Con este artículo se inicia una serie dedicada a comentar y dar a conocer software, utilidades y herramientas que pueden ser de interés para pequeñas y medianas empresas que quieren mejorar su gestión y facilitar su trabajo.
El software y la tecnología son apoyos, palancas, es decir, instrumentos que nos permiten hacer las cosas en menos tiempo, de un modo más profesional, más cómodo o más efectivo. Por eso esta serie quiere mostrar en ese sentido lo que está al alcance de toda empresa y autónomo que no tenga reparos a probar cosas nuevas que puedan mejorar su forma de trabajar y la de sus equipos.
Hoy día toda empresa maneja una suite de ofimática para elaborar sus documentos, sus informes, sus planes o sus hojas de cálculo.
Sin lugar a dudas Microsoft Office es la líder con mucha diferencia, si bien es muy recomendable echar un vistazo a alternativas (libres y gratuitas) como OpenOffice.
Actualmente, con el auge de la Web 2.0 y el cierre del hueco entre aplicaciones de escritorio y aplicaciones web, simplemente utilizando nuestro navegador podemos acceder a tener una suite de ofimática que nos permita trabajar en nuestras hojas de cálculo o presentaciones como si estuviéramos delante de nuestro software favorito pero sin necesidad de salir de nuestro navegador o tener instalada ninguna suite de las nombradas antes.
La ventaja de esto es obvia. Podemos acceder desde cualquier ordenador conectado a Internet, los equipos de trabajo pueden acceder y gestionar, modificar o trabajar colaborativamente en documentos, lo que generemos es compatible con Microsoft Office u Open Office, etc.
El principal problema hoy día es que, como en el 99% de los casos, todos esos sitios no están en español, sino en inglés.
A nadie se le escapa que en ese sentido seguimos estando a años luz de retraso.
He aquí algunos de los sitios más destacables donde, de manera gratuita para empezar, podemos tener nuestra pequeña oficina en la red, trabajando y compartiendo documentos donde quiera que nos encontremos.
Thinkfree: se puede uno dar de alta gratuitamente y tiene 1 Gb para almacenar archivos y documentos, puede compartir documentos con el equipo de trabajo, abrir y ver archivos en formato Word, Excel, etc. además de poder acceder a documentos que la comunidad de miembros de Thinkfree comparte libremente, como informes, plantillas de presentaciones, etc.
La palabra clave es poder, con Thinkfree tienes practicamente una suite ofimática completa y profesional en tu navegador de Internet, pudiendo hacer con él prácticamente todo lo que puedes hacer en tu Word o Excel.
Obviamente eso implica que hace falta también una conexión a una velocidad decente para que en el navegador se instale (al menos la primera vez) el componente necesario para acceder a todo ello.
Zoho: muy similar a Thinkfree, en Zoho.com tienes la posibilidad de utilizar un procesador de textos, hoja de cálculo, herramienta de presentaciones etc. sin necesidad de estar en un ordenador que tenga instalado Microsoft Office.
Igualmente también puedes almacenar los documentos en los que estás trabajando, compartirlos para que otros usuarios o compañeros de equipo ayuden o revisen, etc.
Más ligero en la carga y el trabajo que Thinkfree, ofrece prácticamente todas las prestaciones y la misma compatibilidad con tu suite informática de turno.
Google Docs: no podía faltar la alternativa de Google, con la cual también puedes trabajar en tus documentos y proyectos desde cualquier lugar.
Como opinión personal, después de muchos intentos, rumores y demás sobre estas aplicaciones de Google, no ofrecen nada que no se pueda conseguir con las dos alternativas ya comentadas.
Pero ¿son realmente útiles?
La respuesta a todo esto es siempre la misma, depende.
Estas aplicaciones son muy útiles para empresas y profesionales que:
- Trabajan moviéndose mucho y en distintos ordenadores.
- Trabajan en equipos a la hora de coordinar documentos, informes, etc.
- Trabajan con colaboradores externos a distancia (freelancers, otros profesionales independiente, ect.)
- Usan Internet de forma habitual.
- No tienen problema con un inglés básico que les permita manejarse con estas aplicaciones.
Todas esas empresas y profesionales que gustan de la movilidad y la tecnología, y hacen de ellas un elemento importante de su trabajo, sin duda encontrarán en estas herramientas algo muy útil que les permitirá aumentar su productividad, mientras que aquellas más tradicionales no le verán demasiado interés más allá de apreciar que, dado el avance de la tecnología web, hoy día puede uno trabajar desde cualquier sitio en sus cosas, lo cual cuanto menos es sorprendente.
Ante la pregunta curiosa de si en Recursos Para Pymes se utiliza, la respuesta es sí.