Listas de tareas, sistemas de productividad, miles de consejos e incontables aplicaciones que prometen que por fin, ahora sí, vas a trabajar enfocado como un láser y terminar ese proyecto.

La realidad es que todo eso existe y, aún así, sigue sin resolverse el problema de la productividad personal, de que el tiempo pasa y las tareas siguen sin hacer. ¿Cómo es posible? Porque lo cierto es que el principal problema por el que uno no hace las cosas que tiene que hacer y pierde el tiempo, no se arregla con todas esas tecnicas.

De hecho, del principal problema de la productividad no se habla demasiado y la nueva solución que se expone cada día es otra vuelta de tuerca al modo de hacer listas, o la enésima aplicación de gestión de proyectos que se parece a todas las demás.

Por eso hoy vamos a ver cuál es ese problema principal con la productividad, porque si no lo resolvemos, todo lo que ya hemos visto en la sección Premium sobre cómo trabajar mejor no va a funcionar.

Cuál es el problema principal del que no nos solemos dar cuenta

Ese problema es, básicamente, la autoconciencia, o mejor dicho la falta de autoconciencia. Me explico.

¿No le ha pasado muchas veces que de la vuelta del trabajo a casa estaba conduciendo, o andando, y de pronto ve que ya ha llegado y no se ha dado ni cuenta de qué ha pasado por el camino? No recordaría a nadie con quien se ha cruzado, ha obviado carteles, coches, señales… De pronto ya está en casa y, si le dicen que había una tienda nueva en el camino o se ha producido un accidente, usted ni lo había visto.

¿Y no le ocurre que eso sucede mucho más a menudo de lo que parece? De pronto ya son las seis de la tarde cuando hace nada estaba comiendo, se ha dicho que sólo iba a mirar Facebook «cinco minutos» y ha pasado una hora.

La realidad es que la mayor parte del tiempo vivimos como zombis. No pasa nada, es normal y humano, nuestra cabeza y nuestro cuerpo raramente están en el mismo sitio a la vez durante mucho tiempo.

Esa es una falta de autoconciencia y es uno de los principales rasgos humanos. ¿No le ha ocurrido que se ha cruzado con ese amigo que dice que no para de trabajar, no tiene tiempo para algo que quiere hacer y, sin embargo, usted ve que casi siempre está ante la tele o jugando a videojuegos?

¿O ese otro amigo que dice que no para de hacer dieta y comer sano, pero su casa está llena de croissants y chocolate? Y esto no es lo más curioso, lo más curioso es que, si les confronta, empiezan a poner mil y una excusas para decir que no es verdad lo que dice, aunque para usted es patente.

Y sí, nosotros también lo hacemos (o hemos hecho) en mayor o menor medida con ciertas cosas. Eso es vivir como un zombi, en piloto automático, sin una autococonciencia real de lo que estamos haciendo con nuestro tiempo y nuestra energía.

Ahora, el problema es que muchas cosas se quedan sin hacer porque vivimos demasiado en ese piloto automático y, hasta que no empleemos la autoconciencia a menudo, ningún consejo de productividad servirá realmente.

Así pues, si queremos conseguir nuestros objetivos, debemos formar parte de esa pequeña «elite» de personas que es consciente de lo que está haciendo (y sobre todo de cuándo se está distrayendo) más a menudo de lo que se deja llevar.

Veamos cómo.

Cómo se consigue un mayor grado de autoconciencia

Uno puede recurrir a su fuerza de voluntad, pero ya hemos visto en esta misma sección que esa no es una opción demasiado fiable. La fuerza de voluntad es un recurso finito que resulta muy variable de una persona a otra. Si usted, como yo, no es de los que tiene naturalmente una mentalidad de acero en ese sentido, no puede confiar en que su fuerza de voluntad vaya a estar ahí el tiempo necesario.

Así que vamos a emplear dos tácticas principales para ganar autoconciencia y evitar vivir en piloto automático la mayor parte del tiempo.

Esas dos tácticas son:

  1. Aplicaciones de tracking.
  2. Pistas visuales.

Usando aplicaciones de tracking

Las aplicaciones de tracking son programas de ordenador, teléfono o tablet que registran lo que estamos haciendo y luego nos dan una imagen fiel de en qué hemos empleado el tiempo. Cuando vemos esa imagen, nos sorprendemos de que lo que pensábamos que habían sido diez minutos navegando por redes y sitios webs de ocio, era más de una hora.

El tracking es lo más poderoso para hacer consciente lo inconsciente. Si recordamos el caso de Phil Libin, sólo registrando lo que comía consiguió adelgazar 13 kilogramos. Es un testimonio del enorme poder del tracking y de cómo vivimos más en piloto automático de lo que queremos reconocer.

Algunas de esas aplicaciones, además de registrar en qué gastamos nuestra actividad, también pueden ayudarnos restringiendo el tiempo que pasamos en ciertos sitios web como Facebook o, directamente, impidiendo el acceso a ciertas webs y programas durante un determinado periodo de tiempo.

Dos de las aplicaciones más famosas son:

  • Rescue time: que sirve para monitorizar a qué dedicamos realmente el tiempo en el ordenador.
  • A time logger: que nos sirve para hacer un registro de tiempo de cualquier actividad.

Cuando vamos registrando de verdad el tiempo que dedicamos a cada cosa, nos vamos volviendo más conscientes y despertando de esa neblina que es vivir en piloto automático, vivir como zombis.

No hace falta depender de la tecnología

El uso de esa clase de aplicaciones es ideal, sin embargo, no necesariamente hemos de depender de ellas. Puede recuperar su tiempo con un simple reloj y su sistema de alarma. Póngase media hora para trabajar y active la alarma. Cuando suene, póngase cinco minutos para descansar y active la alarma.

Puede incluso hacerlo con uno de esos relojes mecánicos de cocina que sirven para poner un tiempo, empezar una cuenta atrás y que suene cuando haya pasado.

Ir calibrando el tiempo empleado en cada cosa, e ir poniendo un tiempo limitado para cada una, nos ayuda a «despertar» y vivir más conscientes, recuperando el escaso tiempo que tenemos.

Pero, además de eso, como los humanos somos como somos, vienen en nuestra ayuda las llamadas pistas visuales.

Usando pistas visuales

Hay un proverbio en inglés: «Out of sight, out of mind», lo que no ves, no lo piensas. En cierto contexto es similar a nuestro: «Ojos que no ven, corazón que no siente», para decir que nos olvidamos antes de algo que nos duele si evitamos en contacto con eso.

Sin embargo, a nosotros nos interesa su sentido literal y es que la realidad es: si no ves algo, te olvidas de ese algo.

¿Cuándo estás más centrado en tu lista de tareas? Cuando está al lado tuyo y no puedes evitar mirarla cada dos por tres. ¿Cuándo no te olvidas de coger algo que te tienes que llevar contigo? Cuando es inevitable que lo veas en el momento de salir. ¿Cuándo estás centrado todo el tiempo en algo que estás haciendo? Cuando tienes un recordatorio constante de ese algo.

En la meditación zen un monje hace sonar una campana a intervalos aleatorios, como pista auditiva para que el resto de monjes no se desconcentren. Nuestra cabeza es como es, y no vamos a poder evitar que se vaya por las ramas, que yo esté escribiendo esto y, de vez en cuando, ella empiece a pensar en otras cosas.

Cuando los monjes que están meditando y oyen la campana, son conscientes de que es un recordatorio de que han de concentrarse en su respiración, o en lo que sea, de modo que al escucharla caen en la cuenta y traen a su conciencia de donde quiera que esté si es que se ha desviado de su objetivo.

En realidad, cuando hablo de pista visual, quiero decir pista sensorial, pues el uso de cualquier sentido nos trae al presente, sin embargo, el uso de la visión es el más sencillo.

La manera más simple de usar esto es combinarlo con lo anterior y tener bien visible, a nuestro lado, el contador de tiempo con el que estamos registrando nuestro trabajo. Ver ese paso del tiempo, ver el reloj con la cuenta atrás, nos recuerda lo que estamos haciendo y el poco tiempo que nos queda. Es una pista visual (muy simbólica) de lo que estamos haciendo. En lo personal, es lo que mejor me ha funcionado.

Pero si no es consciente del paso del tiempo y si la lista de tareas no la estamos viendo a menudo, me apuesto lo que quiera a que perderá más tiempo y hará mucho menos.

Ahora ya sabemos cuál es el problema principal de la productividad y las dos estrategias prácticas que lo anulan, sólo queda ponerlo en marcha. Aunque no tenga la aplicación de calendario más moderna, le aseguro que esto es lo que marcará la mayor diferencia.

Y dejará de vivir como un zombi.