Un software de nómina es una solución que permite a las empresas gestionar y automatizar los pagos de sueldos a sus empleados.
En resumen, el objetivo es que los equipos de recursos humanos se liberen de tareas tediosas y dediquen más tiempo a otras iniciativas centradas en el desarrollo del negocio, como la digitalización de recursos humanos, por ejemplo.
Índice de contenido
¿Cómo funciona un software de nómina?
La información sobre cada empleado se recopila al final de mes: horas trabajadas, horas extras realizadas, ausencias, vacaciones legales o enfermedades, bonificaciones, etc. Luego, el gestor de nóminas integra estos datos en el software y los recibos de sueldo se generan automáticamente.
Para los empleadores, los sistemas de nómina deben ser fiables, fáciles de usar y lo suficientemente flexibles como para automatizar los pagos de cualquier tipo de trabajador (empleados, autónomos, trabajadores temporales, etc.), que pueden estar distribuidos en todo el mundo.
¿Cuáles son sus características?
Además de la gestión interna de los recibos de sueldo, las características de un software de nómina son numerosas.
Entre otras cosas, este tipo de solución:
- tiene en cuenta las normativas legales y convencionales actuales
- proporciona acceso a documentos administrativos como el contrato de trabajo, el finiquito o el certificado de desempleo
- puede transmitir directamente declaraciones como la DUE (declaración única de contratación) o la DADS (declaración anual de datos sociales)
- permite a los empleados enviar directamente sus notas de gastos o solicitudes de vacaciones
- prepara directamente los cuadros de cotización
Además de esta gama de características básicas, algunas soluciones de gestión de nóminas incluso gestionan el desarrollo profesional, el horario laboral y la formación de los empleados.
¿Cuál es su utilidad?
Para las empresas
Administrar internamente los recibos de sueldo puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza para las empresas. Tener acceso a una solución de gestión de nóminas ayudaría a hacer que el final de mes sea menos estresante.
Aquí están todas las ventajas que encontramos al usar un software de nómina:
• Rapidez y fiabilidad : Entre sus colaboradores actuales, las nuevas contrataciones y la evolución de las regulaciones, el pago de sueldos lleva tiempo. Con un software de nómina, reduce, por un lado, los riesgos de errores humanos y, por otro lado, asegura que los empleados sean remunerados correctamente y a tiempo. Esto contribuye especialmente a fortalecer su confianza en el empleador.
• Personalización de informes: Un software de nómina proporciona una vista detallada y precisa de sus costos relacionados con la nómina. ¡Diga adiós a los informes de Excel realizados manualmente! Ahora puede extraer datos para crear informes personalizados. Estos son esenciales para analizar la información relacionada con las tendencias del personal. Estos elementos lo ayudan a respetar su presupuesto y planificar la toma de decisiones estratégicas.
• Flexibilidad : ¿Tu empresa evoluciona y crece? Un software de nómina lo acompaña en sus proyectos y le permite una adaptación fácil. Si desea expandir su estructura a nivel internacional con regulaciones diferentes, el software integra automáticamente las nuevas leyes, por lo que no es necesario ingresar los datos manualmente.
• Reducción de costos: La mejora de la productividad relacionada con la simplificación de estas tareas administrativas contribuye a ahorros reales.
Habrás entendido: estas herramientas representan un ahorro considerable de tiempo para las empresas, tiempo que puede dedicarse especialmente a otros proyectos más estratégicos.
Para los empleados
Los software de nómina no solo son beneficiosos para las empresas. También lo son para los empleados. También pueden beneficiarse de interfaces intuitivas para consultar el historial de pagos y modificar fácilmente su información personal y preferencias de pago, por ejemplo.
¿Cómo elegir bien su solución de nómina?
Antes de elegir un software de nómina, es esencial analizar sus necesidades y las especificidades de su empresa. Mientras que algunas grandes estructuras desean beneficiarse de una amplia gama de características de recursos humanos, las empresas más pequeñas posiblemente prefieran una solución de nómina relativamente simple.
Analizar su necesidad
Dado que la oferta existente es muy variada, debe elegir la herramienta que mejor se adapte al tamaño de su estructura y su organización.
Antes de tomar su decisión, hágase las preguntas correctas:
• ¿Cuántos empleados tiene? ¿Cuál es su ubicación geográfica y cómo los remunera?
• ¿Necesita un software básico que principalmente genere recibos de sueldo o prefiere una solución que incluya características adicionales, como la transmisión electrónica de declaraciones?
• ¿Desea que su software de nómina se adapte a su sector de actividad? Supongamos que trabaja en el sector de ventas. Esto significa que su sistema de nómina probablemente debería ofrecer funciones para las ventas con comisión. O si trabaja en el sector hotelero o de restauración, debería optar por un software de nómina que integre las propinas en su sistema de remuneración.
• ¿Cuál es su presupuesto? La mayoría de las soluciones de nómina se ofrecen en una base mensual. Tómese el tiempo para determinar la cantidad que puede pagar. También preste atención a las opciones adicionales. Estas son características que no están incluidas en el paquete base al que se suscribe. Tienen costos adicionales y pueden aumentar sus costos rápidamente. Asegúrese de calcular todos los costos, mensuales y anuales, para poder realizar una comparación relevante entre los diferentes proveedores.
Comparar ofertas
Para tomar su decisión, no dude en comparar precios, características y asistencia ofrecida por el proveedor de la solución.
Una simple búsqueda en Google de la palabra clave «software de nómina» genera millones de resultados, y con tantas opciones, uno puede sentirse rápidamente abrumado. Para facilitar su proceso, hemos comparado 5 software de nómina que podrían satisfacer las necesidades de su empresa.