Especialmente ahora, que el teletrabajo ha experimentado un impulso definitivo, montarnos nuestra oficina en casa, o disponer de una en la que trabajar con seguridad y comodidad, es más importante que nunca.
Tras unos años en los que las oficinas open space de espacios diáfanos se han impuesto, con poco éxito en cuanto a productividad, llega la hora de preguntarse cómo debe ser la oficina perfecta.
Por eso, ya sea en casa o en el lugar habitual al que solemos acudir, estos 5 principios clave permitirán una oficina productiva y cómoda, en la que trabajar resulte placentero.
Índice de contenido
1. La ergonomía y la comodidad
Lo más importante es que la oficina contribuya a un trabajo productivo y a un ambiente agradable, que fomente una atmósfera de colaboración y concentración.
Y lo primero para eso son la ergonomía y la comodidad. Porque no importan el diseño o las modas, si no estamos físicamente cómodos, es imposible estar concentrados.
Además, esta comodidad debe contribuir a nuestra salud, a posturas correctas y ausencia de problemas físicos. Vamos a pasar mucho tiempo sentados, así que es importante hacerlo bien.
Para ello, es necesario material de oficina, como por ejemplo:
- Mesas a la altura adecuada y del tamaño adecuado.
- Sillas ergonómicas que permitan esos largos ratos de trabajo y concentración sin que sean molestos ni dañinos.
- Complementos para una posición adecuada, como almohadillas de ratón, teclados ergonómicos o reposapiés oficina.
2. La ausencia de distracciones
En el contexto actual, rodeados de pantallas y aplicaciones, las distracciones se han convertido en el mayor enemigo de la productividad. En la oficina también, y por eso esta debe estar aislada todo lo posible de esas distracciones innecesarias.
Además de que los espacios deben ser lo suficientemente amplios, y no acumular cosas que impidan un trabajo cómodo y concentrado, el principal factor para no distraerse es la ausencia del ruido.
Esto implica el ruido externo a la oficina, con lo que esta debe contar con un buen aislamiento, pero también el ruido interno.
Para esto último es importante:
- Establecer claramente procesos de trabajo que no fomenten ese ruido que moleste a otros.
- Ayudarse de elementos que contribuyan al silencio y la concentración, como espacios delimitados, que rompan la tendencia de la oficina abierta, o tecnología como auriculares de cancelación de ruidos.
3. La importancia de lo natural
La oficina debe recuperar, en lo posible, el contacto con lo natural para que sea un lugar agradable de trabajo, que fomente la productividad y reduzca el estrés.
Los factores más importantes para esto son:
- La luz natural. En la medida de lo posible, querremos toda la luz natural que podamos y así debemos configurar la oficina y los puestos de trabajo dentro de ella. Al fin y al cabo, se ha demostrado que esta reduce la fatiga visual, los dolores de cabeza y otros problemas hasta en un 84%.
- La ventilación. Ahora más que nunca, por seguridad e higiene, debemos garantizar toda la ventilación posible, especialmente natural.
- La presencia de plantas. Que son el complemento ideal porque aumentan la productividad, inteligencia y felicidad de los trabajadores. No en vano, esta tendencia a incluir plantas en la oficina se está poniendo muy de moda en las empresas punteras.
4. La importancia del descanso
Todo experto en productividad sabe que la capacidad de trabajo se genera y recupera con el descanso adecuado, igual que el músculo en el gimnasio se crea durante el descanso correcto.
Del mismo modo, en Recursos para Pymes hemos visto que, para una mejor productividad personal, son necesarios períodos de trabajo y descanso bien delimitados a lo largo de la jornada.
Una buena oficina debe tener zonas de descanso o permitirlo adecuadamente, de manera que, en esos recesos, no nos veamos atrapados por más trabajo y otras obligaciones, que nos seguirán agotando.
5. La importancia del archivo y el espacio
El minimalismo ha sido y es, en parte, la gran moda todavía. Esto sucede especialmente en algunas nuevas empresas ansiosas de copiar toda tendencia que viene de Silicon Valley.
Pero la realidad es que el minimalismo, especialmente llevado al extremo, no es práctico ni es cómodo.
Y eso repercute en la calidad del trabajo.
La oficina debe ser, ante todo, funcional. Por eso debe tener todo lo necesario y la información que precisamos siempre a mano y bien archivada.
Esa información, tanto en formato físico como digital, debe estar al alcance casi instantáneo de todo el que la necesite (y tenga el permiso de acceso adecuado, claro).
Por eso, en la decisión entre estilo y sustancia, la oficina debe elegir siempre la sustancia, ese ser práctico, ese tener todo lo que se necesita a mano, para no entorpecer el flujo de trabajo ni prolongar los tiempos.
Como vemos, las oficinas están cambiando. Humanizar el trabajo y adecuar el diseño implica aumentar la productividad y felicidad de los que acuden a esa oficina. Y si ahora tenemos que crearla en casa, no podemos dejar pasar estos principios básicos.
Ellos nos ayudarán a conseguir días de trabajo mucho más productivos.