¿Cómo digitalizar y automatizar la gestión de vacaciones y ausencias de los empleados?

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La gestión de los permisos de ausencia por vacaciones en las organizaciones suele ser uno de los procesos más engorrosos en los departamentos de RR. HH. debido a la enorme carga de responsabilidad que esta acarrea. Y es que el solo hecho de hacer cambios en el calendario laboral a fin de que las ausencias afecten lo menos posible la operatividad en una empresa, suelen provocar hasta enfrentamientos en la plantilla.

Afortunadamente en la actualidad existen numerosos programas que permiten automatizar la gestión de las vacaciones y ausencias de los empleados. Con ellos, no solo se mejora la eficiencia en la gestión de recursos humanos, sino que también permite ahorrar tiempo y mitiga la conflictividad que puede darse al realizar actualizaciones en el calendario laboral.

¿Cómo aplicar eficientemente una política de vacaciones y ausencias?

La gestión de los permisos de ausencia por vacaciones está basada indudablemente en comprender tanto las necesidades de la empresa como de sus empleados. De allí radica la enorme importancia que tiene la comunicación fluida entre los empleados, líderes de cada equipo y la alta jerarquía de la empresa. Si hay comunicación constante entre toda la plantilla de la organización será mucho más fácil adaptarse a los cambios.

Supongamos que la junta directiva de una empresa decide implementar con muy poco tiempo de antelación, cambios en sus ofertas y servicios los cuales demandarán más horas laborales. Ante esta situación, el departamento de RR. HH. debe coordinar rápidamente con los líderes de cada equipo cómo se va a manejar la situación de las ausencias por vacaciones para así adaptarse rápidamente a los cambios que se avecinan.

Todo esto hace lucir un panorama bastante complejo (Y lo es). Sin embargo, la respuesta ante dicha situación puede pasar por implementar una solución SaaS que permita automatizar muchos de los procesos de gestión de personal en los departamentos de RR. HH., sin importar el tamaño de la empresa.

Automatizando la gestión de vacaciones y ausencias de los empleados

Como es sabido, cada empleado tiene sus preferencias particulares a la hora de solicitar sus vacaciones. Algunos prefieren fechas tradicionales, otros prefieren tomarlas en las llamadas «temporadas bajas» y hay quienes incluso, optan por fraccionar sus vacaciones a lo largo del año. Obviamente esta situación afecta la eficiencia en el departamento de RR. HH. y a medida que la nómina aumenta, la situación irá tornándose más compleja.

El uso de las populares hojas de cálculo Microsoft Excel podría ayudar a gestionar las vacaciones de los empleados, no obstante, el uso de esta aplicación ofimática demanda tiempo para poder realizar exitosamente las actualizaciones de las tablas de datos manualmente. Además, hay que tomar en cuenta otros factores que inciden en la gestión tales como: la integración en la empresa, la comunicación con los trabajadores y la respectiva documentación que se requiere para procesar estos permisos.

Una solución basada en el modelo SaaS o en la nube, hará innecesario el tener que actualizar tablas manualmente y procesar a su vez las documentaciones de permisos. Estos programas, por ejemplo, permiten que los mismos empleados realicen la solicitud a través de una plataforma web o app y el departamento de RR. HH. será notificado automáticamente de esta. Luego, con un solo clic, el departamento de talento humano podrá ver el calendario laboral actualizado y evaluar la factibilidad del permiso.

En caso de no ser factible el permiso de vacaciones, con un solo clic se podrá rechazar la solicitud y el empleado será notificado automáticamente. También, con estas herramientas en la nube, los empleados y directivos podrán gestionar sus solicitudes desde donde se encuentren mediante un dispositivo conectado a Internet. Esto obviamente facilita los procesos de interacción entre empleados y directivos.

¿Cómo funciona una gestión automatizada de ausencia por vacaciones?

La experiencia de una empresa especializada como Endalia logra que el despliegue de una solución automatizada de RR. HH. se realice de forma exitosa. Una vez que la empresa contrata el servicio en la nube, los empleados podrán acceder en línea al formulario de vacaciones y llenar los campos solicitados (Adiós a las tediosas redacciones de permisos). Una vez que los complete, el trabajador lo enviará al departamento de RR. HH. con un simple clic.

La persona responsable recibirá la notificación de solicitud y evaluará a través de un calendario actualizado, si es posible dar o no la aprobación. Finalmente se enviará al trabajador la respuesta. Los niveles de permisos son configurables para decidir qué empleados podrán acceder al calendario actualizado de la empresa a fin de que puedan cuadrar los días con mayores posibilidades de que les sean aprobadas sus vacaciones, coordinar los equipos y establecer backups.

Todos estos procesos son analizados de manera inteligente por la herramienta, permitiendo así crear filtros para automatizar incluso, las aprobaciones o denegaciones según el calendario laboral. También se podrán realizar analíticas sobre las fechas con más solicitudes de vacaciones, lo cual permitirá mejorar los contratos y beneficios.

En conclusión, aplicar una solución que permita automatizar la gestión de ausencia por vacaciones en una organización sin duda mejorará la eficiencia en el departamento de RR. HH.

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