marca personal
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¿Tiene una reunión? Tarde o temprano todos tenemos que pasar por ahí, es una situación inevitable para un emprendedor.

Pues bien, sepa que el lugar en el que se coloque en ella afectará a su posición de poder, a cuánto le escuchen y cuánto podrá influir en el resultado de la reunión. De la misma manera, hay una serie de cosas, prácticas y comprobadas, que podrá hacer para garantizar que la reunión es productiva y sirva para avanzar cosas en la práctica.

Sinceramente, viniendo de un ámbito de la consultoría, ya tuve mi dosis habitual de “reunionitis”, eternos debates hacia ninguna parte que se interponían impidiendo el trabajo de verdad, en vez de facilitarlo. Sin embargo, las reuniones son necesarias y por eso vamos a ver lo que se ha comprobado que funciona mejor para sacarles provecho.

Conozca las posiciones en una reunión y su importancia

En la zona Premium se intenta enseñar a menudo sobre la importancia del contexto, cómo influye en las ventas, la persuasión y la productividad. Pues bien, el contexto determina también, en gran parte, el poder de una persona. Un médico es poderoso en su hospital, pero si lo trasladas a un bar, es un cliente más. El poder y la influencia no son estáticos, cosas como la postura que adoptemos, el tono de voz o cómo estemos colocados lo influencia.

En el caso de una reunión, la posición de los asientos determina ese poder y vamos a ver sus posiciones fundamentales.

Las principales posiciones de poder

1) Las cabeceras.

En una mesa más larga que ancha (90% de mesas que se encontrará son así), la cabeza de la mesa es la posición de poder. Si hay una silla colocada enfrente, al otro lado de la mesa, entonces hay otra posición de poder. Normalmente será la mas cercana a la puerta y se suele reservar al invitado si lo hay. Si no, y todos los presentes son de la misma organización, el otro lado de la mesa puede significar antagonismo.

2) Las posiciones al lado de la cabecera

Son las que están al lado de las posiciones de poder, a izquierda y derecha. Allí se sientan quienes tienen el favor de los poderosos, los que se pueden inclinar sobre sus oídos e influenciarles.

3) El centro de la mesa

En el centro de la mesa, cuando hay cabeceras con silla, se sientan los que no tienen tanta influencia, de hecho, serán prácticamente invisibles, como mucho a veces aparecen las cabezas. Es un buen lugar para pasar desapercibido y un mal lugar si quiere influenciar en el resultado. Cuanto más alejadas de las posiciones de poder, menor influencia.

4) Cuando no hay sillas en las cabeceras de la mesa

En esos casos, todo cambia. El sillón central de cada parte larga de la mesa se convierte en la posición de poder. Se mantiene lo mismo respecto a quienes están enfrente y al lado de los que se sientan en el centro. En este caso, aquellos que están más a los extremos de la mesa, alejándose de las posiciones centrales, van diluyendo su poder y capacidad de influencia.

5) Cuando la mesa es redonda

En esos casos se incentiva más a la colaboración (si quiere generar una reunión más productiva, ya sabe). Dependiendo del tamaño de la mesa, el poder se va diluyendo conforme te vas alejando del sitio de aquel que ostenta más poder antes de la reunión. El lugar de antagonista/invitado se mantiene y está situado enfrente de esa persona que ostenta mayor poder antes de empezar la reunión.

La cuestión práctica de todo esto es la siguiente:

  • Si puede elegir el sitio en el que sentarse, no escoja cualquiera, tenga en cuenta sus objetivos.
  • Las relaciones de poder pueden percibirse a través de la observación de los puestos de la mesa.
  • Tire un bolígrafo al suelo, agáchese a cogerlo, vea cuántos tienen cruzadas las piernas a la altura de las tibias, esos son los más tensos e intentan protegerse de una manera simbólica.
  • Si espera una reunión en la que alguien le atacará, póngase a su lado. Eso minimizará la confrontación posicional, si no puede al lado, al menos intente no colocarse enfrente o demasiado enfrente a fin de minimizar la ferocidad de dicho ataque.

Lo que la ciencia ha demostrado que puede hacer para que sus reuniones sean útiles

Si lo que desea es que sus propias reuniones sean eficaces y sirvan para coordinar y avanzar trabajo, entonces haga esto:

Hágalas de 15 minutos

Y no se pase. Eso obligará a ir al grano, tratar el tema principal y además, esos 15 minutos entran dentro de lo que se ha estudiado acerca de la capacidad de atención en las personas. Más allá de 18 minutos escuchando sobre algo y empiezas a embobarte en tu cabeza demasiado.

En serio, quince minutos de trabajo real son mucho más eficientes que una hora trabajando en nada.

Ponga un temporizador

Para garantizar lo anterior, use un temporizador y, cuando se acabe, la reunión terminó y punto. Eso no sólo servirá para evitar prolongaciones innecesarias, el respaldo científico para usarlo viene de los estudios sobre cómo la creatividad surge especialmente cuando hay restricciones de tiempo y fechas de entrega.

Quite las sillas

Haga la reunión de pie. Andrew Knight y Markus Bauer realizaron un estudio comparando reuniones de pie y sentadas, las que se hacían de pie generaban mayor colaboración. De paso, contribuyen a diluir las posiciones de poder y a generar círculos más participativos.

Fuera los móviles

Se ha demostrado que su mera visión en una mesa hace peores las interacciones (aunque ni siquiera se consulte o suene).

Fuera los ordenadores

Al menos para la toma de notas, se ha demostrado mayor comprensión en dicha toma notas por aquello que los hacen a mano, comparados por quienes lo hacen por ordenador.

Tenga un tema claro

Siguiendo el ejemplo de American Express, la reunión tiene que ir sobre un tema y éste debe poder expresarse en cinco palabras o menos. Si no es así, la reunión será tan difusa como su tema principal.

Ahora ya sabe cómo sacar el máximo partido a las reuniones.