Siempre hablo del Principio del 80/20 o «Principio de Pareto» porque es una de las reglas más vitales en un negocio. También he señalado más de una vez su aplicación práctica en nuestro Marketing o gestión, pero hoy me gustaría comentar cómo aplicarlo, exactamente, en las áreas más importantes del día a día de nuestra empresa, es decir:

  • Marketing
  • Productividad personal
  • Finanzas

Como verá, no están todas las áreas porque hemos aplicado ya el principio del 80/20 aquí, por eso están sólo las más vitales, las que sin ellas es imposible vivir. Es imposible vivir sin un corazón, aunque sí es posible hacerlo sin un brazo. En el día a día, esas tres cosas son los órganos más vitales a través de los cuales nuestra empresa respira.

Lo que vamos a ver en este material responde en mi experiencia a la siguiente pregunta: «Si sólo pudiera emplear mi tiempo en un par de cosas de cada una de esas áreas, ¿cuáles tendrían que ser?»

En uno de los materiales más populares de Recursos para Pymes ya dije que, contrariamente a lo que pueda parecer, muchas veces «hacer menos es la solución«. Pero es importante saber qué «menos» exactamente es el que hemos de hacer, porque muchos se lanzan a dejar de hacer cosas así porque sí, y no se trata de eso.

Vamos a ello.

Un recordatorio breve del Principio del 80/20

Siempre he querido que mis materiales fueran completos e independientes, por eso vamos a hacer un recordatorio muy breve del principio del 80/20. Si ya lo conoce, puede pasar al siguiente punto.

El principio del 80/20 o Principio de Pareto se llama así por el economista italiano del mismo nombre y, básicamente, es el principio mediante el cual funciona el mundo. Pareto vio en sus estudios que el 80% de la riqueza era poseída por el 20% de las personas. Ese principio se traslada a muchas cosas en esta vida y viene a decirnos que la vida no reparte de forma justa, sino que es acumulativa.

Para lo que nos interesa casi siempre tendremos en cuenta esta derivación del principio de Pareto:

”El 80% de resultados que obtenemos viene dado por el 20% de cosas que hacemos”.

Obviamente 80 y 20 no son porcentajes exactos, sino una forma de hablar. Básicamente se utilizan para ilustrar que la mayoría de cosas que obtengamos (80%) viene dada por una minoría de cosas que hacemos (20%).

Cuando tenga su negocio en marcha, verá que éste principio se aplica a todas la áreas del mismo. Unos pocos productos serán los que más ventas traigan, unos pocos comerciales venderán mucho más que el resto, unos pocos medios de promoción traerán a la mayoría de interesados a la puerta…

¿Por qué es importante comprender esto en nuestro negocio?

Porque todo buen emprendedor siempre tiene la mentalidad de descubrir y concentrarse en ese 20% importante. Tiene que encontrar esos pocos de medios de promoción que traen la mayoría de clientes, esas pocas técnicas de productividad que le sacan adelante la mayoría de trabajo, esos pocos productos que más se venden…

Así que vamos a ver ese 20% importante área por área

El principio del 80/20 en Marketing

Empezamos por el Marketing porque, si ya tenemos un buen producto o servicio creado (que es el primer paso) entonces el Marketing pasa a ser lo más importante, por la sencilla razón de que es lo que trae clientes.

El par o tres de cosas en las que tenemos que centrarnos es.

1) Medir

Tenemos que medir resultados porque hemos de descubrir las estrategias ganadoras. Eso significa averiguar a causa de qué ha venido cada cliente que conseguimos.

¿Ha sido contestando a un anuncio que hemos puesto? Si es así, ¿a cuál exactamente? ¿Ha sido por recomendación? ¿Porque nos ha conocido a través de Internet?

Nuestra misión es tener una lista de las estrategias de Marketing que empleamos e ir anotando cada mes los clientes e ingresos que vienen en cada, así como la inversión que realizamos también, cada mes, en cada una de las estrategias. Con eso podremos saber la rentabilidad y los beneficios de cada estrategia de Marketing.

Un vez con ello, ¿qué hacemos? Pues con nuestra tabla podemos ver, claramente, qué estrategias están siendo más rentables y traen resultados. Con esa información, ya sabemos en cuáles tenemos que centrarnos.

La premisa básica del Principio del 80/20 es echar carbón a la caldera que más tira en cada área. Es decir, insistir y destinar tiempo y recursos al 20% que funciona. El problema con muchos emprendedores es que no hacen caso de lo que decía Robert McNamara: «obtén primero los datos».

2) Enfocarse en los clientes ya conseguidos

Una vez sabemos cuáles son las estrategias más importantes, lo otro que tenemos que hacer es enfocarnos en los clientes ya conseguidos. Eso significa planificar campañas y productos destinados a conseguir una venta adicional por parte de quien ya nos compró la primera vez. Si ha de dedicar esfuerzos a algo en Marketing, que sea a eso.

Por supuesto, tienen que haber tenido una experiencia positiva en esa primera compra y tenemos que esforzarnos en mejorar la relación con ellos. Para ello, algo muy sencillo, pero tremendamente poderoso, es enviar una nota de agradecimiento por la compra unos días después. Algo que esté escrito como escriben los humanos, no una nota fría y preparada. En esa misma nota les recordamos la garantía que tienen (si la hay, que debería) y que pueden contactarnos para cualquier duda o problema.

A partir de ahí, centrarnos en qué campañas podemos hacer con ellos, tentando con descuentos suculentos y ofertas relacionadas con la primera compra que nos hicieron.

3) Generar contactos

¿Qué voy a decir que no haya dicho ya? Si tuviera que salvar una sola cosa de mi empresa en caso de incendio, serían los datos de mis contactos.

Como mínimo, he de tener una agenda y procurar aumentarla cada día. Idealmente, debo tener una aplicación de CRM y que todos los encargados de tratar con clientes y contactos la usen a menudo.

Si medimos para saber en qué estrategias invertir más esfuerzo, nos enfocamos en repetir compra de clientes conseguidos y cada día intentamos conocer a la gente que hay que conocer, estamos haciendo las tres cosas que mayor rentabilidad nos darán en Marketing.

El principio del 80/20 en Productividad

Hacer más trabajo (y mejor) con menos esfuerzo, de eso se trata. Cuando uno es un humilde emprendedor, con las fuerzas y el presupuesto limitado, pocas cosas hay que marquen tanta diferencia como aprender a ser más productivos. Porque no podemos tener más tiempo, pero sí podemos emplearlo mejor.

Hay tantas técnicas, muchas de ellas se explican en esta zona Premium y funcionan, pero si sólo ha de hacer unas pocas cosas, que sean éstas:

1) Hacer lo importante primero

Se supone que el momento en que empieza su trabajo es en el que más descansado está. Por eso es crucial hacer la tarea importante primero. No conteste e-mails, no navegue por Internet, no se ponga con lo que sea fácil. Póngase con lo más importante para su empresa, con lo que más resultado le dará si lo hace.

Sé lo que ocurre a menudo, que lo más importante no suele ser lo más agradable. Tiene que darnos igual. Es necesario que adquiramos el hábito de hacer lo que los demás evitan, ese rasgo lo tienen todos los que alguna vez han cosechado éxito. Su fuerza de voluntad es un recurso limitado y se va agotando conforme va haciendo cosas, no la gaste en lo que no es importante.

2) Divida las tareas en otras más pequeñas

La mejor manera de ir avanzando mucho es cortar en trocitos pequeños las tareas que son grandes. Nos motivamos y llenamos de energía cuando conseguimos terminar algo. Terminar es lo más importante en esta vida y, por eso, una manera fácil de terminar todo el rato es desmenuzar las tareas en «micro-tareas».

Con esto evitará la famosa «procrastinación» o «dejar para luego», además de querer seguir haciendo cosas, porque la agradable sensación de terminar una tarea hará que queramos repetir dicha sensación.

3) Descansar, ejercitarnos, dormir bien

El mayor secreto de la productividad y gestión del tiempo es que no gestionamos tiempo, gestionamos energía, la nuestra.

Dicha energía se nos va gastando conforme empleamos esfuerzo en cosas, por eso lo de empezar primero con lo más importante. Pero claro, ¿cuál es la mejor manera de poder hacer más cosas? Tener más energía en el depósito.

Y por eso estas son las 3 maneras básicas de tener más combustible:

  • Descansar y relajarnos, desconectando del trabajo cuando no estemos en horas de trabajo.
  • Hacer ejercicio.
  • Dormir bien. Esto es crítico.

Si le sorprende que una de las técnicas más efectivas para trabajar sea descansar, por favor, repase este material de productividad de la zona Premium, es el más importante de todos y ahí verá los motivos.

El principio del 80/20 en Finanzas

Hablemos ahora de dinero y no se preocupe porque no va a tener que ser economista para entender lo que vamos a explicar. Normalmente los emprendedores suelen tener esta parte delegada en un contable o similar, eso está bien, pero aún siendo así, tenemos que saber cuál es nuestra situación básica en los puntos más importantes.

Esos puntos son los siguiente en mi experiencia.

1) El presupuesto de tesorería

Debe tener uno y debe conocer sus números básicos, aunque la gestión económica la lleven otros. De todo ese presupuesto, debe saber el flujo de caja que se produce cada mes y el dinero en caja que quedará a finales de cada mes.

No se asuste por estos conceptos, vamos a explicarlos bien para aquellos que no estén muy familiarizados con las finanzas.

El presupuesto de tesorería NO es el presupuesto de ingresos y gastos, puede ser parecido en ciertos casos, pero no es lo mismo. El presupuesto de tesorería tiene en cuenta cobros y pagos, es decir, entradas y salidas de dinero, contante y sonante, de nuestra empresa.

Un ingreso no es un cobro. Si yo vendo este mes un producto que mi cliente me pagará dentro de 30 días, entonces el ingreso lo he hecho este mes y así figura en el presupuesto de ingresos, pero el cobro lo recibiré en 30 días, con lo que en el presupuesto de tesorería esa entrada de fondos no figura en este mes, sino en el siguiente.

Lo mismo pasa si financiamos. Si yo compro mobiliario de oficina, ese es un gasto de este mes. Pero si lo financio a seis meses, el pago será de 1/6 del gasto cada mes durante seis meses y eso es lo que debe estar reflejado en el presupuesto de tesorería, en cada mes que corresponda la salida de fondos.

La cuestión es ésta, si un mes entra más dinero en caja del que sale, el flujo de caja es positivo. Si un mes los cobros son más que los pagos, el flujo de caja es negativo. Eso hace que en el presupuesto de tesorería aparezca una cifra de lo que habrá en caja a final de cada mes, compuesta por el dinero que hubiera al principio sumado al flujo del mes. Si ese flujo es negativo, obviamente nos restará y tendremos menos dinero que al empezar.

Pues bien, debemos cuidarnos de que esa cifra no aparece con números negativos y en rojo. Esa es nuestra tarea más importante para la gestión financiera del día a día. ¿Por qué? Porque en el momento en que ese número sea rojo, todo se irá viniendo abajo. Significa que no vamos a tener dinero para pagar y no tener dinero significa que no tendremos tiempo ni margen para pensar ni actuar. Si nos metemos en esa situación nefasta, todos nuestros esfuerzos van a estar destinados a ver cómo pagamos lo que debemos. Si es así, diga adiós a su glorioso plan de Marketing o a trabajar en ese nuevo producto que estamos seguros de que será un superventas, sólo podrá ocuparse de achicar agua y pagar como sea.

El dinero es la sangre de una empresa, en cuanto no lo tiene, muere.

He estado gestionando proyectos como economista durante años para empresas e incluso ONG’s, ya le anticipo que como no tenga controlada la tesorería, todo se derrumba y nada más importará.

2) El resultado mensual del negocio

Obviamente, si hay algo importante en una empresa es que tenga beneficios, pero no se sorprenda de que los haya puesto por detrás de la gestión de tesorería.

Mientras tengamos dinero, tendremos margen para hacer cosas que puedan traer beneficios (como nuevos productos o campañas de Marketing), pero si no tenemos dinero, no tenemos nada.

Dicho eso y con las riendas en la tesorería, también debe saber exactamente el resultado de su actividad cada mes. No tiene que estar calculando beneficios o pérdidas diarios, ese plazo es muy corto y la vida de una empresa es una montaña rusa. Una semana parece que no vendes nada y la siguiente llega el cliente que te salva el día.

Ahora, ¿es necesario de verdad que recalque que un emprendedor debe saber lo que gana o pierde cada mes? Pues a tenor de la cantidad de emprendedores que me encontrado que no saben bien esta cifra, la respuesta parece ser sí.

Todo emprendedor debe tener una mínima cultura financiera, debe saber lo de la tesorería que he explicado antes y debe tener cada mes los resultados en su mesa, pudiendo echar un vistazo a los presupuestos de ingresos / gastos y de tesorería.

Y ya está, si sólo ha de hacer dos o tres cosas en las áreas más importantes de su empresa, son éstas.