Las ventajas de una centralita virtual en un negocio

centralitas virtuales

La tecnología está permitiendo que el campo de juego en el que compiten empresas grandes y pequeñas se iguale, al menos un poco. Uno de esos avances que permite que pequeños negocios puedan ofrecer el mismo servicio que otros más poderosos son las centralitas virtuales.

Como resultan una herramienta muy útil, pero algo desconocida, hoy vamos a ver en qué consisten y sus principales ventajas.

Qué es una centralita virtual

Una centralita virtual, o también conocido en ocasiones como conmutador virtual para quienes nos visitan desde Latinoamérica, es un sistema de gestión telefónica para empresas que usa voz por IP, es decir, comunicación vía Internet y gestión en la nube.

Esto permite prestar los servicios que hasta ahora daba una centralita tradicional y presencial, pero sin necesidad de comprar y mantener caros equipos telefónicos, o contratar a alguien en nómina como operador.

Para qué quiere una empresa una centralita virtual

Básicamente, porque una centralita virtual permite gestionar todas las necesidades de comunicación telefónica con las máximas prestaciones y por el mínimo coste posible.

Es decir, que sirve para atender mejor a nuestros clientes, presentes o futuros, sin necesidad de una inversión enorme.

Al final, el objetivo de todo negocio, se dedique a lo que se dedique, es el de proporcionar la mejor experiencia posible al cliente. De eso se trata.

Del mismo modo, una de las principales enseñanzas en Recursos para Pymes siempre ha sido que la venta depende del estado del cliente.

Si contacta con nosotros, pero no recibe una buena respuesta o tardamos en ella, el cliente se «enfría». Esto significa que se va con otro o su deseo por lo que quiere comprar disminuye y, cuando por fin tenemos tiempo para él, él no tiene tiempo para nosotros.

Es por eso que la comunicación es tan importante.

Pero aunque este sea el motivo principal, no es el único por el cual una centralita virtual es muy interesante.

La necesidad de adaptarse al teletrabajo y las nuevas formas de coordinación y comunicación

Una buena centralita virtual no sirve solo de cara al cliente, sino que también proporciona herramientas para una mejor gestión interna de las comunicaciones.

Hoy día, esto significa que también debe facilitar una mejor coordinación y trabajo en equipo. En estos tiempos en los que el teletrabajo y la coordinación en remoto ha llegado para quedarse y crecer cada vez más, esto es imprescindible.

La eficiencia va a depender mucho de las herramientas que tengamos para esa comunicación a varias bandas y una centralita virtual es la opción más económica y eficiente.

Otras ventajas de una centralita virtual

Las que hemos visto son las más importantes, pero no las únicas. Por eso, también cabe destacar las siguientes ventajas de un servicio de conmutador digital:

  • Especialmente frente a una centralita tradicional, la principal es la reducción de costes. Tanto de inversión en equipos tecnológicos, como de contratación de personal para el manejo de esos equipos.
  • Reducción de errores. Gestionar las comunicaciones directamente desde la centralita elimina problemas de números equivocados, llamadas que se pierden…
  • Ahorro de tiempo. Pudiendo responder dudas, cuestiones y subsanar buena parte de los problemas sin necesidad de visitas a la oficina y del tiempo que se pierde organizando reuniones y citas.
  • La capacidad de expandir la actividad y «abrir» una oficina virtual donde se precise. Este tipo de soluciones se pueden implantar en cualquier país del mundo en el que exista acceso a Internet. De esta forma, se pueden crear oficinas 100% virtuales, donde la logística y las comunicaciones también sean 100% internacionales y no se vean afectadas por la distancia.

Qué debemos mirar a la hora de considerar una centralita virtual

No todas las centralitas virtuales son iguales. Por eso, lo primero que debemos definir es qué necesidades concretas tenemos.

Hay quien querrá solo un servicio al cliente, porque sus actividades de trabajo en equipo ya las soluciona con Slack o Microsoft Teams. O quizá las reuniones las maneja con Zoom y le va bien, mientras que otras empresas querrán agrupar todo en una misma tecnología y no fragmentar los procesos de trabajo.

Por eso, una vez consideradas estas necesidades, algunas de las prestaciones más interesantes que nos puede ofrecer una centralita virtual son:

  • Una buena gestión de esperas (o colas), con voces profesionales y personalizables en el discurso.
  • Un amplio horario de atención. Las mejores centralitas llegan a ofrecer hasta 24 horas.
  • Conexión con el CRM o, al menos, que el servicio tenga alguna funcionalidad propia en este sentido, para gestionar posibles clientes y las relaciones y actividades con ellos.
  • Servicios de conferencia a varias bandas e incluso videoconferencias para reuniones, tanto internas, como con clientes.
  • Un buen sistema de informes, posibilidad de desvío de llamadas, etc.

Reducir costes y mejorar a la vez la atención y experiencia del cliente parece algo imposible, pero la tecnología lo permite en algunos ámbitos.

El de las centralitas virtuales es uno de esos casos en los que esto es más cierto que nunca. Además, están al alcance de casi toda empresa, sin importar su tamaño o a qué se dedique.

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