Oficina sin papel

Iniciar un proyecto empresarial es una tarea ilusionante para el emprendedor. Se trata de tomar una idea y desarrollarla hasta el punto de hacerla viable. Un gran porcentaje de los emprendedores que montan un negocio lo hacen trabajando con productos que les apasionan y que conocen a la perfección. Esa es la razón por la que se suele emprender.

Pero crear una empresa o hacerse autónomo conlleva una serie de tareas que poco o nada tienen que ver con la actividad en sí. Estamos hablando de las típicas tareas de gestión que toda organización tiene que hacer para sacar adelante el negocio.

Herramientas para gestionar una empresa sin papel

La evolución y el desarrollo tecnológico ha posibilitado una serie de cambios que hacen que las empresas sean organismos más eficientes. Existe un buen puñado de programas que te permitirán ahorrar tiempo y trabajo en el día a día de la empresa. Además, estos softwares permiten que las oficinas de nuestro tiempo sean más sostenibles gracias a la cantidad de papel que no será necesario utilizar. Es el nuevo modelo de las oficinas sin papel.

Vamos qué tipos de programas son necesarios para la gestión empresarial.

La herramienta principal de referencia es Excel, un programa con múltiples posibilidades que permite crear plantillas de manera personalizada para gestionar diferentes tareas de la empresa. Sus posibilidades son muy grandes, pero presenta el problema de que hay que adaptar el archivo Excel a cada campo al que lo queramos aplicar, lo que requiere tiempo para crearlo y más tiempo para perfeccionarlo. A medida que las empresas van creciendo, las hojas de Excel empiezan a hacerse más farragosas y difíciles de gestionar.

Utilizar un software de contabilidad y facturación es fundamental a la hora de llevar las cuentas de la empresa al día. De una manera fácil y sencilla se pueden registrar los ingresos, las facturas emitidas y los gastos de la empresa, con el desglose del IVA incluido. Permite emitir facturas y saber el estado de cada una de ellas para que tus clientes cumplan con sus obligaciones en el tiempo estipulado.

Los CRM (customer relantionship management) son programas que te ayudan a contactar con tus clientes y a tener una relación más fluida con ellos. Son el mejor aliado de las empresas enfocadas en la venta, ya que controlan cada interacción con los clientes y llevan un seguimiento pormenorizado de la actividad. También ofrecen información de cada uno de los clientes que puede llegar a ser determinante.

Con una herramienta de control de stock potenciarás los recursos de tu empresa. Llevar un control exhaustivo del inventario es básico para tener liquidez y crear un modelo de negocio viable y duradero. Podrás saber cuáles son los productos más demandados, el estado de los envíos…

Un software de planificación de tareas es un gran desahogo para cualquier empresa que se tercie. Con este tipo de programas podrás organizar, dividir y delegar el trabajo pendiente para que no se produzcan retrasos ni malentendidos.

Programas de control y gestión de nóminas para simplificar el pago de las nóminas de los trabajadores, sus seguros sociales, las altas y las bajas de la empresa o llevar un registro histórico.

Como vemos, es sencillo configurar una oficina sin papel y, de paso, cuidar el medio ambiente.