5 aplicaciones web imprescindibles para emprendedores y pymes

En el artículo anterior el tema era el recomendable Thinking Rock, un software gratuito para organizarse adecuadamente y gestionar nuestras tareas de manera más eficiente, en este caso, y siguiendo la misma línea, vamos a echar un vistazo a las herramientas online que hay por Internet y que pueden ayudar a una pyme o un emprendedor a gestionar mejor su actividad.

De un tiempo a esta parte han surgido una enorme cantidad de aplicaciones web destinadas a gestionar nuestros proyectos, nuestros clientes, nuestras tareas, nuestros documentos y miles de cosas más a través de Internet. De hecho es apabullante el número de webs, y también un poco descorazonador que el 99% de ellas sean en inglés, salvo alguna honrosa excepción.

Las aplicaciones web tienen la enorme ventaja de que, normalmente, no hay que instalar nada y que si tienes un ordenador con conexión a Internet, estés donde estés, puedes irte manejando.

Están especialmente pensadas para emprendedores que utilizan asiduamente la red y/o están en constante movimiento. Su principal defecto es obvio: si no hay Internet, estás atado y amordazado, no puedes hacer nada (además de que si un día la empresa proveedora desaparece, algo no demasiado raro en Internet, tu trabajo también puede desvanecerse). Ese inconveniente puede que en breve se solvente (con iniciativas como Google Gears), pero por el momento así está la cosa.

La mayoría de las veces uno se registra en una de estas webs, prueba un rato lo que le ofrece y luego se olvida para siempre porque tampoco ve una enorme ventaja ni le soluciona la vida, y más en un contexto en el que Internet en España sigue siendo lenta, poco accesible y cara.

Aún así, hay pequeñas joyas, realmente útiles y que pueden proporcionarnos una gestión más eficiente de nuestro negocio, si nos tomamos un poco de tiempo en aprender a usarlas (y en ocasiones aprender un poco de inglés de paso), he aquí algunas de las que, en opinión de Recursos Para Pymes pueden merecer realmente la pena.

Si les echa un vistazo, no será tiempo perdido.

Google Docs y Hojas de Cálculo

¿Necesita crear un excel y no está delante de su ordenador? ¿Compartir documentos con colegas de trabajo qu están lejos? ¿Acceder a archivos importantes esté donde esté?

Google Docs es un programa de procesador de texto y de hoja de cálculo, gratuito, basado en web (como todas las aplicaciones de este artículo) y que le permite trabajar y coordinarse esté donde esté a la hora de realizar documentos, hojas excel, compartir el trabajo con otros a distancia, etc.

En definitiva Google Docs le permite trabajar desde cualquier ordenador con Internet como si estuviera delante de su suite de Ofimática, colaborar y compartir el trabajo, acceder a sus archivos donde haya una conexión a Internet, etc.

Puede que no sea el más puntero ni el que más opciones tiene (hay de hecho otras webs que permiten también trabajar con powerpoints o dan más capacidad de almacenamiento) pero se pone el primero por las siguientes razones:

• Está en español.
• Es de Google, es decir, ahora no es lo más avanzado en la red (hay alternativas más «punteras» con prestaciones más adelantadas), pero cuando probablemente esas alternativas hayan desaparecido o sean absorbidas, Google será el estándar que todos usarán. Si uno usa sus herramientas, no puede ir errado.
• Es realmente útil, porque hoy día pocas cosas administrativas en su empresa se pueden hacer sin un ordenador y software de ofimática.

Para no hacer este un post dedicado 100% a Google sólo comentar que también merece la pena Google Calendar, para gestionar su agenda y tareas cómoda y gratuitamente en vez de utilizar el Outlook.

Remember the milk

Gestionar nuestras tareas, recordar nuestros compromisos y que no se nos olvide nada es algo que el empresario de hoy no puede hacer de memoria y algo para lo que, muchas veces, la vieja y fiel libreta se queda corta.

Últimamente ha surgido una enorme cantidad de aplicaciones web para ayudarnos a gestionar nuestra agenda y nuestras ocupaciones, de las probadas hasta ahora Remember the milk es una de las que mejor impresión ha dejado, de hecho, una de sus grandes ventajas es que se puede usar en español y se puede empezar a usar gratuitamente.

Sencilla y efectiva organización de tareas (se pueden añadir tareas a través de un e-mail por ejemplo), recordatorio mediante e-mail o mensajería instantánea (y para móvil en Estados Unidos), integración con Google Calendar, etc. Remember the milk es sin duda una de las aplicaciones más avanzadas y útiles en este sentido.

Campfire. Reuniones virtuales y chat en grupo (en inglés).

Si precisa hablar de negocios, intercambiar documentos, chatear con compañeros para tratar ese tema importante y cada uno está en un sitio físico distinto, olvídese de MSN Messenger y otras herramientas de mensajería instantánea, que estarán bien para un chateo entre amiguetes (y pasarse esa foto de las vacaciones), pero para cosas serias y reuniones de trabajo Campfire permite realizarlas, intercambiar documentos, tener una pizarra en blanco donde dibujar y mantener una reunión virtual desde su propio navegador, sin tener que tener todos el mismo programa de chat instalado o problemas de compatibilidad.

Una de las herramientas profesionales que más éxito ha tenido hasta ahora y no es para menos, porque se encuentre donde se encuentre puede mantener una reunión y concretar los datos e información importante de manera sencilla y profesional.

Altamente recomendable si precisa esta clase de servicio, especialmente porque también se puede comenzar a usar gratuitamente (máximo 4 usuarios en el chat y 10 megas de almacenamiento de archivos).

La misma empresa también ofrece Basecamp, una herramienta de gestión de proyectos y colaboración profesional muy recomendable también. La única pega es el inglés para aquellos que no dominen lo básico.

Desktoptwo. (en inglés).

He aquí un vistazo a lo que en un futuro podría ser normal, los sistemas operativos en web (Web OS), que es como si tuviera una especie de Windows (con sus programas y demás) dentro de su navegador.

Hay ya varias alternativas para manejar desde nuestro navegador una especie de sistema operativo (con su software de e-mail, creación de textos, etc.) estemos donde estemos. EyeOS fue uno de los más veteranos, Desktoptwo uno de los que mejor pinta tienen.

Todas estos «Web OS» están en estado Beta, con lo que pueden fallar y no es nada recomendable utilizarlos para nuestro trabajo diario constante, pero en un instante en que precisemos leer o escribir un mail, terminar un documento o consultar la agenda, con estos sistemas operativos en web lo podemos hacer desde cualquier ordenador y en un sólo lugar.

Más curiosidad que otra cosa por su estado tan prematuro, los Web OS son una de esas golosinas, con más azucar que alimento, que gustarán a todo aquel profesional tecnófilo y en movimiento.