Dentro de las técnicas de gestión realmente útiles para el día a día de una empresa, la metodología OKR es una de las pocas que puede ser aplicada por cualquier tipo de negocio, sin importar su tamaño o a qué se dedique.
Por eso, hoy detallamos que son los OKR, su origen y cómo usarlos en la práctica, junto con ejemplos para que se entienda perfectamente.
Índice de contenido
Qué son los OKR
OKR es la abreviatura de Objectives and Key Results, es decir: Objetivos y Resultados Clave.
En la metodología OKR lo primero que hacemos es plantearnos una meta medible, el objetivo. Por ejemplo, lo podemos hacer para objetivos trimestrales y esta es la aplicación tradicional, pero también podemos establecer OKR anuales o incluso mensuales.
Una vez establecido el Objetivo, definimos los Resultados Clave tangibles y también medibles que debemos obtener a fin de que se cumpla ese objetivo.
Los Objetivos de los OKR deben ser concretos, breves y medibles, también inspirar a la acción y dejar claro qué se quiere conseguir. Y no hace falta complicarse.
Ejemplo de OKR
Por ejemplo, para definir los OKR, empezamos por la meta que queremos conseguir.
Objetivo para el próximo trimestre:
- Incrementar los beneficios un 20%.
A partir de este objetivo, y según nuestra situación y nuestra estrategia general, nos planteamos qué Resultados Clave producirían que ese objetivo se cumpliera.
Siguiendo el ejemplo, estos Resultados Clave podrían ser:
- Reducir los costes generales un 10%.
- Aumentar la inversión en marketing un 10%.
- Incrementar las repeticiones de compra un 5%.
La empresa, haciendo números, cree que con conseguir esos resultados en costes, marketing y repeticiones puede conseguir ese 20% o más que se ha propuesto, así que se enfoca en producir esos 3 resultados, para que estos desencadenen automáticamente el objetivo.
El Objetivo es hacia donde vamos, los Resultados Clave son los caminos escogidos para llegar hasta él.
Como vemos, tanto el Objetivo como los Resultados Clave son medibles en todo momento. Así, cuando nos pongamos en marcha, nos concentramos en producir esos 3 resultados y vamos recogiendo datos de cómo va su ejecución.
En qué se diferencian los OKR de los KPI’s
Antes de seguir, conviene aclarar que los OKR y los KPI’s no son lo mismo ni tienen la misma utilidad en una empresa.
Los KPI’s, abreviatura en inglés de Key Performance Indicators o Indicadores Clave de Desempeño, son una serie de métricas que usamos para controlar cómo está yendo la empresa.
Es decir, que los KPI’s son como un cuadro de mando que controlamos para ver cómo lo estamos haciendo. En general, habrá una de serie de indicadores clave que, sea cual sea la situación de la empresa, su actividad o su tamaño, querremos tener siempre en cuenta: ventas, valor de por vida del cliente, flujo neto de caja mensual…
Los OKR tienen una dimensión más activa y específica, relacionada estrechamente con el objetivo concreto que deseamos alcanzar (esa O de OKR).
Así, si me planteo el objetivo:
- Aumentar un 30% los ingresos para el próximo trimestre.
Y defino como Resultados Clave para que eso ocurra:
- Realizar 3 campañas de marketing con clientes ya conseguidos.
- Aumentar un 10% las ventas conseguidas por dos canales diferentes de marketing:
- Anuncios de pago por clic.
- Email en frío.
En los OKR mediré y controlaré lo relacionado con ese objetivo del 30% y, cuando lo cumpla o pase el tiempo, seguramente plantearé otro Objetivo y otros Resultados Clave.
Sin embargo, los KPI’s de mi empresa seguirán siendo los mismos y seguirán teniendo esa dimensión general y global, algo más «pasiva», consistente en ir recogiendo datos clave para saber en todo momento cómo va nuestra empresa en sus dimensiones principales.
Hay quien dice que los KPI’s son como el tablero de mandos del coche que nos dice cómo está y que los OKR son como el GPS que nos lleva en la dirección correcta.
Origen de los OKR
Aunque muchos relacionan los OKR con Google y su metodología de gestión, no son los únicos ni los primeros en usarlos. El origen de los OKR nos lleva hasta los años 70 y la empresa de procesadores Intel.
Su CEO, Andy Grove, creó la metodología OKR y John Doerr, uno de los primeros inversores en Google, la aprendió cuando trabajaba con Grove en Intel y la popularizó a principios de los 2000.
Google empezó a probar la metodología OKR durante un par de trimestres y los ha empleado desde entonces. Actualmente, determina OKR’s anuales y trimestrales, manteniendo reuniones globales para compartirlos y analizar su evolución.
Muchas tecnológicas siguieron el ejemplo de Google y aplican los OKR. Algunas empresas, como Sears, alegan excelentes resultados de su implantación global.
Lo mejor de todo es que no tenemos que ser Google, ni una empresa gigantesca con 20.000 empleados como Sears. Poner en marcha los OKR sirve igual de bien para un autónomo o una pyme, así que vamos a ver cómo aplicarlos en la práctica.
Cómo usar los OKR
Lo primero es fijar objetivos que nos den una dirección clara de hacia dónde va la empresa. Recordemos que mediante los OKR marcamos el camino y no necesariamente tendrán que ver con las ventas o los ingresos, podemos poner OKR para aumentar la satisfacción de los clientes, de los empleados, para mejorar un producto…
Paso 1. Plantearnos un objetivo que sea un reto, pero no imposible
El primer paso es plantearnos un objetivo para los OKR, el cual debe suponer cierto reto (o de lo contrario, no nos motivará ni tendrá mucho sentido), pero que este no resulte imposible.
Ejemplo: Aumentar la conversión de la tienda online un 15% dentro de 2 meses.
Como vemos, este objetivo es:
- Concreto. Es un 15%, no una intención vaga de aumentar la conversión en la tienda.
- Medible. Ese 15% nos determina si lo hemos conseguido o no.
- Con una fecha de cumplimiento. En este caso, 60 días, tras los cuales sabremos si lo hemos logrado. Un objetivo sin fecha es un mero deseo.
Paso 2. Preguntarnos qué resultados clave harían que ese objetivo se cumpliera
Ahora cabe preguntarse: ¿Qué resultados harían que ese objetivo no tuviera más remedio que cumplirse?
Si analizamos nuestra tienda podemos ver que, si reducimos el abandono del carro de compra un 20%, ponemos otro medio de pago para los que no se fíen de pagar con tarjeta y rediseñamos las páginas de productos para hacerlas más atractivas, la conversión no tendría más remedio que aumentar.
Así que nos planteamos esos resultados clave, de nuevo de manera concreta, sencilla y medible.
- Reducir el abandono del carro de compra un 20% para dentro de 30 días.
- Implantar un nuevo medio de pago (transferencia o cargo en cuenta) para dentro de 7 días.
- Terminar el nuevo rediseño dentro de 20 días.
En Recursos para Pymes, se ha diseñado una pequeña aplicación donde se pueden seguir tanto los Objetivos como los Resultados Clave. He aquí un pantallazo de la sección principal, donde se puede ver todo un OKR real y sus resultados clave de un vistazo.
Paso 3. Ejecutar las acciones necesarias para conseguir los resultados clave
Tenemos el destino (Objetivo), tenemos los caminos que creemos que nos llevarán irremediablemente hasta dicha meta (los Resultados Clave), pero tenemos que andar, así que nos ponemos en marcha y vamos ejecutando acciones concretas para cada Resultado Clave.
Paso 4. Controlamos la ejecución de los Resultados Clave recogiendo datos
En este paso, vamos controlando la ejecución de esos Resultados Clave y cómo nos vamos acercando a cada uno, conforme vayamos terminando las tareas necesarias.
En Recursos para Pymes, esto se hace con un indicador de progreso porcentual para cada resultado, dentro del apartado de Resultados Clave de la aplicación que se usa para manejar OKR e ir actualizando datos de esos resultados.
Paso 5. Comprobamos si los Resultados Clave han permitido conseguir el Objetivo del OKR
Los OKR, como cualquier otra herramienta de gestión, no es algo pasivo, sino vivo y que cambia y se adapta. Podemos haber presentado el Resultado Clave del rediseño de la web, pero que este no proporcione los datos que esperábamos.
En ese caso, podemos modificar el Resultado Clave del OKR que no está funcionando o incluso introducir otro nuevo. Controlar de cerca nos permite corregir el curso.
Al fin y al cabo, nunca sabremos de antemano si los Resultados Clave que hemos planteado serán suficientes para el cumplimiento del objetivo principal hasta que nos pongamos en marcha.
¿Cuántos objetivos a la vez son recomendables en los OKR?
La consecución de objetivos es inversamente proporcional al número de objetivos que nos hayamos propuesto. Es decir, que cuantos menos, mejor.
Así es la vida real, de modo que es importante no tener más de 3 objetivos propuestos dentro de los OKR.
Es mucho más importante elegir una meta principal de calidad que sea capaz de marcar toda la diferencia, que empezar a poner esos mil objetivos que nos planteamos en un momento de hipermotivación, pero que abandonamos a los dos días.
¿Se pueden aplicar los OKR en otros ámbitos?
Por supuesto, siempre que queramos conseguir un objetivo, ya sea personal (como perder peso) o profesional (como aumentar los ingresos), podemos aplicar la metodología OKR.
Lo bueno de los OKR es que nos mantienen enfocados y, sobre todo, nos obligan a pensar en términos de resultados tangibles y concretos que producir.
Si quiero perder 3 kilos este mes sin demasiado esfuerzo (Objetivo), podría plantearme como resultados tangibles:
- Reducir un 20% el tamaño de las porciones de comida (o echar algo menos a ojo, tampoco hay que ser así de estrictos).
- Salir a correr 2 veces por semana.
- Una de las comidas diarias, al menos, está compuesta casi totalmente de vegetales y un poco de fruta: ensalada, verduras a la plancha o al vapor.
Como vemos, nos centramos en conseguir diariamente esos 3 Resultados que son medibles. Sé perfectamente si hoy una de las comidas ha sido vegetal con menos calorías o no, o si esta semana he salido a correr y si he reducido las porciones.
Y también puedo ajustarlo por el camino si es necesario. Si hoy no he comido algo con vegetales, puedo compensar mañana con dos comidas que sean de ese tipo.
¿Cuáles son las claves del éxito al aplicar los OKR’s?
En mi experiencia profesional y personal, son estas:
- El objetivo debe ser concreto y fácilmente entendible y medible.
- El objetivo debe obligarnos a estirar un poco nuestras habilidades y esfuerzo más allá de nuestra zona de confort, pero no debe ser imposible.
- No poner demasiados objetivos a la vez.
- El éxito está en descubrir y detallar bien los resultados que conseguirán cumplir el objetivo, y también deben ser extremadamente sencillos y concretos.
- Hemos de ser disciplinados a la hora de recoger datos para ver si estamos cumpliendo esos resultados. Es fácil quedarse atrás en esta parte, pero un poco de disciplina recogiendo esos datos será muy rentable.
Como vemos, la metodología OKR puede ser muy interesante para cualquier negocio y marca la dirección de una empresa, enfocándola en resultados y acciones. Porque a veces podemos plantearnos aumentar los ingresos un 20% en el próximo trimestre, pero luego la vida sigue igual, cada día hacemos lo mismo y no hemos planteado qué resultados tenemos que presentar para conseguir ese objetivo.
Es lo que suele pasar con la mayoría de metas que no usan el enfoque OKR, que se quedan en meros deseos.