control de costes
control de costes

Cuando he trabajado con emprendedores, ha habido dos retos constantes que me he encontrado:

  1. La falta de una cultura de marketing.
  2. La falta de un control financiero, especialmente de gastos y costes.

Estos dos motivos han cerrado muchas más empresas que cualquier otro. Esto es así porque, si no hay una cultura de marketing, no se van a obtener ventas y si no hay control financiero, la empresa suele entrar pronto en un caos monetario. Falta el dinero y, cuando eso sucede, ya no se puede pensar en otra cosa.

Para evitar el segundo punto, hoy vamos a hablar de cómo controlar gastos y costes en su negocio.

Para eso, necesitaremos aplicar 5 puntos clave:

  1. Realizar y mantener los presupuestos adecuados (veremos cuáles y cómo).
  2. Usar un software gestor de gastos.
  3. Controlar las desviaciones presupuestarias e indicadores clave.
  4. Atajar cualquier desviación de los presupuestos cuanto antes.
  5. Trabajar con un margen de seguridad para imprevistos.

Vamos a ver estas acciones prácticas en detalle.

1. Realizar los presupuestos adecuados

Estos presupuestos son:

  • Presupuesto de ingresos y gastos.
  • Presupuesto de tesorería.

Sé que esta parte es pesada y a mí tampoco me apasiona, pero he aprendido que muchas cosas importantes no son agradables.

1.1 El Presupuesto de Ingresos y Gastos

Este presupuesto parte de una premisa sencilla. Recogemos los gastos mensuales que va a precisar nuestro negocio para funcionar (alquiler, publicidad, nóminas…) y después prevemos los ingresos que esperamos tener cada mes por ventas.

A continuación restamos los gastos a los ingresos y nos quedará el resultado mensual. Si es positivo serán beneficios y si es negativo serán pérdidas.

Y esas previsiones las hacemos para los próximos doce meses.

Ahora, la premisa es sencilla, pero esto es lo que pasará en el mundo real.

Por la parte de los costes no es muy difícil prever cuáles serán. Pedimos presupuestos o miramos precios y anotamos los distintos conceptos en una hoja de cálculo, con una columna para cada mes y una fila para cada concepto.

Pero ahora viene lo complicado. ¿Y las ventas? ¿Cómo se predicen?

Cuando era consultor de negocio, creábamos modelos matemáticos que parecían cálculos de la NASA. Estimábamos el volumen del mercado, a qué porcentaje de ese mercado podríamos aspirar… Y en general hacíamos un montón de operaciones complicadas que luego no se cumplían.

Es imposible adivinar el futuro y más cuando se trata de ventas. Esa es la realidad.

Sin embargo, uno puede hacer lo que se llama: «Un intento de adivinación informado».

¿Qué significa eso? Que estás intentando adivinar el futuro, sí, pero al menos procuras tener en cuenta una cierta información lógica sobre:

  1. Nuestra situación.
  2. El Marketing que podrás emplear.
  3. El tiempo y esfuerzo que podrás dedicar a la venta.

Si no tengo fuerza comercial, ni contactos y sólo tengo cuatrocientos euros para Marketing, es una locura prever que voy a ingresar diez mil euros en ventas el primer mes.

Pero si poseo contactos, me han dicho que me pasarán algún cliente, ya he apartado hueco en mi agenda para promocionarme y asistir a eventos y, en general, he planificado mi Marketing, puedo pensar que los primeros meses obtendré algo de ingresos.

1.2 El presupuesto de tesorería

El presupuesto de tesorería se realiza a partir del presupuesto anterior y se hace de la misma manera básica. Durante los próximos doce meses calcularemos los cobros y los pagos que van a entrar y salir en nuestra cuenta cada mes.

Este es el instrumento práctico más importante en una pequeña y mediana empresa. ¿Por qué? Porque nos dirá el dinero contante y sonante que habrá en la caja de la empresa a final de cada mes. Esa será la «sangre» en las venas que nos va a dar tranquilidad, capacidad y tiempo para ejecutar el negocio tal y como lo planeamos.

¿Este presupuesto no es lo mismo que el presupuesto anterior?

No. Es muy importante que entendamos que un ingreso no es un cobro y que un gasto no es un pago.

Esto puede extrañar a los que no estén familiarizados con las finanzas, pero veamos un par de ejemplos.

Si el recibo de la luz de un mes lo pago al final de ese mes cuando me llega la factura, entonces el gasto se ha producido a final de mes y el pago también se ha producido a final de mes. Para este concepto concreto, el presupuesto de ingresos y gastos y el presupuesto de tesorería serán iguales.

Pero si yo le vendo a un cliente cien unidades de mi producto y, como es un cliente grande, él tiene una política de pagos a 30 días, entonces el ingreso lo he hecho este mes, pero el cobro lo haré el mes siguiente. Esto es muy importante, porque yo he cerrado la venta hoy, pero no tendré el dinero en la mano hasta dentro de treinta días.

En este caso, en mi presupuesto de ingresos anotaría la venta este mes, pero en el de tesorería tendría que anotar el cobro el mes que viene. Eso implica que no voy a tener el dinero disponible hasta dentro de 30 días. Por tanto, no puedo afrontar pagos con ese dinero hasta que lo tenga.

Por eso, la cifra más importante que vamos a tener que controlar es cuánto dinero hay en caja a final de cada periodo. En el momento en que ese número sea negativo, porque hemos pagado más que cobrado y ya no me quedan reservas de periodos anteriores, tengo un grave problema.

2. Usar un software gestor de gastos

Esto es lo que ocurre con los gastos y costes de un negocio: en cuanto no te fijas en ellos, se descontrolan.

Piense en los gastos como en niños pequeños, en cuanto los pierdes de vista, se desbocan y siembran el caos.

Por eso es muy importante tener un software gestor de gastos que controle cada uno de ellos, lo digitalice y nos dé información de cómo van nuestros costes.

No se trata solo de tener los gastos registrados, se trata de obtener información e indicadores clave. Por eso, es ideal que ese software de gestión de gastos tenga prestaciones como reconocimiento automático de texto, que nos permitirá convertir esas facturas y tickets en dicha información necesaria.

Además, el propósito de la tecnología de reconocimiento automático de texto es también el de ahorrar tiempo y trabajo, eliminando la introducción manual de datos. En la gestión de costes es importante la constancia. No tener que introducir datos manualmente nos ahorrará trabajo y nos permitirá ser más consistentes, ya que más adelante veremos que lo ideal es ir repasando costes y desviaciones cada semana.

3. Controlar las desviaciones presupuestarias y los indicadores clave

Mucha gente calcula sus presupuestos anuales de explotación y tesorería y procede a abandonarlos en un cajón sin volver a tocarlos. Error grave. Esos presupuestos no son cosas que se hacen una vez al año, son herramientas que se manejan diariamente, especialmente en el caso del presupuesto de tesorería.

Al menos una vez por semana debemos ir a ese software de gestión de gastos, revisar nuestras ventas, coger nuestros presupuestos de explotación y tesorería y ver dónde nos estamos desviando.

Porque nos vamos a desviar, eso es inevitable. A veces será para bien porque hemos vendido más o ahorrado costes, pero muchas otras no será así. En esos casos, hemos de actuar rápidamente.

Para eso, es interesante conocer al menos estos dos indicadores clave (aunque lo ideal es tener algunos más):

  • A corto plazo, el más importante es el Flujo Neto de Caja en el presupuesto de tesorería. Este será positivo si cada mes entra más dinero del que sale y negativo si sale más dinero del que entra. Debemos siempre tener en la cuenta corriente más dinero del que precisamos para pagos.
  • A medio plazo, el indicador clave más importante es el resultado del presupuesto de ingresos y gastos. Si este es positivo, tendremos beneficios, si es negativo, tendremos pérdidas.

4. Atajar cuanto antes cualquier desviación de ingresos y gastos

En cuanto detectemos una desviación, debemos analizar el motivo y actuar cuanto antes. El problema de las desviaciones es que se hacen mucho más difíciles de corregir cuanto más tiempo pasa.

Es como la limpieza de una casa, si vemos un poco de polvo y lo quitamos, todo vuelve a la normalidad con poco esfuerzo. Pero si lo ignoramos, de pronto la casa se vuelve ingobernable y limpiarla es una odisea.

Por eso, es importante que, al menos semanalmente, tengamos el hábito de sentarnos quince minutos con los presupuestos y los programas de ventas y gestión de gastos. Si nos dan una buena información de cuánto y dónde nos estamos desviando, no nos costará mucho detectarlo y empezar a pensar en cómo encauzar esa desviación.

5. Dejar siempre un colchón de imprevistos

Tendemos a sobrestimar las ventas previstas y a subestimar los costes. Es pura naturaleza humana y algo inevitable. Por eso, es importante que trabajemos siempre con un margen de seguridad.

Por eso también, cuando era consultor, aplicábamos ese margen en los presupuestos que hacíamos. De hecho, multiplicábamos por 1,25 los costes previstos y por 0,75 las ventas previstas.

Si no trabajamos con ese colchón, siempre vamos a ir apurados. Lo malo de funcionar así en lo económico es que nos volvemos muy frágiles. Cualquier imprevisto nos tumbará, y no tienes tiempo para pensar y reaccionar. Cuando estamos centrados en cómo vamos a pagar las nóminas porque no hay dinero, es imposible centrarse en el marketing o la mejora del producto, que son los dos elementos más importantes en los que debemos trabajar.

Yo soy economista, pero entiendo que muchos emprendedores no lo son, y que todo lo financiero puede hacerse un poco cuesta arriba, pero no tiene por qué ser así. Entendiendo los conceptos que hemos visto y trabajando con buenas herramientas que nos proporcionen los datos adecuados, controlar los gastos e ingresos de nuestro negocio no tiene que ser difícil.

Porque recordemos, son como niños pequeños que corretean de un lado a otro tirándolo todo, así que es importante no perderlos de vista.

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