Derek Sivers creó la empresa CD Baby hace mucho tiempo y la acabó vendiendo por varios millones. Sivers es un emprendedor en serie y un día leí algo suyo que tenía mucha razón. Decía, básicamente, que las ideas no sirven para nada. Que el valor de una idea era de céntimos, porque ideas “geniales” todo el mundo tiene en un cajón. Montones de ellas.

¿Entonces las ideas no sirven para nada? Tampoco es eso.

El verdadero valor de algo depende de la ejecución, que es lo más escaso. Si mira alrededor verá que todo el mundo tiene un montón de ideas pero casi nadie las lleva a cabo. Sueños, añoranzas, grandes planes… Casi nadie da un paso en el mundo real para hacerlos tangibles.

El mundo es de los que hacen, no de los que piensan. Y es que ese es el gran multiplicador del valor de una idea: su ejecución.

Lo mismo va a pasar con su negocio. Todo va a depender de la ejecución implacable de acciones, una tras otra, de manera constante y masiva, hasta llegar a su objetivo.

Dése cuenta de que no hablo de acción solamente, sino de acción masiva. Porque para crear algo de la nada, llevarlo arriba y mantenerlo ahí, no vale con actuar un poco. Algunos emprendedores me dicen que van a montar un negocio en sus horas libres. Yo les digo que todo el mundo ha de hacer lo que desee, pero que eso no será un negocio, sino un hobby.

No se puede sacar adelante un negocio serio y con cifras serias en el tiempo libre. Especialmente al principio, una empresa es como un bebé, requiere absolutamente de toda nuestra ayuda, tiempo y dedicación. En el momento en que lo desatendamos le podemos decir adiós.

Tenemos una gran roca que mover colina arriba, un poco de acción o sólo un poco de empuje no la van a desplazar ni un centímetro. Todos los emprendedores que he visto que lo han conseguido son ejecutores implacables de acciones. En vez de hablar, hacen. Por eso, si vamos a empezar un negocio, tenemos que disponer la manera en la que vamos a planificar y ejecutar nuestras acciones, pues son lo más importante.

En la práctica eso implica dos cosas:

1.- Determinar cómo vamos a organizar nuestras tareas y las de nuestro equipo

Mi recomendación con esto es siempre la misma. Hay docenas de aplicaciones y sistemas de organización de proyectos y tareas, es fácil perderse y estar usando cada vez una nueva y flamante aplicación en nuestro ordenador, móvil o lo que sea (yo mismo he sido culpable de eso en ocasiones). Por eso, hemos de elegir el sistema más simple que cubra todos nuestros requerimientos básicos.

Ha habido etapas donde lo más efectivo para mí ha sido lápiz, papel y una lista de tareas importantes para el día, reducidas a lo más mínimo, cuatro o cinco críticas. Eran épocas donde trabajaba yo solo y tenía que enfocarme en unas pocas cosas vitales. Cualquier sistema más allá del papel que llevaba conmigo era demasiado.

Sin embargo, en otras ocasiones, he tenido que trabajar con equipos y llevar a la vez varios proyectos importantes, que implicaban a varias personas. En esos casos mi papel y lápiz se quedaban cortos y usaba herramientas de gestión de proyectos.

Cuando eso pasa, me ha ido mejor si me he inclinado por las más simples posible. Algunas resultaban tan complejas que requerían más tiempo para manejarlas que para ejecutar las acciones que organizaban.

2.- Instalar hábitos productivos en la gestión de nuestro tiempo

Esto es importantísimo. El activo más importante de un nuevo negocio es usted, el emprendedor que hay detrás, porque va a ser el cuerpo y alma de la empresa. Hasta que ésta no se mantenga por sí sola (y eso lleva tiempo), la iniciativa fluirá con usted. Si está desanimado y pierde el tiempo en cosas que no van a ningún lado, su empresa estará igual. Si está motivado y ejecuta tareas importantes, ignorando las insignificantes, su empresa tendrá más probabilidades de prosperar.

La acción es lo más importante y la productividad personal lo que más diferencia va a marcar en eso, ya se lo anticipo.

Es muy curioso que de esto tampoco se hable en los materiales sobre cómo crear una empresa, porque tratan todos los aspectos de la misma excepto el más crucial: nosotros.

Como emprendedores hemos de tener una serie de habilidades. Igual que un boxeador ha de tener las suyas y saber cómo atacar, cubrirse, etc, en nuestro caso una de las importantes es gestionar nuestro tiempo de modo óptimo.

¿Qué es lo más difícil de conseguir de una persona poderosa? Que nos dedique tiempo. ¿Por qué? Porque entienden que es lo más valioso que tienen y lo guardan ferozmente. Su tiempo de trabajo lo dedican sólo a lo que creen que les puede proporcionar más beneficio para su negocio.

El tema de la productividad personal es tan importante que he dedicado materiales completos a ello, mostrando lo que mejor me ha funcionado. El principal es el libro «Productividad Total». Aunque puede buscarlo y se lo recomiendo encarecidamente, no se preocupe, quiero que estas páginas sean completas en sí mismas, por eso le resumo a continuación el 80/20 más crítico sobre el tema. Así podrá ponerlo en marcha desde el primer día que dedique a su negocio.

 Las reglas básicas que funcionan para ser más productivo

Siga estos criterios y le aseguro que conseguirá hacer mucho más (y mejor) trabajo en menos tiempo.

 Regla 1.- Elimine distracciones cuando está trabajando

Las distracciones son el peor enemigo hoy. Desconecte móvil e Internet, diga a los demás que está trabajando y que no le molesten mientras tanto. Necesitamos periodos ininterrumpidos de tiempo y concentrados en una tarea para conseguir la mayor efectividad en ella. Una vez distraído, aunque sea un segundo, nuestro cerebro tarda más tiempo del que nos gustaría en volver a centrarse a fondo sobre dicha tarea.

Siempre lo digo, no he tenido días más productivos que aquellos en los que el servicio de Internet estaba caído.

 Regla 2.- Sepa discriminar las tareas importantes

Las importantes son las que más beneficio van a traer a su negocio, a corto o a largo plazo. Las tareas de apoyo o administrativas se delegan en la medida de lo posible y nosotros nos dedicamos a Marketing o Producto todo lo que podamos.

¿Por qué Marketing y producto? Porque esas dos cosas son las que van a traer clientes y, por tanto, esa es nuestra principal función como emprendedor. Y sí, ya le digo que muchas veces la tarea importante no coincidirá con la que nos gusta ni nos apetece. Da igual, el verdadero emprendedor es aquel que es capaz de hacer lo que los demás evitan.

 Regla 3.- Ponga esas tareas importantes las primeras en su agenda

Lo primero que tenemos que hacer durante el día es lo más importante. Si nos ponemos a mirar y contestar mails nada más llegar, acabaremos atrapados en las agendas y los asuntos de otros. Además, gastaremos nuestras limitadas energías en ello.

Primero lo importante y cuando hayamos terminado, el resto de cosas.

Regla 4.- Reduzca el número de tareas diarias

Sí, he dicho reduzca, porque a veces hacer menos es la solución. Muchos días serán realmente productivos si conseguimos trabajar de verdad en dos o tres cosas importantes y ya está. Si las hacemos, nos iremos a casa con la sensación de trabajo bien hecho.

Uno de mis principales errores cuando empecé era confundir “estar ocupado” con “ser productivo”. Me pasaba incontables horas en la oficina, liado con mil tareas que, siendo sinceros, no iban a tener un impacto real en mis beneficios. Y a esa ocupación extenuante la llamaba trabajar, pero sólo conseguía mucho cansancio y pocos resultados.

Para mí fue un impacto experimentar en mis propias carnes que la solución era hacer menos. Iba en contra de la cultura de consultoría en la que estuve inmerso durante años. Allí echabas un montón de horas y eso era como una especie de medalla de honor, cuando la mayoría eran desperdiciadas en reuniones tontas.

Póngase, como máximo, tres tareas verdaderamente importantes a hacer en el día y céntrese en ellas, tendrá más resultados que con la agenda llena.

Y una vez hechas, si quiere y tiene tiempo, ya puede ponerse con otras cosas o desconectar, que es el punto siguiente.

Regla 5.- Descanse y hágalo de verdad

Esta es la parte más difícil como emprendedores. Yo, cuando descansaba, me sentía culpable de no estar haciendo algo por mi negocio. Cuando uno tiene una iniciativa propia, ésta empieza a permear todos los aspectos de su vida, así como su tiempo.

Pero como muchos deportistas de elite saben, el músculo se genera durante los periodos de descanso. Lo mismo pasa aquí. Si no respetamos el descanso no seremos productivos, estaremos todo el rato en un estado en el que no trabajamos del todo y no descansamos del todo, lo que va agotando las baterías irremediablemente.

El concepto de impulso

Uno de los conceptos más importantes que he descubierto como emprendedor es el del impulso. Como bien dice la física, un objeto parado tiende a quedarse parado y uno en movimiento tiende a seguir moviéndose en la misma dirección, todo por efecto de la inercia.

En la práctica significa que: cuando planificamos acciones, las más importantes son las primeras que ejecutaremos. ¿Por qué? Porque son las que vencen la inercia inicial y nos hacen pasar de estar parados a estar en movimiento. Eso implica que son las que nos proporcionan el impulso y nos ayudan a seguir en esa dirección.

Cuando era novato planificaba todas las acciones que un proyecto requería y las iba poniendo en el día y hora que, supuestamente, tocaban. Llegaba a tener semanas enteras con el calendario completo. Todo era muy bonito y yo quedaba muy satisfecho. Luego empezaba a ejecutar y venía la vida real a tirarme mi castillo de naipes, porque somos humanos y eso no funciona.

Siempre ocurren imprevistos y todo cuesta más de lo que creemos, de modo que en las tareas del primer día siempre quedaba alguna por hacer. Así pues, las desplazaba al día siguiente, el cual quedaba cargado de más tareas de las que podía abarcar. Eso hacía que ese segundo día también quedaran (más) cosas sin hacer, de modo que las pasaba al día posterior. Lo único que conseguía así era un efecto de bola de nieve y cargarme de frustración. A los pocos días las jornadas planeadas eran imposibles de manejar, saturadas de tareas. Mi sensación constante era de agobio y fracaso.

Ahora lo que hago es ponerme una fecha de objetivo final, unas fechas con hitos intermedios que alcanzar (si es que el proyecto es complejo y es necesario dividirlo en esos hitos) y planifico las primeras acciones que tengo que ejecutar.

Esas son las más importantes, porque me dan tracción e impulso. Muchas veces es imposible planificar de antemano todo lo que hay que hacer. Por el camino siempre surgen cosas con las que no contabas, así que ahora planifico los primeros pasos y los siguientes surgen solos, según me esté yendo con esas primeras tareas.

Para todo plan, proyecto o trabajo, siempre me preocupo de poner las primeras acciones en mi sistema de tareas. Mientras me esté ocupando de ejecutarlas, las próximas ya aparecerán claramente ante mí cuando acabe las primeras. Por eso no me preocupo ya de planificarlas todas, si no de ir poco a poco, teniendo clara la acción siguiente. Es el mejor método que he encontrado para no volverme loco.

 Desconfíe de los que no están inclinados a la acción concreta

Otra implicación de esta regla es algo que se va a encontrar mucho en su nuevo negocio. Gente que va a querer “colaborar” o contactará para ver cómo pueden “trabajar juntos”. Pues bien, todo aquel que le venga con esos planes difusos sólo le va a hacer perder el tiempo, ya se lo anticipo.

En estos años he perdido la cuenta de la gente que me ha escrito diciendo si nos reuníamos para “hacer algo” o para “ver cómo colaborar”. Si alguien no tiene un buen plan concreto de antemano, con acciones definidas que le pueda decir por email o por teléfono, sólo va a hacerle perder el tiempo. Ni considere lo que le proponga porque es un signo de poca profesionalidad. Son emprendedores que hablan mucho, pero no entienden que lo más valioso es el tiempo y la acción concreta y masiva.

Además, si son ellos los que quieren hacer algo con usted, que sean ellos los que piensen y trabajen claramente ese algo. No dedique usted su tiempo a ver cómo pueden colaborar. La excepción es que sea una empresa grande de la que usted puede traer muchos contactos o visibilidad, entonces sí. Excepto en ese caso extraño, desconfíe de los que no vienen con acciones concretas. Y por supuesto, si es usted el que contacta para aliarse con alguien, aplique esto, vaya con acciones concretas y nunca proponga algo difuso.

Estas son las reglas básicas de productividad personal, si las sigue, no se cargará innecesariamente de trabajo inservible.