Las oportunidades comerciales no desaparecen necesariamente por falta de ambición. De hecho, también pueden verse frenadas por datos incompletos, responsabilidades mal definidas o incluso un pipeline que no se corresponde en absoluto con el proceso de compra.
Así, cuando los equipos comerciales pasan demasiado tiempo actualizando sus expedientes, necesariamente disponen de menos tiempo para calificar a sus prospectos y gestionar sus oportunidades comerciales.
El uso de un CRM cobra todo su sentido en este contexto y puede simplificar este trabajo al combinar una gestión clara de las oportunidades con automatizaciones inteligentes. HubSpot CRM permite centralizar los contactos, las empresas, las actividades y las oportunidades en un mismo lugar. Por su parte, las automatizaciones inteligentes permiten activar automáticamente tareas, notificaciones, correos electrónicos y actualizaciones en función de condiciones predefinidas.
Gracias a HubSpot CRM, el objetivo no es automatizarlo todo, sino reducir las tareas repetitivas para centrarse en lo principal. Los comerciales pueden saber más fácilmente cuál es la próxima acción que deben realizar y los managers disponen de una visión global más clara.
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HubSpot CRM y la gestión de las oportunidades comerciales
Una oportunidad comercial no se limita a un simple contacto interesado en su producto o servicio, sino que debe ser calificada, supervisada y asignada a la persona adecuada del equipo comercial. Es aquí donde entra en juego HubSpot CRM, ya que permite estructurar este seguimiento mediante fichas, pipelines y diferentes actividades comerciales.
Las etapas del ciclo de vida permiten situar cada contacto y cada empresa dentro del proceso comercial en diferentes categorías. A continuación, las fichas de las transacciones ofrecen una visión mucho más clara de las diferentes oportunidades. En ellas encontramos el importe estimado, la fecha de cierre prevista, la etapa actual del pipeline y los contactos asociados, así como el responsable comercial. Las llamadas, los correos electrónicos, las reuniones, las notas y las tareas también pueden asociarse a estas fichas.
Una organización de este tipo permite al equipo comercial encontrar fácilmente el historial de una oportunidad antes de una reunión y permite al manager realizar un seguimiento de su evolución sin depender de herramientas externas innecesarias. Sin embargo, la centralización depende necesariamente de la calidad de los datos, ya que, si las etapas no están actualizadas y faltan datos importantes, las automatizaciones no serán fiables.
Según los comentarios de los clientes de HubSpot, el 83 % de sus clientes considera que la plataforma permite reunir eficazmente los datos de su empresa en un mismo lugar. Se trata de un dato declarado por HubSpot y no de un benchmark independiente. No obstante, ilustra el objetivo de centralización del CRM.
¿Cómo construir un pipeline comercial eficaz con HubSpot CRM?
Es importante recordar que un pipeline comercial debe permitir comprender rápidamente en qué punto se encuentran las diferentes oportunidades y cuáles son los próximos pasos. Por ejemplo, en HubSpot, los equipos comerciales pueden crear y personalizar su pipeline añadiendo o eliminando etapas y desplazando oportunidades, al mismo tiempo que mantienen una visión general. También es posible crear una transacción directamente desde una ficha de contacto o de empresa, lo que permite evitar duplicados.
Un pipeline que pretenda ser eficaz no necesita en absoluto multiplicar las etapas. Al contrario, un proceso demasiado detallado puede resultar rápidamente pesado y complicado para que el equipo comercial actualice sus expedientes de forma coherente. Estas son algunas etapas clave para mantener un pipeline comercial eficaz:
- Calificación completada
- Reunión de descubrimiento realizada
- Solución o propuesta presentada
- Negociación comercial
- Contrato enviado
- Transacción ganada o perdida
Cada una de estas etapas debe permitir responder a dos preguntas importantes: ¿en qué punto se encuentra la oportunidad y cuál es la próxima acción? Por ejemplo, «Contrato enviado» proporciona más información que «En curso», ya que esta etapa indica claramente lo que ya se ha realizado.
HubSpot también permite automatizar determinadas etapas del pipeline. Cuando una oportunidad pasa a la siguiente etapa, la plataforma puede activar automatizaciones inteligentes, como la creación de una tarea o el envío de una notificación interna.
Las automatizaciones inteligentes son valiosas porque permiten que cada cambio de etapa pueda activar potencialmente la siguiente acción. Por lo tanto, el pipeline ya no sirve únicamente para realizar un seguimiento de las oportunidades, sino que también ayuda realmente a los equipos comerciales a saber qué deben hacer a continuación.
¿Cómo automatizar las tareas comerciales repetitivas?
La automatización de las tareas comerciales sirve principalmente para aquellas tareas repetitivas y previsibles. También permite al equipo comercial centrarse en los prospectos y las oportunidades, sin automatizar, por supuesto, las decisiones que requieren su atención.
Al utilizar los workflows de HubSpot, una ficha informativa puede inscribirse automáticamente cuando cumple determinadas reglas definidas previamente. Posteriormente, el workflow puede realizar una o varias acciones sobre esa ficha concreta o sobre las demás fichas relacionadas con ella.
Después de crear una cuenta gratuitamente y elegir la suscripción que mejor se adapte a sus necesidades, el equipo comercial podrá, entre otras cosas:
- Asignar un nuevo prospecto al comercial correspondiente.
- Crear una tarea de seguimiento después del envío de un formulario.
- Enviar una notificación cuando una transacción alcanza una etapa determinada.
- Actualizar una propiedad cuando se cumple una condición.
- Crear una transacción cuando un prospecto está calificado.
- Activar un correo electrónico o una secuencia en determinadas situaciones comerciales.
Una vez configurados los workflows, se reducirá drásticamente la introducción manual de datos y se evitará que se olviden determinadas tareas. Sin embargo, los workflows deben configurarse con mucho cuidado, ya que unos criterios mal definidos pueden provocar una asignación incorrecta de los prospectos o incluso tareas duplicadas. Por tanto, el objetivo no es multiplicar las automatizaciones, sino hacer fiable cada etapa repetitiva del proceso comercial.
¿Cómo utilizar el scoring para priorizar los prospectos?
No todos los prospectos requieren el mismo nivel de atención. El scoring permite identificar aquellos que se ajustan mejor al perfil buscado y que muestran señales de un interés real.
Las herramientas de scoring de HubSpot permiten asignar puntos a los contactos según diferentes criterios. La puntuación puede tener en cuenta información sobre el prospecto, como su sector de actividad, el tamaño de su empresa o su puesto, pero también su comportamiento, como el envío de un formulario, la apertura de correos electrónicos o la consulta de páginas relacionadas con la oferta.
Sin embargo, el scoring no sustituye el trabajo del comercial. Sirve principalmente para identificar los prospectos que deben tratarse con prioridad. Por ejemplo, una puntuación elevada puede activar una tarea o una notificación, pero el comercial debe comprobar posteriormente las necesidades del prospecto, sus plazos, su presupuesto y su proceso de toma de decisiones.
Para que sea pertinente, el scoring debe basarse en el perfil de cliente ideal de la empresa y ajustarse periódicamente. No todas las acciones deben tener el mismo peso. La consulta de una página puede indicar interés, pero una solicitud de demostración constituye generalmente una señal más fuerte y, por tanto, puede justificar una puntuación más elevada.
Según los comentarios de los clientes de HubSpot, el 87 % de los profesionales de ventas encuestados afirma que Sales Hub mejora la calidad de los leads. Esta cifra se basa en las declaraciones de los usuarios encuestados y no constituye una garantía de resultados. La eficacia del scoring depende, entre otros factores, de la calidad de los datos, de los criterios seleccionados y de la manera en que los equipos utilizan las puntuaciones.
El objetivo es, por tanto, proporcionar a los comerciales una forma fiable de saber qué prospectos merecen su atención en primer lugar.
Los pasos que se deben seguir para mejorar las oportunidades comerciales
1. Analice el proceso actual.
Comience por reconstruir el recorrido de una oportunidad, desde la llegada del prospecto hasta el cierre de la venta. Identifique a las personas responsables en cada etapa y localice los puntos en los que las oportunidades suelen quedar bloqueadas u olvidadas.
2. Limpie los datos del CRM.
Elimine los duplicados y compruebe que la información importante esté correctamente cumplimentada. Asegúrese también de que los contactos estén asociados a las empresas y transacciones correctas.
3. Simplifique el pipeline.
Conserve únicamente las etapas que correspondan a un verdadero avance en el proceso comercial. Evite etapas demasiado vagas como «En curso», que no permiten saber con precisión en qué punto se encuentra la oportunidad.
4. Comience con una automatización sencilla.
Elija una tarea repetitiva que consuma tiempo a los comerciales. Por ejemplo, puede automatizar la asignación de prospectos, la creación de tareas de seguimiento o el envío de notificaciones cuando una oportunidad cambia de etapa.
5. Pruebe la automatización inteligente
Antes de implementar la automatización en toda la empresa, pruébela a pequeña escala y compruebe que los registros correctos entren en el workflow y que las acciones previstas se activen en el momento adecuado.
6. Mida los efectos.
En esta etapa, se trata de comparar el tiempo de atención de los prospectos, el tiempo empleado en cada etapa y las tasas de conversión.
7. Añada progresivamente nuevas automatizaciones.
Una vez estabilizado el proceso, identifique otras tareas repetitivas que puedan automatizarse.