La productividad es uno de los temas que más interés veo que despiertan y es normal, al fin y al cabo se trata de conseguir trabajar mejor haciendo el mismo esfuerzo o menos, y en el mismo tiempo o menos. Hacía tiempo que no la tratábamos en esta sección Premium y hoy quiero hablar de 3 sencillas técnicas que podemos utilizar ya mismo y que harán nuestro trabajo mucho más eficiente y agradable.
Hemos de tener en cuenta, no obstante, que antes de ponernos con ellas hemos de recordar lo básico, y lo básico hoy día es procurarnos cero distracciones. Cuando estemos a punto de trabajar, nada de Internet, nada de móvil, redes sociales o similares. La distracción es el peor enemigo hoy.
Partiendo de eso, podemos emplear estas técnicas de las que no se suele hablar mucho, pero que funcionan extremadamente bien para hacer más en menos tiempo y con menos esfuerzo.
1. Hacer por lotes
Uno de los principales problemas de la productividad es cómo trabaja nuestro cerebro. Cuando se dedica a una actividad, precisa tiempo para alcanzar su pico de efectividad, del mismo modo que un motor necesita calentarse y rodar antes de alcanzar su máximo rendimiento.
Por eso las distracciones son tan destructivas, porque si estoy haciendo algo y me interrumpen aunque sea unos segundos, para volver al punto en el que estaba antes en cuanto a concentración y rendimiento, preciso tiempo. Algunos dicen que hasta veinte minutos y quizá no sea tanto, pero eso da igual, ese fenómeno es real y se produce.
Para evitar esto, lo primero es desterrar esas distracciones de las que hablábamos y para aprovecharlo, lo que tenemos que hacer es aglutinar las tareas del mismo tipo y hacerlas por lotes a una hora predeterminada.
Por ejemplo, no responda ni esté atento a los correos en cuanto entren, eso nos distraerá y trabajaremos de modo ineficiente, saltando todo el rato entre tareas distintas y precisando ese tiempo de calentamiento hasta alcanzar el mejor rendimiento. Asigne una hora (que no sea la primera de la mañana) y dedíquela sólo a leer y contestar correos. Lo mismo puede hacer con otras tareas monótonas y similares, como hacer facturas, responder dudas de clientes, ser activo en redes sociales…
Si vamos haciendo eso de manera fragmentada a lo largo del día, nos costará poner el motor de nuestra mente a pleno rendimiento, en eso y en otras cosas.
Así pues, tareas similares agrupadas por lotes y, para hacerlas mejor, lo ideal es lo siguiente.
2. Sistematizar
Es decir tener un sistema claro de pasos y su orden a la hora de hacer algo. Yo empecé con tareas monótonas, como esas facturas, pero lo aplico a otras más complejas, como la preparación de nuevos materiales y productos.
Dependiendo de cómo trabajara, a veces la facturación resultaba una pesadez y, cuando ya llevas unas cuantas y cada una la haces de cualquier manera, ya no sabía si había introducido el e-mail del cliente en la base de datos, si había certificado la factura o no, etc. Así que dispuse una serie de pasos sencillos por orden y los respetaba:
Recogida de datos en programa > generación de factura > recogida de e-mail en la base de datos de clientes para futuro seguimiento > pegar ese email en el apartado correspondiente del nuevo correo que empezaba a escribir > uso del modelo pre-escrito de email que correspondiera > personalización del modelo según el caso.
Sistematizar nos permite:
- Hacerlo más eficiente: Al final, cuando te paras a pensar en un sistema, necesariamente lo vas puliendo hasta que acabas con los pasos más efectivos. Cuando te obligas a pensar en cómo sistematizar, optimizas incluso sin querer.
- Menos errores: Si ya estaba escribiendo el email, estaba seguro de que había dado el paso anterior de introducir la dirección de correo en la base de datos que correspondiera. Cuando no tenía sistema a veces lo hacía antes y a veces después, y cuando llevabas diez facturas ya no sabías si lo habías hecho o no, pues las tareas monótonas tienden a que tu cabeza deambule. Aunque eso pase, el sistema ayuda a que no haya equivocaciones.
- Hacerlo más rápido: Cuando hacemos algo de un modo determinado, empezamos a adquirir práctica y una memoria automática que nos permite hacerlo más rápido incluso sin pensar ni proponérnoslo.
Prácticamente todo se puede sistematizar y cuando lo unes a hacerlo por lotes, el ahorro de tiempo y esfuerzo es considerable.
3. Organizar alrededor de horas
Vuelvo a ser un fan de los calendarios. Detallar las tareas y ordenarlas por prioridad está bien, empezando siempre por la más importante y no por la que nos apetezca, pero establecer a qué hora exacta vas a empezar a trabajar y qué tiempo emplearás, es mucho mejor.
El porqué del buen funcionamiento de esto se debe a que, contrariamente a lo que pueda parecer, las restricciones nos ayudan a ser productivos y creativos. Cuando tenemos que entregar los impuestos al día siguiente, nos ponemos con ellos sí o sí, y los acabamos a tiempo.
Lo que conseguimos estableciendo horas a las que empezaremos las tareas es ponernos restricciones, lo que, de nuevo de modo inconsciente, nos ayuda a darnos prisa, dejar de ser perezosos y de remolonear.
Otro efecto adicional es el de que controlamos el caos natural que acompaña al tiempo. Con esto me refiero a que si nos descuidamos y no estamos atentos a la hora, de pronto ya son las diez de la mañana y aún no hemos hecho nada. Pero si estamos pendientes del tiempo, éste se «porta» un poco mejor y no tiene tanta tendencia a escaparse por donde puede.
Ponga horas, tanto de trabajo como de ocio, y respételas. Al principio puede resultar extraño, pero ya verá cómo a los pocos días, se alegrará de haber descubierto esta forma.
Bonus: dos cosas para cuando los días no son tan productivos
Muchas veces, la falta de productividad es una cuestión de que no estamos atentos, nos dejamos llevar y, de repente, el día ha pasado y no hemos avanzado casi nada en lo importante. Si bien planificar horas ayuda, siempre surgirán imprevistos que nos alterarán nuestro ordenado calendario. Eso nos pasa a todos.
Lo primero que tenemos que hacer es que, cuando estemos siendo poco productivos, no debemos machacarnos, ni entrar en pánico, ni nada por el estilo. Simplemente debemos darnos cuenta, parar y mirar nuestro calendario, para ponernos con tranquilidad a hacer lo que tuviéramos que hacer a esa hora concreta.
La segunda técnica de autoconciencia es reconocer cuando estamos ocupados con el fin de ser perezosos.
Explico esta paradoja, mucho más común de lo que parece. No es lo mismo estar ocupado con trabajo que ser productivo. A veces, para no afrontar lo que tenemos que hacer, nos ocupamos con cosas poco importantes que nos quitan tiempo y esfuerzo. Esa es una manera de procrastinar (dejar para luego lo importante) pero es mucho más sibilina que tumbarnos en el sofá y empezar a jugar a algún juego de móvil. Cuando estamos ocupados en esas tareas, parece que estamos haciendo algo, pero en realidad, el efecto de ese algo para nuestros resultados va a ser casi tan imperceptible como habernos tumbado en el sofá.
De hecho, es más productivo optar por lo segundo, pues al menos, si descansamos, recargaremos energía cuando nos pongamos a trabajar en lo importante. Estando ocupados en otras cosas sin importancia nos quemamos, no avanzamos y, cuando queremos ponernos, encima estamos agotados.
Recordemos, si nos distraemos o procrastinamos, tranquilos, no nos dejemos llevar por esa espiral, miramos en el calendario qué hay que hacer y nos ponemos, con tranquilidad y poco a poco, a hacerlo.