El método de planificación más efectivo en el mundo real

Planificar, en el mundo real del emprendedor, suele ser un trabajo que hace perder más tiempo de lo que ganas en resultados.

Es como una de esas tareas aburridas que te ordenaban tus padres cuando eras pequeño. Sabías que tenías que hacerla, sabías que era incluso «bueno» para ti, pero no querías ponerte nunca y los momentos durante los cuales la estabas realizando resultaban una agonía de minutos lentos.

Una vez adultos y encima emprendedores, con lo que no tenemos mucha gente por encima con poder sobre nosotros, a la hora de hacer un plan optamos, muchas veces, por una de las dos salidas habituales ante esa clase de situaciones.

1) No hacerlo.

2) Empezar a hacerlo y dejarlo en cuanto encontramos resistencia.

Uno de los principales motivos por los que ambas se dan es que no vemos resultado tras la realización del plan.

Terminamos y sólo sirven para una cosa, haber perdido tiempo que jamás recuperaremos.

Por eso abandonamos con facilidad, porque ronda por nuestra cabeza la noción (corroborada por la experiencia) de que los planes no sirven para nada.

Aunque ya vimos en su día cuál es el secreto principal para hacer un plan, terminarlo y que funcione, lo cierto es que muchos modelos que seguimos están configurados para fracasar desde el principio.

Demasiadas cosas a planificar, demasiadas cosas que luego no sirven para nada en el mundo real y además casi todos usan la estructura menos óptima.

Por experiencia el modo más efectivo de planificar (desde una empresa hasta un viaje, pasando por cualquier otra cosa), es la llamada «Planificación hacia atrás».

En este modo de planificación lo que hacemos es cambiar la dirección habitual, empezando por el final y recorriendo nuestro camino hacia atrás, hasta el punto de partida en el que nos encontramos.

¿Ha visto esos pasatiempos de laberinto donde tienes que trazar un camino con un bolígrafo hasta llegar a una meta?

En muchas ocasiones es más óptimo empezar trazando el camino desde dicha meta e intentar llegar al punto de salida. Sueles percibir antes los callejones sin salida y las rutas que sí llevan hasta el destino deseado.

Aquí hacemos más o menos lo mismo. En el caso particular de un plan de empresa el final son los objetivos que tenemos en mente, es decir la respuesta, concreta y clara, a la pregunta:

«¿Qué quiero conseguir con mi empresa para la fecha X?»

«La fecha X» es obviamente la duración del plan. Si estamos planificando los próximos seis meses, deberíamos empezar preguntándonos, concretamente con números y medidas, qué queremos conseguir cuando llegue esa fecha dentro de seis meses.

La meta es nuestro punto de salida y desde ahí lo que hacemos es ir hacia atrás, detallando qué hace falta tener en marcha y funcionando al 100% para que ese objetivo pueda materializarse en el mundo real.

En el laberinto del emprendedor suele haber más de un camino para llegar a un mismo punto, de hecho el problema suele ser que hay muchos caminos y que no nos comprometemos con uno antes de que nos entre el nerviosismo y cambiemos a otro, con el que debemos empezar desde cero retrocediendo y nos solemos quedar de nuevo a medio antes de que decidamos «probar otra cosa».

Por ejemplo, si quiero aumentar 3000 euros mi beneficio lo puedo conseguir de muchas maneras.

Algunas de las más básicas son:

1) Reducir costes (la más obvia y la que menos funciona, a menos que estuviéramos siendo muy ineficientes y despilfarrando porque nos sobraba).

2) Aumentar el número de ventas. Incrementando la promoción, el esfuerzo comercial…

3) Aumentar el precio.

Y muchas cosas más.

La estrategia, el camino general, deberíamos tenerlo claro y a partir de ahí debemos pensar qué etapas y requisitos son necesarios para cumplir dicho objetivo y ordenarlas de nuevo en orden inverso, es decir, desde la más cercana al objetivo final hasta la más cercana a la salida.

Una vez tengamos todo eso ordenado, nos ponemos a hacerlas realidad empezando, ahora sí, por la más cercana en el tiempo.

Si por ejemplo queremos ese incremento de beneficios aumentando las ventas en número, será necesario contratar más publicidad, hacer los nuevos elementos publicitarios, aumentar las horas de los comerciales o quizá formarlos mejor dedicando unas horas a ello, para lo que también deberemos encontrar a quién lo va a formar…

Una vez tengamos todas las piezas necesarias del puzzle las ordenamos cronológicamente.

El hecho de hacerlo desde el final hasta el principio es porque suele resultar más fácil, tampoco es descabellado coger las piezas e ir poniéndolas en el tiempo del modo «normal», es decir, empezando por la más cercana que veamos al punto de inicio, si es que para la situación nos resulta más fácil.

La cuestión clave de la planificación hacia atrás es empezar siempre con «el fin que queremos conseguir en mente» y una vez bien claro eso, considerar todas las piezas necesarias que deberemos tener funcionando a pleno rendimiento para que ese fin se materialice y ordenarlas.

Este método de planificación estratégica se utiliza en muchos ámbitos, desde el militar hasta el empresarial.

Personalmente es el que mejor me ha funcionado para aclarar esa nebulosa poco clara en la que se convierte hacer un plan, especialmente de Empresa o Marketing.