Qué herramientas uso actualmente para gestionar mi productividad personal

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Más de una vez me han preguntado sobre qué herramientas suelo utilizar para gestionar los distintos aspectos de mis iniciativas. Ya he hablado de mi eterna búsqueda de un programa de facturación perfecto, alguna otra vez de que para planes y control uso mis propias herramientas, como Zen Marketing o Cristal, el software de indicadores clave.

En este caso, y para la productividad, he de confesar que he probado casi todas las herramientas habidas y por haber, y que eso no es una buena señal.

No hay nada más común que procrastinar y sabotear tu productividad leyendo sobre el tema, o probando la nueva herramienta que promete que, esta vez, sí, vas a trabajar concentrado y en un estado de flujo.

No existe esa herramienta y, de hecho, las herramientas no son importantes, son importantes los princpios.

Las herramientas, de hecho, deben ser mantenidas al mínimo, en cuanto a número que usamos y prestaciones que nos den.

Con que cumplan las principales respecto a nuestro modo de trabajar, no necesitamos más. De hecho, que tengan más probablemente sólo contribuirá a que nos distraigamos.

Los principios fundamentales

Según las épocas he de reconocer que uso más unas técnicas que otras, pero algunos principios básicos no deben cambiar, y estos son los principales:

  • Reservar las primeras horas del día para las tareas importantes. Nada de contestar emails o mirar el periódico.
  • Eliminar las distracciones como sea. El móvil lejos e Internet desconectada o al menos, con un software que impida el acceso a los sitios que más nos distraen, como redes sociales.
  • La lista de tareas bien clara y perfilada la tarde anterior. Nada de levantarse preguntándose qué tenemos que hacer hoy. Lo debemos saber bien y ponernos directamente a hacerlo.

Las herramientas que uso para ejecutar esos principios

Con esos tres pilares básicos, hoy día uso apenas dos herramientas:

  • Trello: para organizar proyectos y tareas de una manera sencilla, visual y que me permita tener todo en un único lugar.
  • Pomello: una aplicación que se conecta con Trello y que permite aplicar la técnica Pomodoro de Time boxing.

Ambas herramientas se pueden ejecutar online y no necesitan un sistema operativo concreto, lo que me permite trabajar desde cualquier ordenador conectado a Internet. Igualmente, estas herramientas tienen apps para móvil y tablet, lo que me permite trabajar o modificar algo puntual en cualquier momento.

Y ya está. Si estamos usando mil herramientas, mil técnicas o una técnica con mil pasos distintos, estamos yendo en contra de los principios básicos de productividad.

Siempre me han fascinado esos sistemas que requieren más complejidad para manejarlos que para hacer las tareas en sí.

Antes de Trello, de hecho, usaba, o bien una libreta en papel o bien una sencilla aplicación de listas y notas como era Google Keep.

Ahora mismo estoy inmerso en una serie de proyectos, personales y profesionales, que requieren un poco más de complejidad, por eso estoy usando Trello.

Contar el tiempo hace que lo pierdas menos

Y a la hora de la ejecución, utilizo una técnica de Time boxing, algo que explico con detalle en el material de Productividad Total.

El Time boxing es una estrategia de productividad basada en trabajar durante periodos definidos de tiempo (en el caso de Pomodoro, 25 minutos) y periodos estipulados de descanso (en este caso 5 minutos) y, tras unas cuantas sesiones de 25 minutos de trabajo, un descanso más prolongado de 15.

¿Es que hay alguna magia especial en esos números? No, de hecho hay gente que adapta sus periodos de descanso y trabajo a su manera. Pueden ser más largos, como 50 minutos de trabajo y diez de descanso, o más cortos, como 20 minutos de trabajo.

La magia principal está en que el tiempo parece un niño pequeño y, en cuanto dejas de fijarte en él, se mueve mucho más rápido y hace sus tropelías.

En este caso, lo que hace es que, en cuanto te das cuenta, son las doce del mediodía y no has hecho más que perder el tiempo en Facebook. Sin embargo, el poder de controlar es muy importante: lo es en Marketing, lo es en finanzas y lo es en productividad. Establecer periodos estrictos de trabajo y descanso es la mejor manera de no perder ese precioso tiempo.

De hecho, restringir el tiempo hace que seas más productivo. Ver que me quedan diez minutos para acabar el borrador de este artículo hace que me esfuerce más en superar mi reto personal de terminar antes de que suene la campana.

Cuando el tiempo es difuso y no lo controlas, tardas más, pierdes mucho más en las pausas de descanso y, en general, no lo exprimes tanto. Esto no tiene nada de malo cuando estás en tu tiempo de ocio, no hay mejor sensación que «perder el tiempo» adrede y sin una conciencia culpable. Pero para el trabajo, es el peor enemigo posible.

Y ya está, cualquier intento de complicar más la gestión de nuestra productividad personal hará que nos salga el tiro por la culata. Por definición, las herramientas han de ser sencillas y han de apoyar los principios básicos que mejor nos funcionan.

El martillo es una herramienta y la herramienta debe servir para un fin. El problema está cuando cambiamos de sitio al martillo y lo empezamos a adorar, se convierte en nuestro dueño y hemos puesto el carro delante del caballo.

Le invito a probar estas herramientas si su manera de trabajar y de ser se parece a la mía. No tengo ninguna afiliación con ninguna ni me pagan nada. Tampoco me caso con ellas, en el momento en que otra me sea más fácil o más útil, la usaré.

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