Como emprendedores que somos uno de nuestros principales enemigos son los "días ocupados" esas jornadas donde en la agenda hay demasiadas tareas y en el reloj poco tiempo.

La única manera de no vernos ahogados (al menos hasta que se encuentre la forma de viajar en el tiempo) es la de organizarnos mejor, especialmente identificando lo que es realmente importante y después poniendo nuestro esfuerzo en ello en vez de en la insignificancia de turno.

Una técnica sencilla y útil para esto es utilizar la "Matriz Eisenhower" con la que poner en su sitio las tareas en nuestro negocio y después actuar de la manera más eficiente posible con ellas.

Matriz Eisenhower

La matriz Eisenhower es muy sencilla, es una matriz 2×2 como la que se puede ver en la imagen de la derecha. Podemos apreciar que en el eje horizontal X tenemos una línea de Urgencia (cuanto más a la derecha más urgente es algo) y en el eje vertical Y tenemos la importancia (cuanto más arriba más importante es).

Puede que a alguno le suene esta matriz, se hizo popular gracias al libro los 7 hábitos de la gente altamente efectiva de Stephen Covey, de hecho se suele atribuir a Covey la matriz de Eisenhower.

La cuestión es que esa matriz nos tiene que servir para "medir" lo que tenemos que hacer, debemos ir una por una de nuestras tareas y preguntarnos cómo de importantes son en nuestra pyme y también cómo de urgentes son, es decir que cada cosa que tenemos encomendada deberemos colocarla en la matriz para ver en qué lugar se sitúa.

Cuando algo resulta urgente y a la vez importante (cuadrante 2) debemos hacerlo ya, porque de lo contrario o será desastroso para la empresa o bien estaremos dejando pasar una oportunidad que no podemos permitirnos. (Cuanto más arriba y a la derecha esté algo más importante y urgente es).

Cuando algo sea importante pero no sea urgente (cuadrante 1) debemos planificarlo en la agenda (y por supuesto cumplirlo debidamente cuando llegue el momento).

Si algo es urgente pero es una tarea poco importante (cuadrante 4), entonces debemos delegar siempre que podamos o emplearemos nuestro precioso tiempo en actividades que aportan poco valor.

Si algo no es importante ni urgente (cuadrante 3), no debemos hacerlo. A lo largo de la vida de nuestra pyme realizaremos cientos de tareas de esta clase, pero si queremos ser más eficientes y organizarnos mejor debemos tener la saludable costumbre de identificarlas y dejar de hacerlas, aunque nos cueste.

El principal problema de la mayoría de pequeñas empresas (y en eso somos todos culpables) es que, como solemos estar inmersos en una dinámica negativa de mucho trabajo y gran responsabilidad no solemos ver con claridad a la hora de evaluar lo que tenemos que hacer.

Los males esenciales que sufrimos son:

  • No somos capaces de distinguir lo realmente importante.
  • No somos capaces de delegar (o no tenemos a nadie) aún cuando identificamos algo como poco importante.

Por experiencia el resultado es que esos cuadrantes se vuelven borrosos y al final intentamos hacerlo todo nosotros.

Esta técnica de la matriz puede ser muy útil para poner las cosas en su sitio, pero tenemos que empezar a mentalizarnos de que para evaluar bien:

  • No es lo mismo lo que nos apetece hacer que lo que necesita realmente la empresa. Las necesidades de la empresa tienen que ir primero a la hora de valorar.
  • No todo lo que hacemos es importante y hay que empezar a ver qué es lo que realmente hace crecer la empresa. De hecho, la mayoría de cosas que estamos haciendo, muy probablemente, no son las que mayor impacto causan, así que debemos pararnos un momento y descubrir claramente cuáles son esas cosas que realmente marcan la diferencia. Observar el pasado sin prejuicios y no para hasta descubrir qué ha funcionado puede ser la mejor manera.
  • Solos no podemos. En cuanto el "cash-flow" lo permita debemos liberarnos de las tareas del cuadrante 4 para tener más posibilidades de emplear ese tiempo en cosas que pertenecen a otros cuadrantes superiores.

Al final, si uno no clarifica y se organiza en lo importante los días del emprendedor acaban todos en el cuadrante 4, pareciendo que todo es importante y urgente, es pasarse el día apagando fuegos y corriendo de un lado a otro, mientras que lo ideal es estar en el cuadrante 1, es decir, dedicados a lo que es importante pero sin tener encima la espada de Damocles.

Puede parecer muy fácil de decir, pero gran parte de situar todo en ese "cuadrante del agobio" es responsabilidad de habernos organizado de forma pésima y de no distinguir las cosas con claridad y perspectiva. Y no es por sermonear desde el púlpito, es que es algo vivido (antes y ahora) en carne propia, pero es algo de lo que te das cuenta cuando miras de manera sincera. Tenemos una gran parte de responsabilidad.

No me creo que ni el mayor "gurú" de la organización no confunda los cuadrantes y las tareas más de dos veces (somos personas) pero nuestra misión es que, en la medida de lo posible, "vivamos" siempre en el cuadrante 1 y en eso podemos influir mucho aunque no lo consigamos siempre si:

  • Miramos con claridad
  • Somos rígidos priorizando de verdad ( dejando de poner excusas o viendo las cosas distorsionadas convenientemente).