Caso de estudio. El sistema de productividad de Cal Newport

Esta semana vamos a dedicar la sección Premium a la productividad. La razón es muy sencilla, es un tema crítico, porque todos tenemos el mismo tiempo, la diferencia la marcamos en cómo lo empleamos.

En esta ocasión vamos a ver el sistema de Cal Newport para hacer más (y mejor) con menos tiempo y esfuerzo. ¿Por qué él? Muy sencillo, porque predica con el ejemplo.

Es profesor a tiempo completo en la Universidad de Georgetown, publica 6 o más artículos anuales en revistas científicas (algo nada fácil). Además de ello es el autor de 4 excelentes libros, entre ellos el excelente ”So good that they can’t ignore you” (“Tan bueno que no puedan ignorarte”). Aparte de eso es padre dedicado a su hijo, mantiene un blog sobre productividad y deja de trabajar a las 17:30.

La cuestión es ésta, hay quien habla y hay quien hace. Yo me fijo en lo segundo y procuro tomar notas de cómo lo hace. Y también experimento en persona, para ver cómo funciona en mi caso. Ya le adelanto, que en esta ocasión fue muy bien.

Por eso lo comparto y he aquí las técnicas principales que componen su curiosa manera de trabajar. Como verá, algunas de ellas son contrarias a lo que se suele enseñar en productividad. Tengo que decir que he experimentado unas semanas con ello, y los resultados han sido francamente buenos.

Vamos a verlas.

1.- Las listas de tareas son el mal

Esto va en contra de lo que se suele enseñar, pero él considera que son inútiles porque son sólo el primer paso y nos quedamos ahí. Lo que él propone es asignar una hora para todo. Es decir, tener un calendario y poner cada cosa en una determinada hora y día. Mientras a una tarea no se le asigne una hora en el calendario, es sólo una mera ilusión. Cito:

”Asignar un día y hora te obliga a confrontar la realidad de cuánto tiempo tienes y cuánto te van a llevar las cosas. Pudiendo mirar todo en perspectiva, eres capaz de extraer algo productivo de cada hora que tienes en la jornada de trabajo. No sólo consigues realizar más trabajo, sino que eres capaz de asignarlo en los momentos en los que puedes hacerlo mejor”

Igualmente, los estudios han revelado que no sólo tiene uno que programar sus tareas de trabajo, sino que es conveniente programar también su ocio. ¿Cree que estructurarlo le va a quitar lo divertido? Si es así, lo siento, pero se equivoca.

Los estudios han demostrado que hay una relación positiva entre programar su ocio y la calidad de vida.

Así pues, el primer cambio es desechar las listas de tareas y usar un calendario. ¿Cuál es el siguiente paso? Aplicar algo que me enseñaron cuando aprendí Estrategia.

2. Asume que vuelves a casa a las 17:30 y empieza a planear desde ahí hacia atrás

Las 17:30 es la hora de Newport, nuestra jornada puede ser distinta, pero la técnica es la misma. La planificación hacia atrás es una de las primeras cosas que se enseña en estrategia. Empiezas con el objetivo en mente, considerando que lo has conseguido y, desde ahí, vas hacia atrás.

Aquí nos ponemos una hora y de ella no podemos pasar. Así que vamos desde ahí hasta el principio del día.

Eso nos permite ponernos límites. Aunque tampoco lo parezca, los límites y las restricciones son las mejores aliadas de la productividad. Las personas nos movemos si sentimos una urgencia, un límite de tiempo. Las restricciones nos obligan a ser eficientes. Cuando tenemos que entregar eso tan urgente para mañana o se nos cae el pelo, somos eficientes sí o sí.

Además, ser productivo no es trabajar mucho, es hacer el mejor trabajo posible. Eso requiere un equilibrio entre trabajo y vida y nunca lo vamos a tener si no nos ponemos límites.

Según Newport, tenemos que ser implacables quitando obligaciones tontas, gente que nos roba tiempo y haciéndonos difíciles de ver. Cuando estamos restringidos por algo, lo que es importante aparece claro y lo que es accesorio se cae por su propio peso.

Según los estudios a este respecto, lo que previene que nos quememos en el trabajo es sentirnos en control de nuestra agenda. En general, todo lo que aumente la sensación de control, disminuye el estrés.

3. Haga un plan para toda la semana

Newport es un creyente en que hay que mirar hacia el futuro para conseguir ventaja, para crear cosas. Hoy está muy de moda estar en el presente y está muy bien, pero no para terminar proyectos. Al principio, no lo negaré, planear la semana me parecía radical y pesado, pero en realidad no lo es.

Newport dedica una hora todos los lunes a desarrollar su plan para la semana. Va con su lista de tareas y lo que quiere conseguir y lo va repartiendo entre la semana, en los huecos que cree que son más adecuados para cada tipo de trabajo.

Como soy un escéptico por naturaleza, me propuse ver si había algo probado a este respecto y sí, Newport tiene razón. Los estudios muestran que uno emplea su tiempo más sabiamente cuando sigue un plan.

Y por supuesto, ese plan se escribe o se integra en una aplicación de calendario, no se tiene en la cabeza.

4. Haz pocas cosas, pero hazlas de la mejor manera posible

La cuestión es que Newport parece dar una solución que terminará teniendo un calendario abultado e insostenible. Nada más lejos de la realidad. Él es un gran proponente de hacer sólo unas pocas cosas.

Cito. “Todo no es esencial. Decimos que sí a más cosas de las que necesitamos”.

Y tiene toda la razón. De hecho, éste es un tema que ya toqué en “Hacer menos es la solución”. No vamos a domar el estrés y la locura del día a día poniéndonos más tareas en un calendario, sino arrancando de ellas lo que no sea esencial.

Al fin y al cabo la mayoría de cosas no van a llegar a ninguna parte, así que lo mejor es quitarlas de ahí y no tener misericordia con lo no importante.

Y cuando nos ponemos a trabajar, uno debe centrarse en la tarea crucial que tiene enfrente e intentar ser absolutamente genial haciéndola. Porque si no te vas a dedicar a ser el mejor en lo que haces, ¿para qué molestarse? No conseguiremos nada con otra mentalidad que no sea esa.

5. Menos trabajo “ocupado” y más trabajo importante

El problema no es que hoy nos estemos ahogando en trabajo, es que nos ahogamos en trabajo irrelevante. Emails, reuniones, fuegos urgentes provocados por los demás y que no son tan urgentes…

Hemos de centrarnos en lo importante y, lo demás, lo demás lo desechamos. Así como suena. O si no podemos, porque hemos de vivir con otros y ser educados, lo desplazamos a las últimas horas de la tarde, cuando todo lo importante ya está hecho.

Sé que puede sonar cínico, frío y controlador lo que se expone aquí. Pero lo cierto es que he probado la técnica y funciona muy bien. Planificar el tiempo de toda la semana te obliga a plantearte la cantidad real que tienes  del mismo (algo que sobreestimamos siempre que planificamos a corto plazo). Eso te obliga a priorizar mejor y, de veras, que funciona.

De hecho, no sólo le recomiendo que lo use, le recomiendo que pruebe también, durante la próxima semana, a planificar su ocio. Fue un pequeño descubrimiento francamente interesante.

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