Si tuviera que recomendar una sola técnica de productividad que funcione en la mayoría de situaciones, recomendaría el timeboxing. Se puede adaptar a cualquier tipo de trabajo, es sencilla y funciona.
He explicado el timeboxing a fondo en el libro Productividad total y, por eso, he aquí un extracto de dicho libro, donde se detalla a fondo. Vamos con ello.
El timeboxing es una de las técnicas más efectivas de productividad que podemos utilizar en nuestro día a día.
Se trata de establecer ritmos definidos de trabajo y descanso, cumpliéndolos a rajatabla.
Las personas no podemos aguantar ritmos interminables de algo, es necesario y natural descansar ciertos periodos. Si lo hacemos así, y tomamos intervalos de reposo adecuados entre cada periodo de trabajo, podemos mantener un ritmo constante mucho más tiempo y con un buen nivel cognitivo.
Por el contrario, si nos pegamos un atracón de dos horas sin parar acabamos quemados y agotados, sin la capacidad para acometer otras tareas, por muy sencillas que sean. Además, al día siguiente, probablemente recordaremos el atracón y pensar en seguir nos producirá emociones negativas, que nos inclinarán a procrastinar.
La aplicación más conocida del timeboxing es la famosa técnica Pomodoro. En ella, vamos alternando intervalos de 25 minutos de trabajo con 5 minutos de descanso. Cuando hemos completado 4 pomodoros tomamos un descanso más largo, de unos 20 minutos.
La técnica Pomodoro es la más sencilla y extendida para comenzar a aplicar el timeboxing. Además, hay un montón de aplicaciones, para ordenador y móvil, que nos ayudarán a usarla (basta una rápida búsqueda en Google para encontrarlas).
Sin embargo, en mi experiencia, cada persona es distinta. Por eso, el objetivo final es encontrar qué periodos concretos de trabajo y descanso encajan mejor con nosotros.
Con el tiempo, he descubierto que a mí me funcionan mejor periodos más largos. De hecho, suelo hacer 50 minutos de trabajo y 10 de descanso, con algún reposo más extenso tras un par o tres de esos ciclos.
Lo ideal es probar y ver qué se adapta a nosotros. Si usted se parece más a mí que, tras 15 o 20 minutos de estar dedicado a una tarea, consigue una inmersión mayor en el trabajo y una concentración profunda, perfecto. En ese caso, haga como yo y pruebe con esos periodos más largos, como el de 50 minutos. O bien es de los más inquietos que precisa menos tiempo para centrarse y funciona mejor con más descansos breves, como en el caso de los 25 minutos del Pomodoro.
Experimentar esto durante una semana (probando por ejemplo los dos tipos de ciclo que hemos visto, de 25 y 50 minutos) incrementará nuestra productividad desde el primer momento.
Si es usted analógico, o no quiere tener distracciones innecesarias por la tentación del móvil, no use aplicaciones informáticas para controlar los intervalos. Hay relojes y temporizadores, como los que se usan para cocinar, en los que podemos marcar un tiempo determinado y que nos avise cuando ha transcurrido. De hecho, yo utilizo un dispositivo de este tipo.
Usar un software o un reloj de cocina tiene la ventaja de que no tenemos que estar pendientes de si ha pasado el tiempo o no, echando vistazos de reojo al reloj. Mientras no oigamos ningún aviso, seguimos concentrados en lo que estamos.
Lo más importante para que el timeboxing funcione es que respetemos los tiempos. Porque es muy fácil que nos relajemos y los 5 minutos de descanso se conviertan en 8 o 10. Evite eso o no creará hábito.
De hecho, el fallo más habitual en el timeboxing no es que no se trabaje durante el periodo habilitado para ello, es coger el momento de descanso y desperdiciarlo, aprovechando para revisar el email, contestar unos mensajes o hacer una llamada rápida. Otro de los errores es navegar un rato por Internet, lo que seguramente nos enganchará, no nos dejará desconectar y estirará la pausa o provocará ansiedad, porque vemos que el descanso se acerca a su fin y otra vez estamos en Facebook, arruinando la técnica.
La clave para que funcione es que en tiempo de descanso se hace un 0% de actividades de trabajo, ni siquiera tangenciales. Del mismo modo, lo ideal es alejarse de pantallas.
Yo estoy sentado ante un monitor más tiempo del que debería, así que uso los descansos para moverme, salir al exterior o incluso comer algo ligero a veces, pero con una desconexión mental total.
El timeboxing en tareas extensas
Especialmente en proyectos más grandes, donde resulta difícil definir el resultado deseado de algunas tareas, o bien conseguir este resultado llevaría mucho tiempo de trabajo, el timeboxing es especialmente útil.
Por ejemplo, si tengo una de esas tareas extensas que me lleva días terminar, como escribir algo, en vez de ponerme como tarea un número de capítulos, de páginas o de palabras, puedo determinar trabajar durante un tiempo concreto, como sumar una hora y media de escritura (o 5 pomodoros).
Si estoy diseñando una web y el trabajo es buscar imágenes, procesarlas, encajarlas en el diseño, ajustar lo que le rodea, retocar el código, volver a buscar algunas alternativas porque no me convencen las primeras, cambiar esto y aquello que ha surgido… definir esas pequeñas tareas concretas en una lista no tiene sentido ni es práctico, da más trabajo anotarlas que hacerlas.
Además, son cosas a las que voy saltando de una a otra según la necesidad del momento, y eso suele pasar en muchos tipos de trabajo. Para esa clase de tareas, a la hora de definir mi lista, el output a conseguir puede estar expresado en forma de tiempo.
De esta manera: «Trabajar la página principal de la web de X durante 1 hora y media» también es una tarea clara que me dice que, si he empleado ese tiempo dedicado de verdad a ese trabajo, he conseguido lo que me proponía.