Muchas cosas por hacer y muy poco tiempo para ello.
Esos son los días de cualquier emprendedor y empresario, por eso cualquier cosa que ayude a remediarlos merece la pena.
Una de esas cosas es ser más productivo, que no es más que conseguir realizar más cosas en el mismo o menor tiempo.
Aunque no es la única de las soluciones sí es recomendable cultivarla, por lo que he aquí 5 tácticas sencillas que, por experiencia, han supuesto un enorme aumento personal de la productividad.
1.- Cambiar la gestión del e-mail.
Sí, es barato, es eficaz y es un gran medio de comunicación, pero también puede ser un enorme vampiro del tiempo.
Teniendo una iniciativa de negocio en Internet resulta obvio que el e-mail es algo imprescindible, pero aún así cambiar la manera de gestionar dicho correo ha supuesto una enorme diferencia.
Para empezar, sólo la cuenta de correo especial para clientes es actualmente la que el avisador de correo revisa cada poco tiempo.
Las demás, como la de contacto general, proveedores, información, boletín y otras (incluidas cuentas personales) se revisan sólo en ciertos momentos del día y se procesan los correos en lotes, dedicando un tiempo a decidir si se borran (lo más habitual), se guardan o se contestan.
Ya no es sólo el tiempo que se gana sino el aumento de concentración que se consigue sin oír el dichoso pitido de aviso.
2.- Un lugar de trabajo simple y sencillo.
Es decir sin distracciones y libre de todo aquello que no sea necesario en el momento.
Si uno es de mente inquieta tiende a tener post-it pegados por todas partes, correo, papeles aparentemente importantes alrededor…
Todo eso son casi siempre distracciones, así de simple, cada cosa que esté en el lugar de trabajo y no corresponda a lo que hacemos en el momento sólo sirve para desviar energía y atención.
Limpiar y despejar la mesa puede marcar una enorme diferencia. En serio.
3.- Tener abiertos sólo los programas necesarios en el ordenador.
Tras escribir el correo el software se quedaba abierto, junto con el explorador de Internet o cualquier otro software que hubiera utilizado.
Muchas veces empezaba a hacer una cosa antes de cerrar completamente la anterior y al final el ordenador era una especie de caos sobrecargado y además cada dos por tres saltaba la innecesaria necesidad de pulsar sobre uno de esos programas abiertos aunque sólo fuera para ver por qué seguían ahí.
Tener abierto sólo el software imprescindible para el trabajo y absolutamente nada más es algo que no sólo el portátil, sino la capacidad de centrarse en las cosas importantes, agradece.
4.- Tener planificado el día antes de empezar.
Es algo ya nombrado, pero ha supuesto una enorme diferencia en cuanto a trabajo conseguido.
Si uno empieza su día pensando qué tiene que hacer, a quién tiene que ver o dónde tiene que ir… mal asunto. Cuando uno llega a su trabajo lo ideal es tener claro y por escrito (o en el ordenador) lo que hay que hacer, y a partir de ahí simplemente ejecutarlo.
La cabeza es experta en el engaño y en priorizar cosas poco importantes cuando uno está bajo presión, por eso planificar con calma el día siguiente al final de la jornada es probablemente uno de los mejores consejos que me atrevería a dar.
5.- Formar el hábito de no atender a las distracciones.
Aún con todos los esfuerzos las distracciones surgirán. Es una de esas leyes no escritas del emprendedor. Pero a menos que el producto se esté quemando en los almacenes o los de Marketing tengan una idea "revolucionaria" en la que van a gastar todo el presupuesto durante la próxima hora, es importante formar el hábito de centrarse en los objetivos planificados para el día y no dejarse llevar demasiado por lo que va surgiendo.
Obviamente esta es una cuestión de buen juicio (y en la práctica imposible de aplicar al 100%), pero en muchas ocasiones eso tan urgente de lo que quieren hablarnos o ese asunto que ha surgido no son realmente más importantes que lo que nos proponíamos hacer.
Al final es una cuestión de hábito no dejarse llevar por conversaciones inacabables al teléfono o caer en la trampa de reuniones que se desarrollan sin una dirección ni objetivos claros.
En la medida en la que sea posible la verdad es que se libera una enorme cantidad de tiempo y energía para centrarse en lo realmente importante.