Cuando al pequeño empresario le aparece la obligación, o la necesidad, de planificar algo (ya sea por ejemplo un plan de marketing, de empresa o para crear un nuevo producto) también le suele surgir la concepción de que le toca atravesar un "via crucis" complejo cuyos resultados son más que dudosos.
Pero no tiene por qué ser así, de hecho en esta misma web ya se ha comentado cómo enfocar el tema de la planificación así como alguna técnica y táctica efectiva para facilitar ese proceso tan necesario que es planificar.
En este artículo se quiere detallar de manera concisa y concreta la que probablemente sea una de las mejores maneras de hacer planes y no tiene nada que ver con complejos modelos o complicadas teorías.
En realidad es muy sencillo.
Una de las primeras cosas que te enseñan en la facultad de economía se llama "Teoría de juegos".
A pesar del nombre lúdico poca diversión suele tener, pero es interesante porque enseña a resolver problemas. (Quien haya visto la película Una mente maravillosa con Russell Crowe habrá tomado contacto con esta disciplina, ya que Nash y su "equilibrio" son dos pilares fundamentales de la teoría de juegos).
El caso es que cuando el final de algo es incierto y uno desea conocer la mejor solución para un problema, donde no sabes lo que va a pasar por el camino, una de las maneras más óptimas de afrontarlo es mediante la resolución "hacia atrás".
Es decir, primero te centras en el resultado final que deseas alcanzar y desde ahí trazas el camino hasta el principio.
Si alguna vez ha visto algún laberinto en las típicas páginas de pasatiempos le sonará esta técnica, ya que una de las maneras más fáciles de resolver uno de esos enredados dibujos es comenzar desde el punto de llegada y trazar la línea hasta el punto de salida en vez de hacerlo de la manera habitual.
Cuando tenemos que planificar nos encontramos ante una situación similar. Debemos alcanzar una serie de objetivos en un tiempo futuro (como un número de ventas o unos determinados beneficios) y lo que nos espera es incierto.
Si aplicamos la técnica mostrada y empleamos la planificación "hacia atrás" nos resultará mucho más fácil realizar un plan práctico y útil que tenga posibilidades de cumplirse.
La cuestión es, primero centrarse en lo que se quiere conseguir y ver a nuestro negocio con el objetivo cumplido, hemos obtenido esas ventas o hemos alcanzado esa cifra mágica de beneficios. Con esa viva imagen en la cabeza nos preguntamos "¿Cuál ha sido justo el paso anterior necesario para llegar ahí?" y ver qué es imprescindible que tengamos o hayamos hecho para haber obtenido el objetivo.
Por ejemplo, si nos vemos con el objetivo de conseguir 3.000 euros más en ventas para final de mes y nos imaginamos con el objetivo conseguido nos preguntamos "¿cuál es el paso justamente anterior a haber conseguido el objetivo?"
Probablemente nos venga a la mente que habrá sido necesario conseguir unos 50 clientes más, o bien haber conseguido que cada cliente aumente su cuantía de compra en unos 20 euros por persona.
Una vez tenemos claro cuál es el paso anterior al objetivo final repetimos el proceso con dicho paso y esta vez nos preguntamos qué es lo necesario haber conseguido para haber llegado a ese penúltimo escalón.
Si la conclusión más factible es que precisamos 50 clientes más y nos imaginamos claramente con ese número alcanzado, probablemente el paso justamente anterior que nos ha llevado hasta ahí y que aparece en nuestra cabeza podría haber sido, por ejemplo, aumentar nuestros esfuerzos de llamar o visitar clientes un 20% o bien haber conseguido cerrar un 15% más de tratos de los que conseguimos actualmente.
El proceso de ir dando cada vez un paso hacia atrás y preguntarnos qué sería necesario hacer o tener para llegar hasta ahí es la planificación hacia atrás y resuelve un enorme problema, (que de hecho es el mayor problema a la hora de planificar) y es que no solemos tener ni idea de qué hacer para alcanzar nuestros objetivos.
Cuando planificamos hacia atrás solventamos eso en buena parte porque, como se puede comprobar, es más fácil saber qué necesitamos hacer para conseguir llegar dónde deseamos cuando vamos desde el final hacia el principio que desde el principio hasta el final.
Obviamente cuando estemos planificando nos surgirán varios caminos a seguir, porque no hay una única manera de conseguir las cosas (como hemos visto se pueden conseguir más clientes llamando más veces por teléfono o bien siendo mejores a la hora de cerrar las ventas) pero la ventaja de planificar hacia atrás es que podemos ver mucho más claramente lo que es necesario cumplir para llegar donde nos proponemos.
Cuando seguimos ese proceso hasta llegar al punto de inicio (nuestra situación actual) habremos conseguido delimitar las etapas y acciones que tenemos que alcanzar para llegar donde nos proponemos y tendremos todo un plan detallado y concreto que podremos poner en marcha al instante.