La productividad es algo que debe preocupar a todo empresario. Con una cierta capacidad limitada de actuación como es los de una pyme, un emprendedor o un autónomo, la cuestión de extraer más rendimiento con los mismos recursos es vital (afrontémoslo, probablemente no somos Microsoft o El Corte Inglés ni tenemos sus inmensas reservas).
De eso precisamente trata la productividad, de obtener más por lo mismo.
¿Y cómo conseguir en la práctica eso que suena tan bien? Para empezar lo primero es tener claros dos conceptos que en el artículo mencionado (escrito por el gerente de operaciones de una empresa tecnólica) se exponen de manera muy sencilla.
La Efectividad y la Eficiencia.
- La Efectividad consiste en hacer las cosas adecuadas.
- La Eficiencia consiste en hacer las cosas de la mejor manera posible.
El autor del artículo define Productividad como el producto de la Efectividad y la Eficiencia.
Productividad = Efectividad x Eficiencia.
Pero he aquí la clave más interesante, el orden de los elementos, en este caso, sí altera el resultado final, pues es fundamental que primero se trabaje la Efectividad antes de comenzar a preocuparnos por la Eficiencia.
Es decir, antes de empezar a ver cómo podemos hacer las cosas de mejor manera (más rápidas, con menos fallos, más atractivas, etc.) tenemos que identificar claramente cuáles son las cosas importantes.
Esto es crucial. Por experiencia, en el caso de pequeñas empresas donde no tenemos la capacidad de contratar mucho personal y solemos tener que hacerlo casi todo nosotros, es fundamental, antes de desgastarnos y agotarnos con multitud de tareas, determinar cuáles son las tareas fundamentales.
Para ello podemos, por ejemplo, hacernos la pregunta:
¿Esto que estoy haciendo realmente ayuda a crecer a mi negocio? ¿Realmente da resultado demostrable?
Y entonces priorizar las tareas que respondan afirmativamente a esa cuestión.
Si nos dejamos llevar por el día a día y la urgencia casi todo parecerá importante, pero si damos un paso atrás, respiramos hondo y miramos con claridad las cosas veremos que no es así y que dedicamos un enorme tiempo y esfuerzo a cosas que no son, ni de lejos, rentables para nuestro negocio.
Hay que cultivar el beneficioso arte de decir que no y priorizar, de dejar de hacer ciertas cosas y centrar ese esfuerzo que liberamos en lo que realmente importa y nos ayuda. Aunque a veces haya que dejar de hacer cosas que llevábamos haciendo mucho tiempo. No somos Supermán.
Haciendo eso seremos más efectivos y sólo cuando estemos ahí, haciendo sólo lo importante, debemos empezar a preguntarnos cómo hacer esas cosas de mejor manera.
Eso es empezar a trabajar la Eficiencia.
Quien siga a menudo los artículos y la información de Recursos Para Pymes ya sabrá que la pregunta «¿Cómo puedo hacer mejor…?» es una que todo empresario debería hacerse todos los días. En este caso hacérnosla respecto a nuestras tareas fundamentales detectadas en el paso de la Efectividad es lo que nos va a llevar a aumentar nuestra productividad.
Hay maneras de hacer mejor las cosas, maneras de tardar menos, de cansarnos menos o de obtener más resultados. Puede ser ayudarnos por un software, cambiando la manera (el proceso) de hacerlo… siempre hay lugar para la mejora, pero para ser productivos debe ser la mejora de lo importante.
Mejorar la eficiencia de actividades poco rentables es simplemente hacer más de lo que menos nos da, una forma segura de acabar derrotados y sin resultado alguno.