La facturación es una parte esencial de cualquier negocio, sin importar su tamaño o sector.
Ya sea que seas autónomo, PYME o una gran empresa, contar con una factura bien elaborada no solo es una obligación legal, sino también una herramienta fundamental para mantener tus finanzas organizadas.
Para facilitar esta tarea, muchas empresas optan por utilizar plantillas para facturas, ya que ofrecen un formato profesional, estructurado y adaptable a cada necesidad.
Pero antes de elegir una plantilla, es fundamental conocer los diferentes tipos de facturas que existen y sus características. ¡Veámoslo!
Índice de contenido
6 tipos de facturas más utilizadas en España
1. Factura ordinaria
Esta es la factura más común y más utilizada. Se emite para documentar una compraventa o prestación de servicios entre dos partes. Este tipo de factura debe incluir datos básicos como:
- Número de factura y fecha de emisión
- Datos del emisor y receptor (nombre, NIF, dirección)
- Descripción detallada de los bienes o servicios
- Importe total con desglose de impuestos (IVA, retenciones, etc.)
¿Cuándo se usa? Se utiliza en prácticamente todas las operaciones comerciales regulares.
2. Factura simplificada
Anteriormente conocida como «ticket», es una versión más breve de la factura ordinaria. Se permite su uso solo en determinadas circunstancias y hasta ciertos importes (normalmente hasta 400 euros IVA incluido) aunque puede variar según la legislación local).
- No requiere los datos completos del cliente (solo si este lo solicita).
- Se usa en transacciones rápidas como en hostelería o comercio minorista.
- Debe incluir el número, fecha, descripción y tipo de impuesto aplicado.
¿Por qué es útil?
Porque agiliza las operaciones en negocios con alta rotación de clientes, donde pedir los datos fiscales de cada uno sería poco práctico.
3. Factura proforma
A pesar de tener el formato de una factura, no tiene validez fiscal ni contable. Su propósito es únicamente informativo. No se aconseja firmar o sellarla, salvo que el cliente lo solicite de forma explícita. Suele incluir la fecha máxima de validez.
¿Qué debe contener?
- Indicación clara de que es una “factura proforma”
- Desglose de productos o servicios ofrecidos
- Precios y condiciones de pago propuestas
Uso típico :
Cuando se necesita presentar un presupuesto formal o una oferta económica previa a una venta. No se registra en contabilidad ni genera obligación de pago.
4. Factura rectificativa
Este tipo de factura se emite para corregir errores en una factura previamente enviada, ya sea por datos incorrectos, omisiones o cambios en el importe.
Diferencias con una factura ordinaria:
- Debe hacer referencia explícita a la factura que corrige.
- Puede tener valor negativo o positivo, según sea el caso.
- Es necesaria para mantener una contabilidad y fiscalidad transparente.
Es importante destacar que tiene que emitirse dentro del plazo legal establecido para rectificaciones (normalmente dentro de los 4 años siguientes).
5. Factura recapitulativa
Se utiliza cuando un proveedor realiza varias operaciones a un mismo destinatario en un periodo determinado (generalmente mensual), y en lugar de emitir una factura por cada operación, emite una única que las agrupa todas.
Ventajas:
- Ahorro de tiempo y gestión administrativa.
- Facilita la conciliación contable.
- Incluye todas las operaciones detalladas por fecha y cantidad.
Esta factura es ideal para proveedores recurrentes, agencias, freelancers con contratos mensuales, entre otros.
6. Factura electrónica
Aunque no es un tipo de factura por su contenido, sí lo es por su formato y método de emisión. La factura electrónica cumple con los mismos requisitos legales que la factura en papel, pero se emite y recibe por medios digitales.
La diferencia entre factura en papel y electrónica reside en que la transmisión de la electrónica es por medios electrónicos y telemáticos.
Beneficios clave:
- Reducción de costos en papel y almacenamiento
- Automatización del envío y recepción
- Agiliza la gestión y seguimiento del estado de la factura
Este tipo de factura es cada vez más habitual, especialmente en empresas que operan con la administración pública o en sectores tecnológicos.
Comprender los distintos tipos de facturas es clave para elegir correctamente la factura que necesitas según el contexto.
Ya sea que emitas facturas de manera esporádica o a diario, utilizar plantillas para facturas puede ayudarte a estandarizar el proceso, cumplir con los requisitos legales y transmitir profesionalismo a tus clientes.
Adaptar el tipo de factura a cada situación no solo es una cuestión de cumplir con la normativa, sino también de optimizar la gestión financiera de tu negocio.
Así que elige bien tu formato, mantén tus documentos organizados y apuesta por herramientas que te faciliten el trabajo.