No esperas que te ocurra a ti, pero tarde o temprano lo hace. Sufres una pérdida de documentos, un borrado accidental, un hackeo, el ordenador deja de funcionar o el móvil no está cuando echas mano al bolsillo.
Y no has implantado medidas de seguridad contra eso en tu negocio, así que va a haber consecuencias desastrosas.
La mayoría de empresas no pone cuidado en esto porque, como con los accidentes de tráfico, creemos que solo les ocurre a los demás. Pero no es así, y basta con que pase una vez para que acabe con todo.
Por eso, es importante tomar estas 10 medidas de seguridad en nuestro trabajo. Son sencillas y dormiremos mucho mejor.
Índice de contenido
1. Copias de seguridad de documentos de trabajo
Facturación, impuestos, justificantes, contratos… Todo documento importante en nuestro trabajo debería tener copia de seguridad y ponerla a salvo.
Lo más sencillo es seguir la regla 3-2-1.
- 3 copias de los datos.
- 2 de ellas en sitios diferentes.
- 1 que sea offline, de manera que si falla el servicio en la nube o la conexión a Internet, también podamos acceder a nuestro trabajo.
2. Destrucción de documentos
Documentos importantes o confidenciales ,que no son necesarios ya o han prescrito, deben ser eliminados con seguridad y nunca de cualquier manera.
Por eso, es importante que tengamos un proceso de destrucción de archivos que no deje ni rastro. Esto es especialmente importante en ciertos tipos de negocio, como abogados, economistas, etc.
Lo más sencillo y efectivo es recurrir a un servicio profesional al estilo de Allsafedocuments.es para que nosotros, y nuestros clientes, duerman tranquilos.
3. Respeto de la ley de protección de datos y RGPD
Es increíble las constantes violaciones de las leyes de protección de datos que veo en mi día a día. No solo en Internet, sino en empresas que visito y también en administraciones públicas.
Hay datos personales por todas partes y no se cumplen los requisitos de recogida. Esta es muy mala señal, porque las multas son cuantiosas y cualquiera puede denunciar.
Lo ideal también sería consultar con un experto o, al menos, conocer bien cómo cumplir la nueva normativa de protección de datos.
4. Alojamiento web profesional y seguro
Los hackeos a webs y otros ataques, como los llamados de denegación de servicio, están a la orden del día. Para que nuestra página o el correo no fallen, hemos de invertir en alojamiento de calidad.
Infórmese de qué hace su proveedor para mantener dicha seguridad y de qué pasaría en el peor de los casos. Y si no le convence, busque a otro.
La seguridad de la web es tan importante como la de la oficina, especialmente si tenemos una tienda online o recogemos datos de clientes y visitantes. Nadie dejaría su oficina abierta siempre, pero con las páginas web, ese descuido es constante.
5. Mejores contraseñas
La mayoría de errores que propician hackeos y pérdidas de datos son humanos. Y uno de los puntos débiles son las contraseñas que ponemos. Demasiado cortas, demasiado obvias y fáciles de adivinar…
Este 2020, aunque no lo creamos, la peor contraseña más habitual ha vuelto a ser 123456. En serio, en 2020 más de 2 millones y medio de usuarios hackeados la tenían.
6. Cuidado con adjuntos y enlaces en los mensajes
Otro error humano habitual que provoca desastres es pinchar en archivos adjuntos que contienen virus y troyanos, o en visitar enlaces sospechosos que han instalado cosas sin que nos diéramos cuenta y permitido el acceso a nuestros ordenadores y móviles.
Nunca haga clic en un adjunto en el que no confíe al 100% y asegúrese de que el remitente del mensaje es quien dice ser y no pone nada extraño en el cuerpo del mismo.
En caso de duda, sospeche y contacte con el remitente si es una dirección conocida.
7. Actualizar nuestros dispositivos a menudo
Una de las medidas de seguridad más sencillas y efectivas es tener siempre actualizado el sistema operativo que usemos y las aplicaciones de ordenador y móvil.
¿Por qué? La mayoría de puertas por las que se cuelan los ladrones digitales son errores o bugs de programación. Estos se corrigen con actualizaciones en cuanto se detectan, pero mucha gente no la instala y sigue teniendo esas puertas abiertas.
8. Antivirus y Firewall
No viene mal tener un antivirus o un firewall en nuestra computadora, que nos proteja de posibles amenazas.
Aunque hoy día los sistemas operativos vienen más preparados (Windows Defender, que viene instalado por defecto, es bastante bueno), toda precaución es poca.
9. Asegurar portátiles y móviles
¿Qué pasa si perdemos un ordenador o un móvil?
Muchas veces, el «enemigo» de nuestro negocio no es un posible ladrón, sino nuestro despiste. Por eso, es importante asegurar nuestros dispositivos en todos los sentidos.
Encriptar la información de nuestras máquinas hará que quien las encuentre no pueda acceder a ella, por ejemplo. Recurrir a una empresa de seguros también puede ser una buena idea en muchos casos.
Y recordemos tener esas copias de seguridad, para restaurar rápidamente la información en los nuevos dispositivos.
10. Revisar diariamente la cuenta bancaria
¿Movimientos extraños? ¿Pequeñas compras que no reconocemos? Es importante crear el hábito de revisar a diario nuestras cuentas bancarias para detectar irregularidades y, en ese caso, avisar inmediatamente.
Como vemos, estas 10 medidas son muy sencillas y blindarán nuestro negocio del desastre. Personalmente, en estos 20 años, me he encontrado con algunas de estas situaciones y podían haber supuesto una verdadera catástrofe.