada día. Sin móvil, sin abrir el correo o las redes sociales.
Y cuando hayan pasado, y ya estemos un poco cansados y vacíos, ya podemos dedicarnos a todo lo demás. A esa miríada de tareas ocupadas y correos de los demás que, en realidad, tienen un bajo valor aunque nos griten que son importantes.
4. Cómo ser más productivo haciendo cambios en otros aspectos de nuestra vida
Como ya hemos visto, ser productivo en nuestro trabajo va a depender de muchas cosas que hagamos fuera de él. Cambiando esas cosas podremos aumentar la energía disponible. Aumentando esa energía disponible, seremos más productivos. Así que vamos con lo importante que nadie quiere oír.
4.1 Hacer ejercicio
Inevitable y el gran elemento subestimado junto con lo que veremos a continuación. Se ha demostrado que el ejercicio incrementa nuestros niveles de energía (y por tanto, nuestra productividad) además, también es lo único probado que aumenta nuestro desempeño cognitivo.
Así que, en vez de esas aplicaciones de brain training que son un timo, mejor movernos.
4.2 Poner en orden la dieta
La otra cara de la moneda. Si ponemos combustible mediocre en el vehículo obtendremos una potencia mediocre.
No soy nutricionista y no voy a jugar a serlo, porque no es necesario. Cualquiera sabría decir, en una mesa llena de platos, cuáles son los más sanos, si el pastel de nata o la ensalada.
No es de extrañar que si estamos agotados, deprimidos y poco productivos, el motivo sea, en gran parte, que hemos echado al depósito combustible que, no solo no proporciona energía reparadora, sino que la consume.
4.3 Elimina los estimulantes
Sí, eso incluye la cafeína. Los estimulantes son como la adrenalina, pueden ayudar y son útiles en un momento dado, pero no puedes vivir de ellos si no quieres acabar destrozado.
Así que, aunque parezca contraintuitivo, es hora de desengancharse de los estimulantes si queremos ser más productivos.
4.4 Elimina a las personas que vampirizan la energía
Basta ya de consejos de nutrición y ejercicio, la gente que nos rodea marca tanta o más diferencia a la hora de ser más productivos.
Todos sabemos quiénes son: el compañero que no deja de quejarse, el cliente que nos roba tiempo sin compensarlo, el bienintencionado que no nos deja trabajar… Es hora de echarlos de la agenda y reclamar nuestro tiempo y nuestra motivación.
4.5 Aprender a ignorar lo poco importante
Una habilidad importante a la hora de ser más productivo es la ignorancia selectiva de las cosas que no son realmente importantes. Hoy día todo nos grita que lo es, pero casi nada lo es de verdad.
Por eso, se suele decir que hay que aprender a decir que no, una habilidad fundamental, es cierto. Sin embargo, una extensión de eso es saber ignorar esas cosas poco importantes, esas notas y correos que demandan algo que no es crucial. Al poco tiempo se habrán marchitado o resuelto por sí solos y el mundo habrá seguido girando sin tener que dar una negativa directa.
4.6 No des tu tiempo solo porque alguien te lo haya pedido
Esta es una extensión de lo anterior que nos ayuda a ver las cosas con perspectiva.
El tiempo es lo más valioso que tenemos, porque no podemos ni crear un minuto más, no importa lo ricos o poderosos que seamos. Por eso, cuando alguien nos pida lo más valioso, seamos muy cuidadosos a la hora de darlo.
Por el mero hecho de que nos lo pidan, no debemos concederlo. A la hora de decir que no, el tema del tiempo es donde más negativas hemos de dar si queremos ser más productivos.
Así que aquí están, si se ha preguntado cómo ser más productivo, estas 17 cosas le ayudarán de verdad.