productividad personal

Todos nos preguntamos cómo recuperar el tiempo perdido, dónde se va el que tenemos cada día. Porque cuando termina, no sabemos en qué lo hemos empleado, pero no sentimos la satisfacción de haberlo aprovechado en lo importante.

Ese no saber dónde se han ido las horas es un signo de que lo estamos perdiendo en actividades y personas de poco valor. Tanto en el trabajo como en lo personal.

Por eso, si tenemos esa sensación, vamos a ver cómo recuperar el tiempo perdido cada día. Porque no podemos volver al pasado, pero podemos hacer que cuente el presente.

Por qué perdemos el tiempo

Nos atrapa la paradoja de los días lentos y los meses rápidos: las jornadas del emprendedor parecen eternas pero, un mes después, estamos en el mismo sitio.

La buena noticia es que para aprovechar el tiempo no hay que trabajar más, ni tener días de 26 horas, sino recuperar el tiempo perdido en actividades que no compensan.

Una de las principales razones por las que perdemos el tiempo en ellas es porque es un proceso inconsciente.

Así, perdemos el tiempo en:

  • Tareas de bajo valor que nos vampirizan los minutos. Emails, reuniones, tareas insignificantes que hacemos para evitar las importantes…
  • Personas de bajo valor que nos vampirizan los minutos. Como lo anterior, pero con la intervención de una persona que pierde el tiempo y quiere hacérnoslo perder también a nosotros.
  • Una enorme cantidad de distracciones. Que son un desagüe de productividad, como Facebook, Twitter, mensajes varios o la web y su enorme cantidad de información sin valor.

Por eso, para recuperar el tiempo perdido, el principal consejo es controlar en qué se nos va cada minuto.

Por qué controlar las horas nos ayuda a recuperar el tiempo perdido

El problema básico es que muchas de las pérdidas de tiempo que ocurren son casi inconscientes o nos «atacan por debajo del radar». La primera misión es sacar a la superficie esos patrones de comportamiento subterráneos.

Además, controlar el tiempo produce un efecto positivo: Sin querer, lo dedicamos a algo más productivo.

El efecto de que nos estén mirando

Imagine que un buen amigo o un familiar nos está viendo trabajar. Sin duda, nos sentiremos mal al ser observados y que vea que dedicamos demasiado tiempo a cosas inútiles. Que nos distraemos con Facebook o que, ese proyecto que siempre decimos que es tan importante, no lo tocamos en todo el día.

Pues bien, para recuperar el tiempo perdido podemos aprovechar el efecto de que nos estén observando.

1. La exposición ante los demás

La mejor forma es que nos expongamos ante los demás y les enseñemos en qué hemos empleado el tiempo cada día, mostrando el resultado de usar las aplicaciones que vamos a ver más adelante.

Coja a su cónyuge, sus amigos u otro grupo de emprendedores o clientes cuya opinión respete y muestre qué ha hecho cada día. La vergüenza de no querer que nos consideren mal hará que recuperemos el tiempo perdido.

2. La exposición ante nosotros mismos

Aunque no hagamos lo anterior, el hecho de controlar nosotros mismos a qué dedicamos el tiempo también ayuda gracias a ese efecto de que nos estén observando. Y es que sí hay alguien mirándonos ahora, nosotros mismos.

Nadie quiere pensar de sí mismo que es un perezoso que evita las tareas importantes o se distrae con facilidad. Por eso, cuando empezamos a ver que perdemos demasiado tiempo en redes sociales o trabajo poco importante, corregiremos nuestra propia actitud, al menos un poco, y aprovechamos mejor el tiempo.

Los efectos sobre el comportamiento de ser observados, aunque sea por nosotros mismos, son muy interesantes en muchos estudios. Aprovechemos eso para recuperar el tiempo perdido.

Para ayudarnos a controlar las horas fácilmente, recomiendo estas aplicaciones.

1. Boosted y Hours time tracking para móvil

Para empezar, puede bajar la aplicación Boosted si tiene un teléfono Android o la aplicación Hours time tracking si tiene un iPhone.

Estas aplicaciones sirven para controlar a qué dedicamos exactamente el tiempo y luego ver, clara y objetivamente, en qué se nos ha ido.

Le aseguro que el 99% de emprendedores se va a quedar con la boca abierta.

Descubrirá lo poco que emplea en ciertas tareas y se asombrará de cuánto ha gastado en cosas sin valor.

2. Manic Time, para recuperar el tiempo perdido ante el ordenador

Si utiliza extensivamente el ordenador en su actividad diaria, es muy posible que entonces quiera dejar el móvil fuera del despacho y ayudarse de software instalado en la computadora para controlar el tiempo.

Este tipo de software va escaneando las aplicaciones que usamos y luego nos da informes detallados.

La ventaja es que, al contrario que las apps de antes, el control lo hacen de manera más automatizada. La desventaja es que luego tenemos que afinar esos datos a mano.

Empezamos por el que más recomiendo si no tiene muchos problemas con el inglés. Se trata de Manic Time.

Lo más interesante es que, cuando vemos la barra de tiempo y el nombre de la aplicación (por ejemplo, que tenemos el Chrome abierto y llevamos 20 minutos así) podemos etiquetar y poner nombre a eso que estamos haciendo. Por ejemplo, detallar: «Trabajo con la aplicación web X», o bien, «Facebook», si es eso a lo que nos estamos dedicando realmente en el navegador.

3. Rescue Time, una buena alternativa

Personalmente, estuve usando Rescue Time durante un tiempo y me pareció bastante buena. Va más allá de simplemente calibrar y recuperar el tiempo y se centra en otras técnicas para hacernos más productivos.

Utiliza una mezcla de aplicación web y programa instalado en el ordenador y, cómo no, está en inglés, pero para muchos puede merecer la pena.

Tiene un plan gratuito que permite utilizar sin coste las características básicas y nos sirve para nuestros objetivos.

4. Toggl, una de las aplicaciones más intuitivas para controlar el tiempo

Toggl es otra herramienta que sirve para ver qué tarea estamos haciendo en cada momento. De nuevo, el handicap es el inglés, pero es muy sencilla y muy interesante.

Tiene también un plan gratuito.

De todas formas no caigamos en la trampa de depender de la tecnología. Es una poderosa ayuda, pero también puede ser un arma de distracción masiva.

Por eso, si tiene problemas y se distrae con ordenadores y móviles, he aquí una alternativa.

5. Usando lápiz y papel para controlar el tiempo

Sé que puede parecer engorroso, pero no lo es y, personalmente, he vuelto al papel para gran parte de mi organización personal.

Para empezar, tenga a mano un reloj, uno de pulsera normal y corriente bastará.

Ahora, descargue e imprima la Hoja de tareas emergente de David Seah, el responsable de la genial web Printable CEO y muy sencilla de usar, aunque esté en inglés.

Descargar en PDF el modelo de Hoja de Tareas emergente de David Seah en PDF

Como verá en la parte derecha de la página que ha impreso, puede anotar sus tareas importantes para el día. En la parte izquierda, anota las horas de trabajo. Están divididas en intervalos de 15 minutos, que es lo que representa cada cuadradito de la fila vertical que ve a la izquierda.

Así, en esa parte izquierda anota la hora a la que empieza (por ejemplo, las 8) y va tachando cuadraditos y apuntando al lado a qué ha dedicado esos bloques de 15 minutos.

Aquí tiene una explicación más detallada del sistema en inglés.

El reloj nos ayuda a controlar la hora e ir rellenando adecuadamente la página.

Con un poco de práctica y atención no es necesario dicho reloj, pero no se fíe. Al principio, será recomendable. Es muy fácil, a posteriori, engañarnos con que hemos estado trabajando 2 horas en el proyecto X y rellenar 8 cuadrados, cuando en realidad hemos estado 20 minutos en twitter y 30 minutos mandando emails…

La manera de recuperar el tiempo perdido es controlarlo. Porque si no, pasa como con nuestros costes, que se desbocan en cuanto dejamos de mirar.

Con estas aplicaciones y consejos, recuperará ese tiempo para aprovecharlo realmente.

A todos nos dan las mismas horas, es nuestra responsabilidad aprovecharlas para conseguir nuestros objetivos.

1 Comentario

  1. Excelente Post, me quedo con la frase: «perdemos un montón de tiempo en actividades que no son para nada rentables», esto es algo que frecuentemente nos pasa a los emprendedores, pasamos todo el día ocupados pero muchas veces ocupados prácticamente en nada porque cuando terminamos el día sólo tenemos un par de tareas importantes realizadas ya que todo el día lo pasamos revisando cosas que no llevan a ningún fin, es necesaria una buena planificación del tiempo y con esto viene la creación de hábitos productivos.
    Lo que comentas acá no es más que el inicio de todo esto, es darse cuenta de la realidad que estamos viviendo pero es sólo el primer paso, a veces incluso nos amos cuenta de que estamos procrastinando y seguimos en eso mismo o pasamos a otra actividad que tampoco tiene mucho beneficio.

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