5 consejos para gestionar recursos humanos en tiempos de cambio

Recursos humanos

Jim Collins lo dejó bien claro en su libro Good to Great, donde analizaba qué hacían de manera diferente las empresas de mayor éxito.

Estas son las que ponen a la persona adecuada en el «asiento adecuado del autobús» (el negocio). Cuando es así, este avanza a toda velocidad y no se detiene por nada.

Importante lo del asiento adecuado, porque podemos tener una plantilla formada por estrellas, pero que no se estén dedicando a aquello en lo que son los mejores.

Tener un negocio es una cuestión de personas, y muchas veces estas son lo más difícil de gestionar, porque somos humanos, no máquinas.

Y no me refiero necesariamente a controlar productividad, tiempos o disponer de un buen software de recursos humanos. Me refiero al hecho de que, si hasta ahora los negocios eran una gestión de talento, en estos tiempos ese reto ha crecido.

Si algo nos ha dejado esta pandemia es darnos cuenta de que está cambiando la manera de gestionar nuestro activo más importante.

El teletrabajo ha venido para quedarse, las necesidades de colaboración online son mayores que nunca y es prioritario optimizar esa gestión y ser capaces de trabajar con diferentes equipos ubicados en lugares distintos.

Por eso, hoy me gustaría compartir algunas recomendaciones a la hora de coordinar proyectos y equipos diferentes.

1. Usar la herramienta adecuada para cada cosa

El email es un excelente medio para compartir información concreta que no se modifica en el tiempo, pero es una horrible herramienta de colaboración online.

Si la usamos para eso, pronto nos encontramos con el típico intercambio de correos en el que hemos perdido el hilo, con anexos de título confuso, como documentofinal.docx, documentofinal2.docx, documentofinalfinal.docx…

Creo que todos nos hemos visto en esa situación.

Así que tengamos un lugar en el que colaborar en tiempo real y que trace bien los cambios (como Google Docs en el caso de documentos, o calendario online para ver horarios y citas, por ejemplo) y otro para comunicaciones de información imperecedera que no cambia, como el email.

Pero usar para un trabajo una herramienta que no está hecha para eso, solo porque es la que conoces, resulta un desastre que se podría evitar con un poco de tiempo en aprender.

2. Mantener las reuniones al mínimo

Si las reuniones ya eran una fuente de pérdida de productividad enorme, con el auge de las videoreuniones, esto se ha acentuado.

Algunos estudios recientes de la Universidad de Stanford ya han revelado por qué las reuniones a distancia son más agotadoras todavía que las que son en persona. Por este motivo, es importante seguir aún más las reglas básicas para reuniones productivas, y que son:

  • Mantener el número de reuniones al mínimo. Muchas pueden ser sustituidas por un email a los interesados.
  • Duración breve y cumplirla a rajatabla. Por ejemplo, 20 minutos máximo, eso obliga a centrarse en los temas importantes y no divagar.
  • Que tengan un objetivo claro y no se admitan cosas que no están en el «orden del día» de la reunión, para no prolongarla.
  • Que al terminar, todo el mundo sepa lo que tiene que hacer en la práctica con las conclusiones de la reunión. Es decir, que salgan acciones concretas para una fecha y responsables de dichas acciones. Si no es así, se produce el temido efecto de que, después de una reunión, todo sigue igual y solo hemos perdido dos horas.

3. Poner la tecnología al servicio de nuestro flujo de trabajo y no al revés

La mejor tecnología es la que facilita la vida y se «quita de en medio». No se nota que está ahí y contribuye a acelerar los procesos de trabajo.

Por ejemplo, un software en el que pueda almacenar información de manera cómoda y encontrarla rápido cuando la necesite, que me permita firmar documentos online o calcular impuestos de un modo sencillo…

Pero esa otra tecnología que me pide aprender demasiado y cambiar mis flujos de trabajo para adaptarme a ella, al final me quita más tiempo del que me ahorra.

Si notamos que tenemos eso, es mejor cambiar o simplificar.

Uno de los motivos por los que el Excel no muere ni lo hará es, precisamente, porque es tan adaptable que permite plasmar, de manera flexible, lo que necesitamos hacer para muchos trabajos.

4. Enfocarse en resultados en vez de en el tiempo

Tenemos un problema con la presencialidad. Demasiadas horas que hacen disminuir la productividad, aumentan el agotamiento y queman nuestro recurso más valioso: las personas.

Es hora de poner los resultados por encima del tiempo, pero es hora de ponerlos de verdad.

Si alguien acaba su trabajo más temprano, se ha ganado no tener que estar disimulando frente a la pantalla del ordenador dos horas más.

Eso es algo demasiado común que alejará al verdadero talento de nuestra empresa.

5. Establecer una política de comunicación clara

Este es otro de los fundamentos básicos que se pierden a menudo. Como consultor, he estado en muchas grandes empresas y siempre ocurría lo mismo: no había comunicación.

Había muchas reuniones y un montón de correos en la bandeja, pero cero comunicación.

Hablabas con gerencia y te mostraba los objetivos que tenían previstos. Hablabas con los que se tenían que encargar de cumplirlos y no tenían ni idea de que esos fueran los objetivos.

De la misma manera, en cuanto no hay comunicación clara, quedan huecos y en esos huecos crecen los rumores. De nuevo, todos hemos estado ahí y sabemos lo dañinos que son para una empresa.

Tanto si las cosas van mejor como si van peor, han de comunicarse claramente. Todos debemos saber la dirección en la que tenemos que remar y si hace falta hacerlo más rápido.

Porque en estos tiempos de cambio, quienes no han tenido nunca una buena gestión de personas lo están acusando más que nunca. Y hemos de tener claro que muchas cosas que han cambiado no volverán a ser como antes.

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