Pizarra magnética
Pizarra magnética

En el último contenido vimos una enorme lista de CRM gratis, toda una abundancia de aplicaciones y tecnología. Hoy vamos a volvernos más minimalistas y eficientes, con solo una pizarra magnética.

Y es que, como comentaba cuando hablaba de CRM, muchas veces nos pasamos el tiempo persiguiendo la herramienta tecnológica perfecta, en vez de hacer el trabajo de verdad. De hecho, la búsqueda herramienta perfecta también es la excusa perfecta para procrastinar.

La realidad es que no necesitamos nada de eso y que, algo tan sencillo como una pizarra magnética, unos post-its y unos rotuladores nos bastarán la mayoría de las veces.

Por qué una pizarra magnética

Últimamente se están poniendo de moda sistemas de organización que vuelven a lo básico, como el Bullet journal. Entre tanta aplicación, ansiamos volver a lo físico, a lo real y tangible. Es por eso que material de oficina clásico, como el papel o la pizarra magnética están resurgiendo.

En el mismo Silicon Valley, los ingenieros y programadores son contratados usando una pizarra magnética en el famoso Whiteboard design challenge y muchos gurús de la tecnología están volviendo a gestionar sus tareas por escrito.

Y es que estamos en 2018 y todavía nadie ha dado en el clavo con una aplicación para tareas que no esté pensando en cambiar al poco tiempo.

Además, trabajar por escrito tiene múltiples ventajas demostradas por la ciencia:

  • Reduce las distracciones, porque en la pizarra magnética o el papel no están instalados Facebook ni Twitter.
  • Aumenta la capacidad de aprendizaje y memorización
  • Literalmente,  piensas mejor.

Y la ventaja de la pizarra magnética sobre el papel, cuando se trata de empresas, es clara: puedes trabajar en equipo.

Una pizarra permite compartir con otros lo que estás haciendo, que aporten y colaboren de la manera más sencilla y conveniente.

Así que, he aquí 5 formas de organizar nuestra empresa usando solo una pizarra magnética, y obtener todas estas ventajas.

1) Resuelva problemas usando una pizarra magnética

Pizarra magnética Ideapaint
Pizarra magnética Ideapaint

¿Atascado en un problema? ¿No sabe cómo encontrar solución a algo? Una sesión de lluvia de ideas, o brainstorming, usando una pizarra magnética, puede ser el antídoto.

Reúna al equipo frente a la pizarra y empiece a anotar las ideas que surjan durante un tiempo determinado, como 20 minutos o media hora. Todo vale en esta fase y nada se censura, unas ideas sirven de chispa para otras, por imposibles que puedan parecer.

Después, filtramos y nos quedamos con las mejores soluciones.

En la empresa IdeaPaint (observe la imagen de más arriba), han llevado esta idea al extremo. Toda la oficina una especie de gran pizarra magnética donde poder escribir, anotar ideas, resolver problemas y trabajar en equipo, en cualquier momento y en cualquier parte.

2) Usar el sistema SCRUM para organizar proyectos

El SCRUM es un proceso que recoge las mejores prácticas para llevar a cabo un proyecto.

Una de las máximas en Recursos para Pymes es que las ideas no valen nada y la ejecución lo es todo. Y lo mejor es que, para usar el método SCRUM, que se ha demostrado fácil, eficiente y efectivo para gestionar proyectos, solo hace falta una pizarra magnética.

Tengamos en cuenta una cosa, este sistema de gestión de proyectos es usado en la mayoría de empresas tecnológicas de Silicon Valley, y de momento no se puede decir que les vaya nada mal. De hecho, en la genial serie de televisión del mismo nombre ha aparecido más de una vez.

Silicon valley pizarra
Silicon valley y una de las muchas pizarras que aparecen

La ventaja de este sistema es que todos pueden ver de un vistazo cómo va el proyecto, qué es necesario hacer, qué se ha hecho ya, además de interactuar con las tareas de la pizarra. Eso es algo que ninguna herramienta informática puede hacer de manera tan eficiente.

Este interesantísimo artículo sobre cómo organizarse con el sistema SCRUM y cómo usar la pizarra magnética para ello, nos ayudará.

3) Usar la pizarra magnética como lista de tareas

De esa manera, siempre tendremos a la vista lo que tenemos que hacer.

Una particularidad de la mente humana es que, en cuanto perdemos de vista algo, dejamos de usarlo. Por el contrario, cuando está presente y, además, es fácil, lo utilizamos muy menudo.

El problema de muchas aplicaciones de tareas no es que sean malas en sí, es que son poco convenientes. A veces, exigen más trabajo para introducir la tarea que hacer la tarea en sí y, en cuanto desaparecen de la pantalla, desaparecen de nuestra mente.

Las tareas de la pizarra magnética nos «miran» todo el rato, podemos anotar cualquier cosa en cualquier momento, y sentir ese subidón de dopamina y felicidad, demostrado cuando tachamos una tarea.

Y si en la pizarra no caben demasiadas tareas, ni podemos organizar a semanas vista, mucho mejor, porque también se ha comprobado que se ejecutan más tareas cuando la lista es reducida.

4) Usar el sistema Kanban para organizar cualquier cosa

¿Un lanzamiento de proyecto? ¿La fabricación de algo? ¿Una campaña de marketing? Cualquier proyecto de una empresa puede ser ejecutado mediante otros sistema de eficacia comprobada: el kanban.

Encuadrado dentro del kaizen, la filosofía japonesa de mejora continua que tantos éxitos ha dado, el kanban es un método de organización para la empresa que se puede aplicar prácticamente a todo.

Y, aunque hay software de proyectos que lo aplican, nada mejor que hacerlo a la manera tradicional, para aprovechar todas las ventajas, cognitivas, de conveniencia y de trabajo en equipo, que estamos comentando: usando simplemente una pizarra magnética.

Este excelente artículo de Javier Garzas nos enseña cómo aplicar este método en la práctica, sin caras herramientas, solo con ese espacio en blanco en el que escribir, borrar y pegar post-its.

De hecho, el kanban no es el único método kaizen que podemos usar en una pizarra.

5) Realizar un análisis DAFO muy fácilmente

DAFO: Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades. Un método que se puede utilizar cuando necesitamos pensar y estrategizar sobre cualquier cosa.

¿El próximo producto que tenemos en mente es el adecuado? Podemos hacer un DAFO. ¿Qué camino debemos seguir cuando tenemos varias opciones en cualquier cosa? Podemos hacer un DAFO de todas esas alternativas.

Realizarlo es muy sencillo.

Dividimos la pizarra magnética en 4 cuadrantes. Uno será el de debilidades (factores internos que suponen en riesgo), otro será el de Amenazas (factores externos que suponen un riesgo), otro será el de Fortalezas (factores internos que suponen una ventaja) y otro será el de Oportunidades (factores externos que suponen una ventaja).

Ahora reunimos al equipo y empezamos a rellenar cada cuadrante sobre cada aspecto del DAFO.

Con una imagen visual y global de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, tendremos mucho más fácil tomar una decisión adecuada.

Aquí se explica más detalladamente cómo realizar un análisis DAFO, un sistema que funciona en cualquier empresa.

La pizarra magnética tiene todas las ventajas cognitivas del papel y bolígrafo, además de permitir la colaboración eficiente de un equipo. De hecho, es fascinante cómo, algo tan sencillo, puede ser una de las mejores inversiones que pueda realizar un negocio.

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