Caso de estudio: las estrategias de productividad del experto Dan Ariely

Como ya se comentaba en el anterior material, esta semana está dedicada a la productividad en esta sección Premium. Trabaje para otros o, sobre todo para usted mismo, la productividad es la habilidad clave a aprender y dominar.

Como siempre, aquí se intenta revelar lo último que se ha descubierto y funciona en cada campo. Si ya vimos el otro día el caso de estudio de Cal Newport, ahora nos vamos a centrar en los descubrimientos de otro experto que, particularmente, me gusta mucho.

Se trata del profesor Dan Ariely. Y me gusta por algo muy sencillo, todo lo que he aprendido de él, me ha funcionado. Su libro Predeciblemente irracional es uno de los que siempre recomiendo, pues da una visión fascinante y real sobre el comportamiento humano (incluyendo cosas directamente aplicables a la venta y el negocio).

Cuando vi que sus estudios recientes estaban enfocados a la productividad personal, estuve atento y aprendí todo lo que ha descubierto. Y de eso, me gustaría compartir aquí lo más importante.

Léalo bien, porque algunas cosas que funcionan van en contra de lo que se suele aconsejar por ahí.

El mundo trabaja en tu contra

Esta es una de las principales conclusiones a fin de ver las cosas como son de verdad (y no como querríamos que fueran). La realidad es que, cada vez más, estamos inmersos en un contexto donde todo el mundo tiene su propia agenda de objetivos y nos intenta influir con ella.

Y eso tiene un poderoso efecto sobre nuestra productividad personal, básicamente echándola por tierra.

Constantes anuncios quieren el dinero que hay en nuestros bolsillos, pitidos y vibraciones de nuestro teléfono quieren que les entreguemos nuestra atención. Los demás también se ven motivados a usarnos, de una manera u otra, para que les ayudemos en lo que quieren.

¿Por qué significa esto que el mundo trabaja en nuestra contra? No es una cuestión de ser un paranoico de la conspiración, en realidad es muy simple: todo eso nos desvía de nuestros objetivos, sean estos los que sean. Todo nos empuja y estira en mil direcciones distintas, apartándonos del camino que deseamos.

Al final, todo se resume en esto: en todo momento, o estamos haciendo lo que queremos nosotros o estamos haciendo lo que otro quiere. Ya sea el creador de esa app del móvil con la que jugamos, el cliente que no deja de mandarnos emails exigentes o la empresa que está tras el anuncio de la televisión.

¿Piensa que es una manera radical de verlo? No es así, porque el tiempo que tenemos para hacer las cosas que tengamos que hacer aquí es muy limitado. Es más, en realidad, como veremos, no es una cuestión de tiempo, sino de energía, y ésta es mucho más limitada aún en nosotros. Si no la empleamos en lo que deseamos construir, la emplearemos en lo que quieren construir otros.

Dejarse fluir es un mito, creer que el mundo conspira a nuestro favor es un mito, de hecho es al contrario. Si fluimos, simplemente acabamos siendo llevados hasta los sitios que otros quieren. No hay una corriente benévola que nos lleva a una playa tranquila, estamos siendo influenciados constantemente en mil direcciones distintas. Y cada vez de manera más numerosa, invasiva y agresiva.

¿Por qué explicar todo esto? Porque tenemos que entender bien dónde estamos metidos, ya que si no lo entendemos, tampoco entenderemos la importancia de lo siguiente, que ya son las técnicas prácticas a aplicar para ser más productivos.

Controla tu entorno o te controlará a ti

Ésta es siempre la disyuntiva. Siempre que no estamos haciendo lo primero, está ocurriendo lo segundo.

Cito a Ariely:

”una de las grandes lecciones de la ciencia social en los últimos 40 años es que el entorno importa. Si vas a un bufé y lo organizan de una manera, comerás una cosa, si lo disponen de otra distinta, comerás otras cosas. Creemos que somos nosotros los que tomamos las decisiones, pero nuestro entorno nos influencia enormemente. Por eso debemos pensar en cómo podemos cambiar nuestro entorno”.

¿Cree que controla su entorno? Recuerde los casos de estudio de esta misma sección sobre esas tiendas con respecto al aroma que usaban o el simple detalle de las plantas. Sé que eran sorprendentes, pero eran reales.

Obviamente no podemos controlar todos los entornos, pero sí podemos ejercer mucho más control del que creemos, principalmente a través de dos herramientas.

1.- Controlar las distracciones.
2.- Controlar nuestro calendario.

 Controlando las distracciones

La investigación en este campo ha enseñado lo que tienen en común los programadores informáticos más productivos. No era la experiencia, ni el salario ni las horas trabajadas en un proyecto. Era que sus empleadores creaban un entorno libre de distracciones.

Los que trabajaban mejor lo hacían para compañías que daban a sus trabajadores: más privacidad, espacio personal, control sobre el entorno físico y les libraban de interrupciones.

Todos los estudios han demostrado que las interrupciones nos hacen más tontos. De hecho alguno ha demostrado que era más productivo trabajar bajo los efectos de la marihuana que con distracciones.

Use y modifique su entorno a su favor. Observe lo que hizo Google. En sus oficinas tienen M&M’s para que la gente coja y coman los que quieran. Antes los tenían en unas cestas y tú agarrabas un puñado y lo comías. Se les ocurrió ponerlos en unos recipientes con tapa herméticos, diciendo que aquello era por una mejor conservación, etc. La realidad era que el recipiente requería más esfuerzo por parte de la gente para llegar hasta los M&M’s. Y sí, es un esfuerzo ridículo, pero el resultado es que se comieron 3 millones menos de M&M’s.

Cada vez que piense que el entorno no influye o que no pasará nada porque hagamos que el cliente se esfuerce un poco, recuerde esto.

Controlando el calendario

Ya vimos el método de Cal Newport en el material anterior, si no está experimentando con él, debería. Ya vimos también que daba buen resultado. Los descubrimientos del profesor Ariely en este campo inciden en que unas pocas cosas básicas son las que más marcaban la diferencia.

Según sus investigaciones, lo primero era escribirlo todo. Puedo oír como resopla alguno, yo mismo lo hubiera hecho hace un tiempo, pero es que he visto, igual que vio él, que todo el mundo dice que eso es lógico pero poca gente lo hace en realidad. Comprobó eso y que una vez lo escribes, hay más posibilidades de que lo hagas, pero sobre todo, descubrió otra cosa sencilla y muy poderosa.

No importa lo que haces, importa CUÁNDO lo haces

Tenemos las mismas 24 horas cada día, pero no todas las horas son iguales. A través de una extensa toma de datos con una aplicación de su creación: tenemos una ventana de oportunidad de 2 a 2,5 horas de productividad superior cada día. Ese intervalo de tiempo se da unas dos horas después de haber despertado.

Esas son las horas en las que uno debería trabajar en las tareas que más esfuerzo cognitivo requieren. Los grandes proyectos, el producto y el Marketing cuando se trata de negocios.

Pero ¿qué reveló esa aplicación también durante la gran toma de datos? Que la mayoría de gente la empleaba en Facebook y el email.

Si queremos ser productivos, tenemos que proteger esas primeras 2,5 horas como si fueran de oro.

Roy Baumeister, experto en productividad estudió que cuanto más tiempo lleva despierto uno, más problemas de autocontrol tiene. La mayoría de cosas se tuercen por la tarde. Las dietas se rompen entonces, no en el desayuno o a media mañana. De hecho, la mayoría de crímenes impulsivos se cometen después de medianoche.

Proteger las horas clave de los principales enemigos de la productividad

Esos enemigos hoy día son:

  • Reuniones.
  • Emails, o cualquier otra forma de aviso o mensaje.
  • La multitarea.
  • Lo que Ariely llama la ”procrastinación estructurada”

Todas esas actividades deben ser empujadas hasta después del mediodía o a la tarde. Ahora mismo son las 10:30 de la mañana, escribo en un programa que no me deja hacer otra cosa excepto teclear palabras y mi móvil está aproximadamente a unos 10 metros en otra estancia.

¿Qué estoy haciendo? Controlar el entorno y modificarlo a mi favor en mis horas más productivas. Como decía Oscar Wilde: ”yo puedo resistirlo todo, excepto la tentación”. Así que en vez de pelear con ella, la alejo y guardo la fuerza de voluntad que poseo para las cosas importantes.

La “procastinación” estructurada

“Procrastinación” es el anglicismo que cada vez estamos usando más en el día a día para referirnos a ”dejar para luego lo importante”. Cuando Ariely habla de estructurada habla del fenómeno cada vez más común de hacer pequeñas cosas que nos dan la sensación de estar progresando, en vez del trabajo profundo e importante.

¿Un ejemplo que pone? Hacer listas de tareas y tachar cosas de ellas. Como es algo medible, parece que estamos consiguiendo cosas, pero todo lo importante tarda en conseguirse. Las cosas complejas no nos dan ese sentido del logro a corto plazo, pero serán las que nos den los beneficios reales.

No, no necesitas ese descanso para el email

A veces la tentación es fuerte y nos decimos: necesito un descanso. Si me tomo diez minutos para contestar correos o esos whatsapps que se están acumulando, me relajará y volveré con más fuerza.

No, nunca ocurre. Un estudio realizado en la Universidad de Londres descubrió que los ”mensajitos” constantes reducían la capacidad mental de un modo equivalente a 10 puntos de CI. Un efecto similar a no haber dormido una noche (y de nuevo menos que el efecto de fumar cannabis, que es un tercio de eso).

La moraleja de todo esto no es ponerse a fumar, obviamente. La moraleja es entender bien en qué campo de juego estamos jugando y aplicar estas sencillas claves. Marcarán una enorme diferencia en su productividad.

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