aplicaciones de teletrabajo

Con la crisis actual motivada por el coronavirus, no podemos pararnos, pero el modo de trabajo debe cambiar. Es prioritario que, siempre que podamos, optemos por el teletrabajo.

Para eso, necesitaremos una serie de aplicaciones que permitan ese trabajo en remoto y coordinado sin que eso suponga ninguna pérdida de productividad.

De hecho, es un buen momento para mostrar que otras formas de hacer las cosas pueden ser igual de eficientes, o más, que las presenciales.

Personalmente, llevo teletrabajando más de 15 años y la verdad es que he probado software de teletrabajo de todo tipo. En mi experiencia, el objetivo de un negocio con el teletrabajo debe ser la eficiencia en la coordinación remota de 6 puntos esenciales:

  1. Comunicaciones entre equipos de trabajo. Incluyendo las sustitución de las reuniones presenciales por videoreuniones.
  2. Videollamadas y videoreuniones. En realidad, forma parte de las comunicaciones, pero es tan importante, que debemos darle apartado propio.
  3. Gestión de tareas y proyectos. Abarcando la gestión eficiente de equipos en remoto.
  4. Gestión remota de documentos y archivos. Incluyendo el teletrabajo y la edición y revisión concurrente de informes, hojas de cálculo y similares. Eso también implica sincronización de archivos segura y copia de seguridad de los mismos.
  5. Sincronización y copia de seguridad de archivos. De nuevo, podría estar incluido en el punto anterior, pero de nuevo es tan importante, que merece mención propia.
  6. Gestión de las relaciones con clientes y proveedores. Ahora más que nunca, debemos estar cerca y asegurar, en la medida de lo posible, que los trabajos con ellos siguen adelante y ayudamos a que nuestras relaciones con clientes sufran el menor impacto posible.

Para cada uno de esos 4 puntos, quiero mostrar las mejores aplicaciones de teletrabajo que he usado personalmente. Como siempre, esto no se trata de una lista hecha de cualquier manera, sino basada en la experiencia personal de trabajo en remoto.

Índice de contenido

1. Aplicaciones de comunicación y coordinación de equipos durante el teletrabajo

Mantener un canal de comunicación abierto y eficaz durante el teletrabajo es fundamental para que el funcionamiento de nuestro negocio no sólo no se resienta, sino que alcance mejores resultados.

Para eso es necesaria una comunicación fluida y las mejores aplicaciones para ello son:

Slack. El rey de la comunicación remota empresarial

Slack es la aplicación que, mucho antes de que ocurriera todo esto, se empezó a hacer un estándar en prácticamente todas las empresas que tenían que coordinar equipos y trabajadores de forma remota (o incluso presencial).

Slack tiene la capacidad de crear grupos, compartir archivos, bots que ayuden a organizar tareas más recurrentes y básicas durante el teletrabajo…

Sin duda, Slack es la primera aplicación que toda empresa, no importa su tamaño, debería considerar para cubrir sus comunicaciones generales durante el teletrabajo.

Ir a la web de Slack

Microsoft Teams, la opción de comunicación para los que están muy integrados en el ecosistema de Microsoft

Microsoft Teams es una aplicación similar a Slack para comunicación general y gestión de equipos, que se ha hecho un hueco rápidamente por una sencilla razón: está integrada con Office 365 y muchas empresas dependen mucho de las aplicaciones de Microsoft.

Si ese es nuestro caso, entonces debemos echar un vistazo a Microsoft Teams para la comunicación y coordinación general durante el teletrabajo. Será la aplicación que menos requiera cambiar hábitos y esté mejor integrada con documentos y aplicaciones de Office.

Ir a la web de Microsoft Teams

2. El mejor software para videollamadas y videoreuniones

Aunque, en sentido amplio, también son aplicaciones de comunicación, las videollamadas y las videoreuniones tienen tanta importancia en el teletrabajo, que merecen un lugar propio.

Zoom Meeting, la opción de videollamada y videoreunión para teletrabajo que más está triunfando

Si queremos videollamadas y videoreuniones, Zoom Meeting es probablemente la aplicación que querremos probar en primer lugar.

Disponible para Mac, Windows, Linux, iOS y Android, Zoom Meeting tiene niveles gratuitos y de pago para elegir. Sin embargo, incluso en la versión gratuita se pueden realizar reuniones individuales y de grupo y de calidad.

Eso sí, para reuniones con tres o más participantes, hay un límite de tiempo de 40 minutos en la versión gratis.

Sinceramente, 40 minutos de cualquier reunión ya me parecen demasiado, pero bueno.

Zoom Meeting tiene otras opciones interesantes de teletrabajo, como compartir el escritorio y las aplicaciones, pizarras y anotaciones, así como otras características que son de pago en otras apps de la competencia, como la grabación del vídeo de las reuniones en formato MP4.

Además, la encriptación TLS de 256 bits asegura que las reuniones que se llevan a cabo, y los archivos que se comparten dentro de ellas, son seguros.

También tiene plugins disponibles para Microsoft Outlook y Chrome que se pueden utilizar para programar reuniones, mientras que los administradores tienen un gran control sobre dichas reuniones y las salas de chat que se hayan creado en Zoom.

Ir a la web de Zoom

Skype para negocios. La alternativa más básica

Skype está hecho para videollamadas a nivel básico y personal y la realidad es que la versión básica no está hecha para un entorno empresarial, de modo que le faltan muchas de las prestaciones que tiene Zoom Meeting, por ejemplo.

Sin embargo, su solidez y buen funcionamiento lo hacen una alternativa factible para todas aquellas empresas y negocios que tengan que coordinar a poca gente, o para reuniones y comunicaciones cara a cara donde no haya más de cuatro personas implicadas a la vez.

Además, está disponible para prácticamente todas las plataformas de ordenador y móvil, lo que lo hace más fácil a la hora de integrarlo en nuestro flujo de trabajo.

Del mismo modo, Skype tiene una versión empresarial, integrada con Microsoft Teams, que permite algo más parecido a Zoom Meeting.

Ir a la web de Skype empresarial

Hangouts Business, la herramienta de videoconferencia de Google

Si estamos más integrados en el ecosistema de Google que en el de otros, y por ejemplo utilizamos Google Calendar y similares, quizá nos interese Google Hangouts Meet, la herramienta de videoconferencia, muy similar al Google Hangouts de siempre, pero enfocada en los negocios.

Algunas de sus principales prestaciones son:

  • Videollamadas y audio con hasta 250 participantes si tienes la GSuite Edition.
  • Acceso sencillo a las reuniones con un enlace para unirse con un clic desde móvil u ordenador
  • Integración con Google Calendar, etc.

Ir a la web de Hangouts Business

3. Software de gestión de tareas y proyectos durante el teletrabajo

Esta clase de aplicaciones nos permite gestionar las tareas del equipo, aglutinarlas por proyectos, asignar dichas tareas a usuarios concretos, ver el estado de ejecución, compartir archivos y documentos del proyecto e incluso comunicarse de manera eficiente entre los miembros del equipo.

A destacar el hecho de que una buena aplicación de gestión de proyectos puede permitir realizar casi todo el teletrabajo necesario. Sin embargo, también es cierto que, como suele suceder, las aplicaciones que tratan de hacerlo todo a la vez suelen hacer ese todo de una manera un poco peor que las herramientas especializadas en cada tarea concreta.

Trello. Gestión sencilla de proyectos en formato Kanban

Aunque Trello no disponga de tantas características de gestión de proyectos y tareas como otras herramientas más especializadas, personalmente la he usado durante mucho tiempo y la recomiendo. Principalmente, porque puede ser muy sencilla e intuitiva, sobre todote para proyectos y tareas dentro de empresas con equipos pequeños.

Algunas de sus características más interesantes son:

  • Gestión de tareas sencilla en formato Kanban. De este modo, creas un tablero para el proyecto, en ellos creas columnas y en cada una, tarjetas. El gestor del proyecto puede añadir etiquetas, prioridades, usuarios, fechas, etc, a cada tarjeta.
  • Funcionamiento «Arrastrar y Soltar»: Lo que hace muy fácil reprogramar tareas, cambiar su estado y editar proyectos.
  • Añadir documentos, archivos, etc.
  • Power-ups, que son prestaciones adicionales, como las de calendario, por ejemplo.

Trello tiene muchas funcionalidades gratuitas, aunque apenas puedes usar power-ups en ese caso para aumentar las capacidades.

También está integrado con otras muchas aplicaciones, como Dropbox, Google Drive, etc, al ser tan popular.

Para muchas pequeñas empresas, será intuitivo y eficiente. Sin embargo, para proyectos más complejos o empresas más grandes con necesidades muy concretas, quizá se pueda quedar corto.

Ir a la web de Trello

Asana, la aplicación de gestión de proyectos más interesante para la mayoría

Si en vez de Trello, quieres una gestión de proyectos, tareas y equipos más tradicional para el teletrabajo, Asana debería ser el primer software que pruebes.

Gratis para equipos de hasta 15 usuarios, con Asana podrás gestionar, proyectos, tareas, tener vistas de tablero y calendario, asignar trabajos, controlar fechas de entrega y mucho más.

Además, al ser una aplicación líder y ya veterana, seguramente estará integrada con la mayoría de aplicaciones que ya utilizas, así como con otros servicios como Dropbox y similares.

Sin duda, si Trello no encaja, el 90% de pequeñas empresas y emprendedores encontrarán la mejor opción en Asana.

Ir a la web de Asana

Bitrix 24, probablemente, la mejor opción global para gestionar tu empresa completa en remoto

Si lo que queremos es gestionar todo lo posible la empresa desde un único lugar, Bitrix 24 será, seguramente, lo que estamos buscando.

Esto incluye la gestión de tareas y proyectos, pero no solo eso, también tienes funcionalidades de CRM, administración o comunicaciones, ya que es una gran herramienta de gestión global.

Como suele ocurrir con este tipo de herramientas, esa gran ventaja también puede albergar algún inconveniente. Principalmente que puede resultar un poco apabullante al principio si vamos a usar todo lo que ofrece y que, como suele pasar, lo hace todo bien, pero puede que no llegue tan lejos en cada aspecto como puede hacerlo una herramienta especializada para cada apartado de la empresa.

Sin embargo, para quien no quiere fragmentar, y desea tenerlo todo en un único lugar, Bitrix 24 es recomendable como gestor de proyectos y, si encaja con nuestro modo de trabajar, como mucho más que eso.

A destacar que tiene un plan gratuito bastante generoso.

Ir a la web de Bitrix24

Todoist, la solución más sencilla e intuitiva para gestionar tareas y proyectos

De todas las aplicaciones de gestión de tareas, la que más he usado ha sido Todoist. Para freelancers, autónomos y microempresas, es ideal, porque sus prestaciones son muy buenas y no es tan complicada como pueden ser otras soluciones.

Para equipos, también se puede adaptar. De hecho, Todoist permite, en su versión gratuita, hasta 80 proyectos y 5 personas por proyecto. Las versiones de pago ya incluyen recordatorios, comentarios, adjuntar y compartir archivos…

Personalmente la he usado mucho por su excelente integración con Google Calendar,una herramienta imprescindible en mi flujo de trabajo.

Por eso, para casos sencillos o proyectos más pequeños, con Todoist tendremos ese equilibrio en facilidad y prestaciones. Teniendo en cuenta que muchas empresas se están adaptando al teletrabajo con la necesidad de hacerlo muy rápido, esta facilidad puede ser clave para no provocar una disrupción en la coordinación remota de equipos.

Ir a la web de Todoist

4. Software de trabajo en remoto con documentos y archivos

Estas aplicaciones permiten algo fundamental en el teletrabajo: el acceso, por parte de todos aquellos que lo necesiten, a los distintos archivos y documentos importantes en la empresa. Para ser efectivos en este teletrabajo, estas aplicaciones deben permitir.

  1. El acceso (con permisos y autorizaciones adecuadas) a esos documentos y archivos. Lo que significa tenerlos seguros en la nube de una manera que permita que todo el mundo que los necesite (y posea los adecuados permisos de acceso) los tenga disponibles.
  2. El trabajo concurrente con los mismos. Es decir, que varias personas puedan trabajar en ellos, a la vez si es necesario y sin problemas de versiones anticuadas sin saber quién ha cambiado qué en los informes, las hojas de cálculo, etc.

Las mejores aplicaciones para ello son.

Google Docs, una suite de ofimática muy buena para la colaboración remota en ofimática

Personalmente, esta es la opción que utilizo con mis clientes y para mi trabajo, así que empiezo con ella. En mi caso, la uso por 3 motivos.

  1. Sus aplicaciones ofimáticas son buenas. Puede que no tengan tantas prestaciones como las de Office, pero tienen más que de sobra en mi caso y en muchos otros casos.
  2. La colaboración y edición en línea es excelente. Con un buen sistema de cambios y comentarios por parte de varios usuarios, incluso a la vez, son muy buenos.
  3. Uso bastante el ecosistema de Google. Es decir, Gmail, Google Drive para archivos… Al ser ese mi caso, obviamente la suite de ofimática de Google me sirve mejor que otras al estar mejor integrada de serie.

De esta manera puedo crear contenidos, hojas de cálculo, recibir comentarios, compartir documentos con clientes y que editen directamente lo que deseen…

Además, para mi trabajo, no necesito los servicios profesionales de GSuite (la opción empresarial de esas herramientas) de manera que puedo usarlo todo gratuitamente.

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Office 365. La opción de suite ofimática para los que usan el ecosistema de Microsoft

Si está muy integrado en el ecosistema de Microsoft (es decir, usa Office, Outllok, Skype, etc) entonces Office 365 es la mejor opción para el teletrabajo de ofimática en su empresa.

Sin duda, es la más poderosa y, al final, la elección depende de nuestro caso particular.

Ir a la web de Office 365

Notion. Probablemente, la mejor herramienta para organizar documentación, notas… y todo en general

Personalmente, uso Notion para casi todas mis necesidades de documentación, notas y organización personal.

Es difícil describir Notion, porque es una herramienta vasta y poderosa, pero sería un lugar de trabajo común.

De hecho, permite crear diferentes espacios de trabajo y, en ellos, crear documentos, notas, tablas, calendarios, subir archivos y todo lo necesario para trabajar en cada uno.

Por supuesto, permite compartirlos y que diversos usuarios trabajen en esos espacios, actualizando o modificando esos documentos, tablas, etc.

Por ejemplo, puedo crear un espacio llamado «Marketing» y que todos los que trabajen en eso tengan un lugar centralizado al que acudir para crear materiales, revisar otros, hacer anotaciones, etc.

Personalmente, por ejemplo, tengo un espacio de trabajo creado en Notion para cada aspecto importante de mi negocio. En esos espacios, puedo crear las subsecciones necesarias (por ejemplo, en el apartado Marketing puedo crear una sección específica para el marketing de cada producto o servicio).

Notion tiene una parte gratuita, que se quedará un poco corta enseguida, pero es muy económica por usuario para todo lo que ofrece.

Al principio, puede que sea un poco desconcertante entender qué hace Notion, debido a su enorme poder y prestaciones, pero tras media hora dedicada a aprender, probablemente se dé cuenta de su enorme poder para el teletrabajo.

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5. Aplicaciones de teletrabajo para tener sincronizados y a salvo los archivos de nuestra empresa

Dentro del apartado de colaboración con archivos, es fundamental:

  1. Que tengamos esos archivos accesibles y sincronizados en la nube.
  2. Que tengamos copia de seguridad de esos archivos.

Como veremos, no es lo mismo una cosa que otra, así que veamos las mejores opciones en cada caso.

Dropbox, Google Drive y Microsoft Drive para tener nuestros archivos sincronizados en la nube

Lo ideal es tener todos los archivos en la nube, de manera segura y sincronizada, para que podamos trabajar en ellos y no haya líos de versiones y adjuntos.

Las 3 opciones principales de sincronización de archivos para el teletrabajo son:

  • Dropbox Business. Una opción veterana con un funcionamiento impecable. Además, está implementando interesantes opciones de colaboración.
  • Google Drive. La opción de Google, la más generosa en cuanto a lo que obtienes gratis si lo usamos de manera personal.
  • Microsoft OneDrive. La opción para los que tienen muy integrado el ecosistema de Microsoft en sus procesos de trabajo.

¿Cuál elegir? Pues personalmente, uso Google Drive por lo mismo que ya vengo diciendo, no porque me parezca la mejor de todas, sino porque, uso el ecosistema de Google. He apostado por él y resulta la opción más conveniente en mi caso.

Eso no significa que sea su opción. Si trabaja mucho con Windows y Office, lo más conveniente será Microsoft OneDrive seguramente.

Otras opciones son iCloud de Apple, si es que esa es su preferencia principal.

iDrive, servicio de copia de seguridad de archivos

El tema de tener una copia de seguridad de nuestros archivos es fundamental, pero más aún si vamos a apostar por el teletrabajo. Por eso, es importante un servicio de este tipo.

Esto no es lo mismo que un servicio de sincronización de archivos como los que hemos visto antes.

Si, por ejemplo, alguien con suficiente permiso borra un archivo sincronizado en Dropbox, todos lo perdemos.

Por eso, un servicio de copia de seguridad guarda los archivos importantes en lugar seguro en la nube y, si ocurren accidentes o pérdidas, puede restaurarlos.

Cómo no, de nuevo he probado mil servicios de este tipo y, personalmente, uso iDrive para esto. Tiene 5 GB gratis y un precio económico si necesitamos más, además de interesantes servicios para empresas, como backup de servidores.

Ir a la web de iDrive

SpiderOak One, un software alternativo de copia de seguridad

Si, por lo que sea, iDrive no nos convence, una buena alternativa es SpiderOak One. Este servicio tiene, por ejemplo, aplicaciones nativas en el caso de que use Linux en sus ordenadores (cosa que iDrive no posee).

No tiene un segmento gratuito, pero es bastante económico.

Ir a la web de SpiderOak One

6. Aplicaciones de CRM: Relaciones con clientes y proveedores

No importa si optamos por el teletrabajo o no. Para clientes y proveedores, hemos de tener implementada una aplicación de CRM (Customer Relationship Management) o Gestión de la Relación con Clientes.

Este software nos permite trazar las comunicaciones con ellos, saber en qué punto estamos, qué oportunidades y problemas han surgido, además de tener muy claras las tareas a realizar con ellos para vender y quién tiene que realizarlas.

No importa la distancia, a pesar del teletrabajo, con un CRM podremos estar siempre al lado del cliente.

A este respecto, ya analicé los mejores CRM gratuitos. Así que para este apartado de software de teletrabajo, lo mejor es consultar ese enlace sobre los mejores CRM gratis para empresas.

Ahí se analizan en profundidad las distintas opciones en este sentido.

El teletrabajo se ha convertido en una necesidad imperiosa por circunstancias excepcionales. En la medida de lo posible, tenemos que convertirlo en una oportunidad que optimice la manera de trabajar de los equipos y suponga una ventaja.

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