5 consejos para mejorar la gestión de tareas y tiempo

Es tiempo de verano, un tiempo relajado, donde el teléfono no suena tanto y las grandes tareas son para septiembre (como mínimo) ya que todo el mundo está en un estado similar.

Por eso quizá hablar de cómo gestionar el tiempo y las tareas que nuestro negocio requiere esté un poco fuera de lugar, pero no viene mal pararse, aprender y comenzar con buen pie a la vuelta.

Quien ya lleve tiempo por aquí sabrá cuál es el lugar del tiempo entre los recursos disponibles en una empresa y si tiene su propio negocio también sabrá cómo va muchas veces la historia: una agenda apretada, una lista de tareas interminable y al final del día la sensación de que el tiempo ha pasado volando y la mitad de las cosas siguen sin hacer.

Por eso se quieren compartir en este artículo los 5 consejos más importantes que mejoran enormemente la eficiencia, al gestionar bien nuestro tiempo y conseguir el mayor número de tareas completadas, o al menos así es por experiencia propia.

Cuando uno ya lleva camino recorrido se va dando cuenta de que hay ciertas claves que pueden marcar la diferencia en un día de trabajo. Si se siguen la jornada termina con esa sensación satisfactoria del objetivo cumplido, cuando no, todo va con el pie cambiado y no hay sensación de avance (bueno, ni sensación ni realidad).

Por experiencia propia, 5 de las claves más importantes que con el tiempo marcan la forma de trabajar y la hacen más eficiente son estas:

1.- No comenzar nunca un día que no se haya planificado previamente.

Lo ideal es que antes de llegar a trabajar uno ya tenga claras las tareas y las prioridades. Puede ser en una lista de papel o en el software de última generación, pero lo esencial es que cuando comencemos el día lo tengamos bien planificado.

Bien planificado no es más que saber todo lo que tenemos que hacer ese día y qué es lo más importante.

He visto en bastantes ocasiones que a veces esa es la primera faena del día: poner en orden la agenda, delimitar las tareas y priorizarlas. Por experiencia es cientos de veces más eficaz hacer eso el día anterior.

Puede ser la última tarea de la jornada o bien hacerlo por la noche, pero los días que comienzan previamente planificados con anterioridad suelen ser los más eficientes.

Cuando uno ha terminado sus cosas y dedica 15 minutos a planificar bien el día siguiente lo hace con más claridad por ciertos motivos:

  • Al contrario que al comenzar un nuevo día, a última hora uno no se ve avasallado por los típicos sucesos de los instantes iniciales de una nueva jornada, como esa llamada importante a primera hora, el habitual imprevisto, el compañero de trabajo que tiene que verle o bien ese correo electrónico urgente. Nada más comenzar la jornada ya hay actividades acechando, si no tenemos claras de antemano las prioridades muy probablemente o nos dejaremos llevar ("Bueno, vamos a ver esto y luego planifico") o bien van a influenciar la manera de priorizar (los más urgente suele parecer lo más importante aunque no lo sea).
  • Si no dejamos apuntado y planificado lo que hay que hacer al día siguiente es muy posible que eso esté dando vueltas por la cabeza.

Lo que suele redundar en que no desconectemos del todo. Las personas somos así, si no apuntamos bien y tenemos la seguridad de que lo importante no se nos va a olvidar (porque está plasmado en la agenda) probablemente esa tarea se va a quedar murmurando y acechando por nuestra cabeza hasta que por fin la volquemos en algún lado y sepamos que la vamos a tener en cuenta seguro. Si esperamos hasta el principio de la jornada estaremos dnado vueltas al tema en la ducha o por el camino…

2.- La lista de tareas no debe estar sobrecargada.

Si la lista de cosas a hacer es enormemente larga (y si uno tiene su propia empresa probablemente siempre será así) cuando la veamos al final del día veremos que siempre se han quedado cosas sin hacer (que solemos pasar al día siguiente) de manera que casi siempre tendremos la sensación de que no hemos conseguido todos los objetivos que nos proponiamos.

La cuestión es, el tiempo es limitado y de esas tareas, aunque todas parezcan imprescindibles, hay algunas que lo son más, son aquellas que, de verdad, si las completamos le van a dar el mayor beneficio posible a nuestro negocio. Hay que centrarse en ellas y eso requiere desarrollar varias habilidades.

  • Aprender a identificar esas tareas críticas.
  • Aprender a delegar o desechar las que no son críticas. (Cosa más difícil de lo que parece).
  • Aprender a comprometernos de verdad a hacer esas tareas críticas.

Si la lista de tareas es demasiado larga acabará en frustración, desbordamiento y escasa sensación de avance, una lista de tareas más corta implicará más objetivos cumplidos a lo largo del día y no porque haya menos, probablemente acabaremos con más tareas resueltas que cuando el total de apuntadas en la agenda era el doble. Garantizado.

Preparemos la tijera y cortemos con juicio.

3.- Primero lo primero.

Miremos nuestro plan ¿qué hay que hacer hoy? ¿Cuál de todas esas cosas es la más importante?

Cuando la sepamos tengamos el compromiso firme de que la primera cosa por la mañana que hagamos sea esa tarea esencial y no otra.

Lo ideal es comprometerse a terminarla antes de empezar nada más.

Ya lo dice el proverbio "Primero lo primero", y no lo más agradable, lo más "ligero" o lo más fácil. Con el avanzar del día iremos agotando energías, es muy fácil entonces que las cosas importantes se dejen para otro día y ni siquiera haya ánimo de empezarlas.

4.- Tareas pequeñas.

El más fácil digerir una lista de tareas donde cada una es una porción pequeña y concreta que completar objetivos tales como "diseñar producto" o "hacer campaña de marketing".

Esas dos últimas cosas no son tareas, son gestas heróicas e inabarcables. Es necesario coger los grandes proyectos e identificar lo que es necesario hacer en forma de tareas concretas, inequívocas y pequeñas, que sean fácilmente conseguibles.

Así sí tendremos la sensación de avance, de otro modo no tendremos más que la misma gran tarea escrita una y otra vez en la agenda, pareciendo un suplicio imposible.

5.- No ser multitarea.

Esta es probablemente la manera de actuar más difícil y compleja, cada vez más en los tiempos que corren donde mientras hablas por teléfono estás leyendo el correo o atendiendo a quién ha llamado a la puerta.

De hecho durante bastante tiempo un servidor incluso consideraba como una cualidad el poder hacer varias cosas a la vez.

Bueno, esa cualidad es el mayor de los errores posibles, de manera que ahora toca aprender a trabajar como se debe, si se está escribiendo un correo uno se concentra y hace sólo eso y si llama por teléfono, planifica, vende o factura se hace eso y sólo eso.

El resultado es un trabajo mucho mejor hecho y una sensación de control. Vistos los resultados (aunque parezca que se hagan menos cosas) este es sin duda uno de esos consejos ignorados desde siempre que cuando uno por fin pone en marcha, comprueba que tiene una eficacia espectacular.