He sido culpable más veces de las que me gustaría de algo que comparto con bastantes emprendedores. Sobre todo con aquellos inclinados como yo hacia la tecnología y las redes.
He sido culpable de probar prácticamente toda herramienta existente bajo el sol en lo que se refiere a gestión de tareas, CRM y clientes, facturación y contabilidad, gestión de proyectos y cualquier otra vertiente del negocio que se nos ocurra.
He saltado de una a otra constantemente, buscando la que encajara a la perfección y cumpliera su promesa de días de trabajo fáciles y soleados.
El problema es que no hay una herramienta perfecta en nada y tenemos que alcanzar un compromiso con lo que es suficientemente bueno para nuestra situación personal.
El problema de creer en la herramienta perfecta es que te pasas más tiempo aprendiendo a usarla (y luego usar la nueva a la que te cambias) que dedicado a lo importante: conseguir clientes.
Es decir, que te pasas más tiempo optimizando tu forma de trabajar que trabajando.
Persiguiendo la perfección he incurrido en más costes de los que me gustaría: costes de aprendizaje, de tiempo, de traslado de una herramienta a otra…
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La solución al problema de la herramienta perfecta
Sencilla, al menos de decir.
Debemos actuar con lo que sea suficientemente bueno y construir desde ahí.
Porque si estamos siempre en movimiento de un programa a otro, no edificaremos nada sólido.
Lo mismo ocurre con el momento perfecto. Más de una vez me han preguntado cuál es el mejor momento para emprender, para enviar una campaña de marketing, para llamar a un cliente o para lo que sea.
Y siempre cito a Seth Godin:
«El mejor momento era el año pasado, el segundo mejor momento es ahora».
Y digo mejor momento porque el perfecto es un mito.
Tenemos que encontrar algo que sea lo bastante bueno, que cubra los mínimos necesarios, y lanzarnos al mar desde ahí, navegando y corrigiendo el rumbo lo mejor que sepamos.
Perseguir la perfección sólo lleva a que no hagamos nada. Sólo consigue que estemos eternamente planeando, o como mucho empezando sin acabar. Y terminar es lo que define realmente a los que consiguen cosas, a todos esos que admiramos.
Las herramientas que utilizo para gestionar mis iniciativas
Las enumero porque de veras que me lo preguntan a menudo, no porque sean las mejores en cada caso. Simplemente son las que, de momento, me sirven y han hecho que deje de saltar una y otra vez cuando sale algo nuevo.
Y es que he aprendido que ese brillo que tiene lo nuevo se va pronto.
1. Gestión de tareas y del día a día
Probablemente la vertiente más importante. Para eso utilizo una mezcla del veterano Calendario de Google donde anoto entregas, recordatorios, etc, más papel para el día a día.
Sí, papel.
En concreto el viejo sistema de Emergent Task Planner y un boli Bic barato.
2. Contabilidad y facturación
He optado por delegar al 100% a pesar de mi pasado como asesor. Simplemente, no me gusta y empleo demasiado tiempo por culpa de que no me guste.
Por eso, no puedo dar una respuesta ya en cuanto a software de facturación o gestión, pero para aquellos que estén buscando opciones de programas de contabilidad, he aquí una lista muy interesante.
3. Toma de notas y gestión de conocimiento
Al trabajar constantemente con información y conocimiento, empleo Notejoy en su versión de pago para la toma de notas, elaboración de borradores, gestión de ese conocimiento…
He usado casi todo en este tiempo, desde Evernote, hasta OneNote, Google Keep, etc.
Notejoy es ideal para mi caso personal y su extensión de Chrome (mi navegador principal), se adapta perfectamente a mí.
4. Suite ofimática
He vendido mi alma a Google, así que uso Google Docs para crear contenidos y colaborar en tiempo real con clientes.
También uso Google Sheets para hojas de cálculo.
Aunque reconozco que nada ha podido acercarse aún al Excel en cuanto a poder, mis necesidades actuales de hoja de cálculo son muy básicas.
5. CRM y gestión de clientes
Este tema ya lo comenté largo y tendido en los mejores CRM gratis para emprendedores, autónomos y pequeñas empresas.
Sin embargo, debido a que he vuelto al papel en este 2019 para mi día a día, también estoy simplificando mis tareas de CRM y construyendo poco a poco uno muy sencillo en una hoja de cálculo.
Si funciona bien, lo compartiré.
Estas son las herramientas. ¿Son perfectas? No, ni falta que les hace. Pero son lo bastante buenas y me ayudan a trabajar, en vez de impedirme hacerlo, a la vez que me ahorran tiempo, en vez de añadirlo.
El juego de la eterna espera
Hace un tiempo tuve que cambiar de ordenador. Mi pobre Macbook de 2008 renqueaba de mala manera y la pantalla empezaba a dar signos de agotamiento.
Al buscar opciones me dí cuenta de que, si esperaba un poquito más, saldría este o aquel ordenador que sería algo mejor que el resto por el mismo precio. Pero cuando salía, ya había noticias de otro, y de otro… y así siempre.
Al final, el juego de buscar la opción perfecta se convirtió, como siempre, en un horrible juego de la espera.
Personalmente, odio ya quedarme atrapado ya en esos juegos. Ahora trato de romper ese círculo vicioso y decidir en base a unos compromisos mínimos.
Como muchas otras cosas bonitas de las leyendas, lo perfecto no existe y lo único que hace esa noción es capturarnos en una ilusión que nos impide avanzar.
Hace poco se puso de moda un programa de televisión, lo presentaba una tal Marie Kondo. Iba de minimalismo, orden y perfección. Eso tampoco existe y es otra trampa.
Hay que saber lidiar con un nivel de caos y desorden, igual que hay que trabajar con tachones y herramientas imperfectas. Porque la vida real es así.