La clave más importante para mí en estos años como emprendedor

Le aviso, este es un artículo extenso, que querrá guardar y al que querrá referirse a menudo en el tiempo.

Pensando recientemente ante la pregunta de qué es lo más importante en mi experiencia a la hora de ser emprendedor (y llevar lejos una iniciativa) mi respuesta fue: LA CLARIDAD.

La claridad para saber qué está pasando alrededor y, sobre todo, qué está pasando en la parte más importante de nuestra propia empresa.

Sin claridad, es imposible tomar decisiones correctas, de hecho más adelante hay un ejemplo práctico personal sobre lo importante que me resultó para aumentar exponencialmente las ventas del software “Zen Marketing”.

Cómo tropezaba cuando empecé y no sabía ni con qué lo había hecho

Cuando comencé hace años pasé bastante tiempo caminando con una venda en los ojos, no tenía ni idea de cómo lo estaba haciendo realmente en mi iniciativa.

No sabía si el Marketing funcionaba o no, no sabía cuánto me costaba conseguir un cliente. o cuanto beneficio me proporcionaba de verdad obtener uno (y por tanto no sabía si todos los esfuerzos y gastos que estaba haciendo cuando intentaba conseguir una venta iban a ser rentables, o por el contrario resultaban una pérdida de dinero y hubiera sido mejor quedarme quieto).

De hecho muchas veces no tenía tampoco una idea clara de lo más básico hasta que tocaba hacer cuentas con hacienda y se ponía al día la contabilidad. Entonces me llevaba más de una sorpresa incluso con los ingresos y gastos.

Pero lo cierto es que, por mi experiencia, eso es algo bastante común en el pequeño y mediano empresario y, la verdad, es una de las peores situaciones en la que estar. Sobre todo porque muchas veces produce una angustia ciega cuando las cosas se tuercen.

Si llega un momento en que notas que las ventas comienzan a bajar, o que el dinero líquido escasea, entonces te empieza a entrar esa sensación desagradable de no saber qué está pasando y, como consecuencia directa, de no saber qué hacer, ni por dónde empezar, para solucionarlo.

¿El motivo es que estamos empleando demasiado en Marketing y no es rentable? ¿Acaso es lo contrario y estamos invirtiendo demasiado poco? ¿Es que la gente no responde a los anuncios o sin embargo es que los comerciales no cierran tratos con la gente que llama? ¿Todo este tiempo y esfuerzo que estoy empleando en conseguir este cliente va a ser realmente rentable?

No saber qué pasa es el peor estado para un emprendedor, porque una vez que conoces lo que ocurre ya puedes poner medios para solucionarlo o, si por lo que sea no hay solución, al menos puedes comenzar a asumirlo y hacer planes alternativos.

Incluso en la peor situación cierta parte de la angustia se alivia cuando empiezas a tener claridad sobre lo que está pasando.

Es el primer paso necesario para comenzar a darle la vuelta a las cosas cuando no van bien y sin embargo muchas veces lo sustituimos por lo que otros piensan, lo que la equivocada “sabiduría popular” nos dice o la primera opinión sin contrastar que surge.

Cómo la claridad me permitió aumentar las ventas del software Zen Marketing

Hace algunos años me planteé como objetivo aumentar las ventas del software Zen Marketing, pues veía que había margen de mejora. La cuestión era: ¿qué estrategia o camino seguir de todas las posibles?

Por un momento me planteé que, ya que sabía perfectamente que la rentabilidad del marketing empleado era positiva podía, simplemente, aumentarlo.

Es decir, conocía perfectamente cuánto invertía cada mes en promocionar Zen Marketing y cuánto me proporcionaba a cambio, como esa cifra era positiva podía hacer lo que un mentor mío llama “el juego del tonto”, que es simplemente meter más dinero, no hace falta otra habilidad, sólo tener fondos. Al fin y al cabo si algo da beneficio, sigue alimentando ese algo.

Pero gracias a tener claridad me di cuenta de otra cosa cuando tuve que decidir con cifras delante. Pude ver dónde estaba el verdadero agujero por el que se perdía agua.

El Marketing que estaba realizando atraía bastantes interesados, las descargas de la versión FREE del software eran buenas, pero el porcentaje de conversión de interesados en clientes era muy mejorable.

Ahí estaba la clave que más rendimiento me iba a proporcionar, mejorar ese % de gente que se decidía a adquirir la versión PRO una vez hubieran probado la versión FREE.

Podía optar por simplemente promocionar más el software invirtiendo más fondos, como había pensando al principio, pero eso era intentar correr más sin dejar caer el saco de piedras que realmente me enlentecía.

Como firme creyente que soy en el principio del 80/20, y en que probablemente aumentar más el Marketing me iba a dar un rendimiento decreciente, (pues llegaría a más gente pero probablemente con un perfil menos interesado al intentar expandirme más lejos del núcleo “duro” de los que buscan un plan de Marketing) podía ver que aumentar simplemente la promoción me iba a aportar cada vez menos rendimiento y de hecho podía fácilmente dejar de ser rentable.

Así que, como solución para incrementar las ventas, me puse a mejorar el proceso mediante el cual convertir a más interesados que descargaban la versión FREE.

Cómo puede empezar a tener claridad en su iniciativa, paso a paso

Esa mejora concreta que puse en marcha funcionó muy bien, de hecho se produjo un aumento del 80% en las ventas del software sin necesidad de aumentar el dinero invertido en Marketing.

En breve comentaré exactamente qué hice al respecto, pero la cuestión es que sin claridad para haber visto ese camino no hubiera conseguido nada.

Por eso mi intención aquí es transmitir la importancia de la claridad para un emprendedor he aquí cómo comenzar a tenerla en la práctica.

Paso 1.- Comience a recoger los siguientes datos sobre la parte más importante de su empresa.

Esa parte más importante es la de conseguir clientes. Es el área a la que toda empresa debe prestar más atención porque sin clientes no tenemos nada. Sin clientes que lo usen nuestro producto no proporciona beneficio alguno y sin clientes pronto vamos a tener que cerrar.

Yo soy el primero que habla siempre de que el dinero no es lo más importante, pero cuando estamos hablando de empresas… Al final del día esto es un negocio, sin clientes tendremos que cerrar las puertas y no podremos seguir operando ni marcando la diferencia.

Además, pocos problemas he visto en una empresa que no se resuelvan consiguiendo más clientes. Muchos optan por emplear la reducción de costes ante los primeros vientos en contra, sin embargo la mentalidad que mejor me ha funcionado a mí siempre ha sido ver qué puedo hacer para conseguir más clientes. Cómo mejorar los mecanismos que tengo en marcha para ello, cómo está funcionando la promoción y cómo rentabilizarla…

Las finanzas, los recursos humanos, la producción, todas esas áreas son importantes y tenemos que tener también claridad en ellas, según el tipo de actividad (industrial, servicios, etc.) serán más importantes unas cosas u otras, pero sea el tipo de empresa que sea, todas esas cosas se apoyan en la capacidad de conseguir clientes y sin esto no sirven para nada.

Sin esa capacidad no va a haber recursos humanos, la producción se va a parar y las finanzas no van a ser necesarias porque pronto no habrá fondos que gestionar.

Por eso lo más importante que tiene que estar claro como el cristal es lo que está pasando en esa área.

Comience a recoger estos datos:

1.- Ingresos y Costes

No se ría, sé que no será su caso, pero muchos emprendedores no saben bien ni cuál es su resultado mensual exacto y he de decir que yo también he estado ahí.

2.- Cuánto estamos invirtiendo en Marketing cada mes

Desde lo que nos cuesta la promoción pura y dura hasta otra clase de acciones como visitas comerciales, etc.

Este dato y los anteriores son sencillos de recoger, simplemente mire su contabilidad y procure incluir bien los diferentes costes en los que se incurre con el objetivo de atraer la atención y conseguir clientes.

3.- Cuántos interesados estamos consiguiendo

Es decir, cuánta gente nos llama, nos visita… da igual que no compren, lo que queremos es tener una idea del efecto que nuestra promoción y marketing está teniendo a la hora de llamar la atención.

Este dato no tiene que ser difícil de recoger, haga una marca en un papel por cada llamada recibida o lleve una hoja de cálculo para ir sumando a aquellos que se acercan hasta nosotros de alguna manera. Haga lo que le sea más cómodo, pero hágalo, esto es CRUCIAL.

4.- Cuántos clientes estamos consiguiendo

Es decir el número de interesados que finalmente acaba comprando.

Como ve, esto tampoco resulta difícil de obtener, es sólo una cuestión de generar un nuevo hábito rentable como es anotar el número de clientes que compra en cada periodo, si usa un CRM o un programa de contabilidad no tiene más que echar un vistazo para obtener la cifra.

5.- Cuántas ventas está consiguiendo

Tampoco tiene que ser difícil de recoger ese dato. Cuente las facturas que ha hecho en un periodo y ya lo tiene.

Recoja esos seis datos cada mes (o cada periodo que estime oportuno según su actividad) y con sólo esos seis tendrá mucha más claridad que el 99% de pequeños emprendedores. ¿Cómo? Con el siguiente paso.

Paso 2.- Calcule los siguientes indicadores cada periodo.

Hay datos que son de por sí indicadores de qué está pasando en la importante tarea de conseguir clientes (como los ingresos, costes y el resultado, que se obtiene de restar lo segundo al primero) pero también debería calcular estos.

1.- El beneficio medio obtenido por cliente = (Ingresos – Gastos) / No de clientes

Nos dice cuánto estamos obteniendo de beneficio por cada cliente que obtenemos. Este indicador nos empieza a aportar claridad sobre cuántos clientes más harían falta para conseguir los objetivos de beneficios que nos hayamos propuesto y sobre cómo lo estamos haciendo en el tiempo a la hora de conseguir clientes.

Si el beneficio por cliente va creciendo en el tiempo es una señal de que vamos por buen camino en nuestros esfuerzos.

2.- El coste de conseguir un cliente = Inversión en Marketing / Nº de clientes conseguidos en el periodo

Sabiendo lo que nos cuesta de media un cliente empezaremos a tener una idea sobre si los esfuerzos que estamos empleando para obtener uno están dentro de lo normal o nos estamos pasando.

Además de eso, es un indicador básico de la eficiencia a la hora de conseguir clientes (siempre contrastando con los beneficios, obviamente conseguir clientes más baratos a la vez que hay un bajón de resultados no es una buena señal).

3.- El coste de conseguir un interesado = Inversión en Marketing / Nº de Interesados que generamos en el periodo

Nos dice cómo de eficientes estamos siendo a la hora de llamar la atención con nuestro Marketing, si con el tiempo conseguimos hacer bajar la cifra, a la vez que la del número de interesados sube, es que lo estamos haciendo bien en nuestras estrategias de promoción.

4.- Conversión. El porcentaje de interesados que se convierten en clientes = Nº del clientes de un periodo / Nº de interesados de un periodo

Obviamente un cliente obtenido ha sido primero un interesado, incluso cuando la venta fue casi instantánea ese cliente fue durante unos minutos un interesado.

Esta es una de las cifras clave en cualquier empresa y nuestra meta debe ser siempre aumentarla en el tiempo, porque nos dice cómo somos de buenos en una habilidad crítica como emprendedores, que es demostrar que somos la mejor alternativa a elegir de entre todas las disponibles para un interesado.

5.- Beneficio por venta = (Ingresos – Gastos) / Nº de ventas

Este es otro indicador básico de eficiencia, nos muestra muchas cosas. Si estamos mejorando a la hora de cerrar ventas más eficientemente, si estamos cerrando ventas más grandes (y obteniendo así clientes de calidad…)

6.- Beneficios = Ingresos – Gastos

Siendo el más simple este es el indicador definitivo para una pequeña y mediana empresa. Al final del día lo que cuenta es esta cifra. De ella depende la supervivencia y cumplir los objetivos que nos hayamos propuesto.

A partir de ahora, antes de tomar decisiones sobre qué hacer para conseguir clientes, tenga estos indicadores a mano, le dirán qué está pasando en el vehículo antes de comenzar a apretar tuercas aquí y allá.

Paso 3.- Anote también las acciones que realiza para conseguir clientes

Muchos emprendedores ponen en marcha cosas o cambian partes importantes del Marketing sin tener un motivo claro (muchas veces es sólo porque “ya iba siendo hora” o porque un día les aburre ver siempre la misma promoción y piensan que “estaría bien cambiar”).

Esta es la peor manera de tomar decisiones, pero lo que es peor aún es que luego no saben tampoco cuáles son los efectos de esos cambios, porque no siguen la evolución de los indicadores clave.

Acostúmbrese a llevar un “diario de marketing”. Cada vez que cambie algo en un anuncio o emprenda una actividad nueva para conseguir interesados o clientes, anótelo, sepa cuándo lo hizo para poder analizarlo a la vez que las cifras y ver qué cambios se producen en los indicadores clave que hemos comentado.

Paso 4.- Haga de los anteriores pasos un hábito

¿Recuerda cuándo era pequeño y comenzó a lavarse los dientes? ¿Que al principio parecía un fastidio y ahora simplemente es algo tan natural como tomar postre o respirar? Realmente recoger los datos y calcular los indicadores es solamente una cuestión de unos minutos al mes (o a la semana o al periodo que haya escogido). Pero tiene que hacer de eso un hábito, nos guste más o menos realmente apenas lleva tiempo si se hace habitualmente.

No lo deje para el último momento porque se le hará muy cuesta arriba.

Cómo crece de verdad una empresa, o el poder de los pequeños pasos

El crecimiento en Recursos Para Pymes y en la mayoría de empresas no es de la noche a la mañana, sino mediante la acumulación de pequeñas mejoras graduales.

Por ejemplo, y ya que estoy con Zen Marketing, cuando se empezó a promocionar hace ya bastante tiempo se consiguió aumentar en unos 3 meses más de un 65% la efectividad de los anuncios de promoción, pero no fue de la noche a la mañana, sino probando, midiendo cuántos interesados atraía cada anuncio y haciendo nuevas pruebas con otras variantes a la vez que se seguían recogiendo datos.

Había semanas en las que la variación era de un 5–6%, y otras en las que incluso lo que se probaba daba peor resultado y había que volver atrás.

Pero esas pequeñas mejoras, esos 2% o 5% que se van acumulando hacen que, 3 meses después la efectividad sea un 65% mayor que 3 meses antes.

Buscar los grandes cambios y los grandes “pelotazos” no sirve la mayoría de las veces, es la mejora continua, el ir “pulgada a pulgada” lo que hace ganar el partido y es así cómo crecen las empresas de verdad.

Pero para eso hace falta claridad, saber dónde estamos, qué pasa y qué ha ocurrido con esos esfuerzos nuevos que hemos puesto en marcha para conseguir clientes.

A mí me ha sido muy útil y estoy seguro de que para usted también lo será pero para eso, por favor, póngalo en marcha.

En breve más.