No hace mucho trataba con un cliente y conocido un tema que, por desgracia, es común en estos últimos tiempos. Su empresa no va demasiado bien, quiere reactivarla y me preguntó qué debía hacer.
Básicamente me ceñí a la estrategia habitual que he visto que funciona y que más de una vez he comentado incluso en un material completo (Cómo sacar a su empresa de una crisis). La cuestión es que uno de los pilares de esa estrategia es, necesariamente, una óptima gestión de proveedores.
Prácticamente en cualquier empresa de cualquier actividad, esté en periodo de crisis o no, esa es una acción a poner en marcha, ¿por qué? Porque en mi experiencia, hay un enorme margen de mejora en esa parte de gestión de proveedores.
La cuestión es esta, en tiempos de crisis la estrategia general pasa por reducir la «grasa» de la empresa y poner la maquinaria a punto, apretando tuercas y optimizando procesos. Pero es que, en realidad, ese debería ser el objetivo diario de cualquier empresa.
La lástima es que muchas no lo hacen hasta que el viento viene en contra y la necesidad aprieta, pero está bien, está bien porque si la mayoría no lo hace, entonces he ahí un punto posible de ventaja competitiva que podemos explotar.
La gestión de proveedores no tiene por qué ser complicada
Mucha gente piensa como primera medida la reducción de costes a partir de un menor gasto o inversión. Pero la realidad es que eso pronto redunda en un producto más mediocre o en que se escatime en cosas, como el marketing, donde no se debe recortar, sino optimizar.
Lo mismo pasa con los proveedores, podemos conseguir un ahorro sustancial, e incluso una mejora de la calidad, cuando nos ponemos con ello.
Una gestión de proveedores tiene diversas vertientes, pero he aquí las más importantes, las que más impacto van a producir en nuestros resultados.
- Asegurarnos de que tenemos el proveedor adecuado de entre todas las opciones posibles.
- Garantizar la calidad de la provisión y que todo, incluyendo papeleos y documentación diversa esté en orden.
- Negociación y renegociación de contratos de compras, adjudicaciones, etcétera.
La cuestión es, si todo esto suena complejo o difícil, nada más lejos de la realidad hoy día, ¿por qué?
La tecnología como aliada en la gestión de proveedores
Básicamente ya no es tan difícil porque la gestión de proveedores también se ha visto mejorada gracias a la tecnología y a la aparición de soluciones y portales, como por ejemplo fullstep, que permite una gestión integral, sencilla, centralizada y unificada.
Se acabaron mil papeles en mil sitios distintos. Se acabaron procesos confusos, pues la plataforma nos guía en ellos y va paso a paso, de manera que no perdamos nada por el camino. Se acabó la opacidad a la hora de acceder a proveedores, opciones y negociaciones.
Toda la información, documentación, comunicación y tareas se puede realizar online y, sobre todo, se puede obtener una imagen fiel de la situación, con indicadores clave, análisis de lo que pasa, etcétera.
La opacidad y la falta de información respecto a lo que está pasando es otro de los grandes problemas del 99% de las empresas, estén pasando por un periodo de crisis o no. Lo primero a hacer cuando he trabajado con cualquiera de ellas ha sido siempre, siguiendo las premisas de Robert McNamara desde sus tiempos en Ford, «obtener los datos».
Pero he aquí lo que se obtiene cuando dices eso, un encogimiento de hombros la mayoría de las veces. Nadie está muy seguro de nada o recoge información fragmentada y poco útil.
La cuestión es que, como siempre, lo que no se puede medir no se puede gestionar ni se puede mejorar. ¿Cómo sé si lo estoy haciendo peor que antes o por el contrario estamos yendo hacia arriba? Es necesario obtener los datos, y de calidad.
Esta es otra de las ventajas clave que se obtiene con una gestión online de proveedores. La cuestión es que, aunque sea un área de mejora en la mayoría de las empresas, si no se tienen datos de lo que se está haciendo y cómo, es imposible mejorar.
Y he aquí otra de las claves, que no basta con una información cualquiera, la mayoría de veces la que se obtiene es difusa y cada pedazo en un sitio. Por eso es necesario que esté en un mismo lugar y permita su observación y análisis de diversas formas.
Muchas empresas no necesitan recortar gastos, precisan optimizar procesos en áreas susceptibles de mejora, como la de proveedores, que siempre tiene un margen para ello.
Hoy día, gracias a las nuevas soluciones tecnológicas, la realidad es que eso ya no es una tarea imposible, al contrario. Está al alcance de una tecla, de un solo vistazo y de manera clara.