Es muy posible que aquellos que visitan la web de Recursos Para Pymes conozcan a David Allen y sobre todo su sistema de gestión de tareas y trabajo, descrito en el libro Organízate con eficacia (en inglés Getting things done, o como se suele abreviar GTD).

El libro ya tiene unos cuantos años (se publicó en 2001) y con los cambios surgidos en muchos entornos de trabajo y el contexto de los nuevos emprendedores puede que no sea tan puntero como lo fue cuando apareció, pero una cosa es cierta: el sistema funciona.

De hecho, personalmente no he encontrado un sistema que sea mejor, más eficaz y esté más en consonancia con la manera de funcionar y trabajar que tenemos las personas, puede ser mejorable, pero su esencia es sin duda imbatible.

Por eso, para quien sea emprendedor o autónomo y no conozca el sistema, sólo decir que se está perdiendo algo que probablemente suponga una bendición en sus días de empresario, (casi siempre atareados y desbordantes ¿cierto?).

Si bien es muy posible que en el futuro se comente más a fondo el sistema, el tema de hoy es "Thinking Rock", un software gratuito que nos ayuda a organizarnos según el sistema GTD de David Allen.

Thinking Rock es un programa gratuito creado en Australia y programado en Java (con lo que, como casi siempre, resultará un poco lento y pesado en equipos antiguos con poca RAM). Su objetivo es claro, ayudar a organizar nuestros atareados días para conseguir hacer lo máximo de la manera menos estresante posible.

Como empresario o emprendedor seguramente utilizará un método para organizar sus días de trabajo, puede ser su agenda Outlook, puede ser un software de gestión de proyectos o una buena y vieja libreta, Thinking Rock es una alternativa para ello y en opinión de quien escribe una muy buena alternativa.

pantalla principal de thinking rock

Thinking Rock está en inglés, aunque a través de la configuración se pueden cambiar algunos nombres (pocos) para que estén en español, de todas maneras si el idioma de Shakespeare no supone mucho problema, esta aplicación merece la pena sin duda.

Su pantalla principal (ver imagen de la derecha) tiene descrito el flujo de trabajo del sistema GTD de David Allen, haciendo click en cada una de sus 4 partes: configuración, colección, procesamiento y acción (organizar, revisar, hacer) iremos a la pantalla principal de cada una de ellas.

La mayor virtud es que el programa sigue fielmente el sistema de trabajo de GTD basado en recoger todo lo que nos ronda por la cabeza, procesarlo decidiendo qué hacer con ello (básicamente planificarlo para hacerlo ya mismo o posteriormente en un momento concreto, delegarlo a otra persona o bien desecharlo si no es importante) y finalmente hacerlo (según hayamos organizado nuestra agenda).

Las pantallas son bastante sencillas, vas introduciendo los datos que te pide en cada una y en la parte de acción puedes establecer la fecha y hora de la tarea, así como otros datos importantes.

Cuando algo de lo que has introducido requiere más de una acción para concluirse (por ejemplo "diseñar un nuevo producto") puedes marcar esa eventualidad y se convierte en un proyecto (como bien se establece en la metodología GTD).

En la parte de acciones y proyectos tienes la típica visión de tareas que puedes ir tachando conforme las vas completando, puedes ver las atrasadas, las pendientes para el día de hoy, etc.

Igualmente el programa permite extraer varios tipos de informes, exportar datos, etc.

Sinceramente es muy recomendable si uno conoce el sistema de David Allen y le funciona (de hecho si no lo conoce, busque en Google y ocupe algo de su tiempo en aprenderlo, será de lo más práctico que conozca en bastante tiempo) y obviamente, por el precio que tiene, que son cero euros, la elección está clara, como mínimo merece la pena considerarlo.

Thinking Rock se puede descargar desde aquí.

Puntos a favor:

  • Sigue fielmente el sistema GTD de David Allen y su manera de trabajar.
  • Tras un pequeño periodo de aprendizaje se hace indispensable.
  • Es gratuito.
  • Funciona, de verdad resulta una herramienta útil.

Puntos en contra:

  • Está en inglés.
  • Puede ser un poco lento en máquinas antiguas.
  • No tiene la posibilidad de ver un calendario visual de las tareas.
  • No es multiusuario, con lo que no resulta lo más adecuado si los proyectos en los que se trabaja son en equipo.

Conclusión: Excelente. Muy recomendable.