Las herramientas necesarias para una campaña de email en frío

Nos metemos ya en lo técnico y hablamos de aplicaciones y herramientas que necesitaremos para incrementar nuestra eficacia con el email en frío, ahorrando a la vez tiempo y esfuerzo.

La estrategia básica que veremos en este curso consiste en:

  1. Encontrar clientes potenciales adecuados.
  2. Localizar sus correos de contacto.
  3. Preparar y enviar una secuencia específica de emails.
  4. Gestionar las respuestas.
  5. Repetir el proceso si necesitamos más clientes.

Esos 5 pasos se van a hacer mucho más difíciles si no tenemos una serie de herramientas para ayudarnos en cada uno.

Estas herramientas son:

Herramienta 1. Una aplicación específica para el envío de correos en frío

Esto no es lo mismo que una herramienta de listas de correo al estilo Mailchimp y similares.

Estas herramientas tienen la capacidad de automatizar la secuencia de mensajes que veremos y, lo que es más importante, detener el envío automático a un destinatario cuando recibamos una respuesta.

En realidad, todo lo que vamos a ver en este curso se puede hacer a mano o con una hoja de cálculo, teniendo en cuenta quién ha respondido, quién no y a quiénes tenemos que mandar los siguientes correos de la secuencia o responder de manera individual.

Sin embargo, en el momento en que apuntemos a un cierto número de objetivos, todo se descontrolará.

Estas herramientas de envío nos van a permitir ahorrar mucho tiempo y esfuerzo y diría que son imprescindibles si vamos a usar mínimamente el email en frío.

La mayoría de ellas, por no decir todas, están en inglés, aunque no es necesario saber mucho para sacarles partido, solo los conceptos más básicos.

Hay una oferta amplia y solo voy a comentar las que he usado personalmente y recomiendo.

Aclarar también que no tengo ningún interés comercial con ninguna, no hay enlaces de afiliado ni nada por el estilo.

Mailshake (De pago)

Sencilla y eficaz, es una de las herramientas más fáciles y poderosas para gestionar el envío de campañas de emails en frío, usando secuencias y tácticas como las de este material.

Es relativamente asequible y bastante intuitiva. Si usamos Gmail para gestionar y centralizar el correo como hago yo, es ideal.

Actionable.me (Gratis y de pago, interesante porque permite el envío gratis de hasta 50 correos diarios)

Todos sus planes tienen también seguimiento automático, con lo que, para los que no van a hacer grandes campañas, o quieren espaciarlas en el tiempo (algo muy recomendable, como veremos) puede ser la solución ideal.

Sin embargo, la versión gratuita manda el típico texto final de «enviado con actionable.me», eso desvela que es un email en frío y rompe un poco la ilusión. Sin embargo, si está muy limitado por el presupuesto…

Lemlist (De pago)

Una alternativa con la curiosidad de que puedes personalizar las imágenes que incluyas en los correos.

Tengo que decir que es mi elección actual, básicamente porque aproveché una oferta especial que me permitió darme de alta a un excelente precio. Funciona bien para mi uso actual, aunque a veces se le dan mal los porcentajes.

Outreach Plus (De pago)

Una herramienta sencilla y de las más económicas, pues en su plan más básico ya nos deja hacer seguimientos automatizados, una de las prestaciones más interesantes que necesitaremos.

No voy a enumerar más alternativas para no producir una parálisis por análisis. Cualquiera es bastante buena, así que pasemos a la siguiente herramienta que necesitaremos.

Herramienta 2. Una aplicación de CRM

Una vez tenemos una herramienta adecuada para el envío de emails en frío, vamos a necesitar una aplicación de CRM.

Para los que desconocen el concepto, un programa de CRM es un software para gestionar la relación con nuestros clientes.

Lo usaremos para gestionar los contactos que responden a los mensajes y las oportunidades concretas que surjan con ellos.

¿Es un CRM estrictamente necesario?

Estrictamente no, pero de nuevo es muy recomendable.

En cuanto empecemos a contactar y hablar con cierto número de personas, todo se volverá demasiado complejo como para tenerlo en la cabeza o esparcido por varios sitios.

Con cada cliente potencial estaremos en un punto distinto, algunas negociaciones se dilatarán en el tiempo y otras se cerrarán más pronto. Además, habremos de saber cuándo debemos hacer qué y con quién…

Muchos programas de CRM son demasiado complicados (y caros) para lo que precisamos aquí, pero debemos de tener alguna manera de gestionar cada contacto que nos dé una respuesta positiva, así como cada acción que vamos haciendo con ellos.

Es posible que ya use un CRM en su actividad. Si es así, no lo cambie.

Lo que queremos controlar con el CRM es:

  • Quién ha respondido y se ha convertido en cliente potencial o, al menos, en un contacto con el que tendremos una relación a futuro, aunque no sea de venta.
  • Qué mensajes intercambiamos con ellos y en qué punto de la interacción estamos con cada uno.
  • Qué oportunidades concretas han surgido.
  • Qué acciones tenemos que hacer a continuación con cada contacto.

Hemos de tener en cuenta que buena parte de esta campaña se basa en el timing y la rapidez. Sin estas dos cosas, la efectividad desciende mucho.

Tarde o temprano, algunos van a responder. En ese caso, entramos nosotros a comunicarnos personalmente, sustituyendo a la automatización. Por eso, precisamos conocer las oportunidades creadas, quién nos ha contestado, quién ha entrado en silencio tras nuestra respuesta (lo que requiere otro seguimiento para reactivar), quién ha dicho que no, etc.

En su día, valoré diferentes aplicaciones de CRM gratis a fondo. Puede echarle un vistazo a ese contenido, o considerar las siguientes alternativas, reducidas a las 3 más interesantes para el caso concreto del email en frío:

Hubspot CRM (Gratis y de pago)

Hubspot es una empresa líder en Marketing que ofrece su aplicación de CRM de manera gratuita, con unas prestaciones que no están nada mal. Además, está en español.

Si no usa ya un CRM, esta debería ser, probablemente, su primera opción a considerar.

Al tener detrás una empresa grande, está bien integrado y suele mejorarse a menudo.

Streak (Gratis y de pago)

Personalmente, y como vivo dentro del ecosistema Gmail para todo lo relacionado con el correo, he usado Streak CRM para la mayoría de mis campañas.

No es que lo recomiende especialmente (de hecho pienso que hay mucho mejores) pero Streak me ha funcionado en mi caso personal, ya que suelo tratar con pocos clientes a la vez.

Copper (de pago)

Si también usa Gmail para todo, el mejor CRM es Copper (antes se llamaba Prosperworks).

Lo usé durante un tiempo y, eventualmente, lo echo de menos por su diseño y su usabilidad. Si dejé de utilizarlo es, simplemente, porque al no tener que estar buscando y tratando con clientes nuevos a menudo, apenas lo usaba y no me resultaba rentable.

Herramienta 3. Una aplicación para encontrar y verificar correos

La parte más pesada de la estrategia es ir encontrando nuevos contactos a los que dirigirnos.

La parte más difícil, sin embargo, es otra, la de encontrar y verificar las direcciones de correo de esos contactos a los que escribiremos.

¿Cómo conseguimos esos emails que a veces no aparecen por ningún lado? Con una herramienta especializada para ello.

Afortunadamente existen, aunque suelen ser desconocidas para muchos. Estas son mis recomendaciones.

Hunter (Gratis y de pago)

De las opciones que hay, en mi experiencia, Hunter es la mejor.

Es posible que hayan surgido otras aplicaciones de similar capacidad, pero es la que recomiendo porque es la que me ha resultado más efectiva encontrando emails y confirmándolos, cuando muchas otras no daban resultado alguno.

Find that Email (Gratis y de pago)

Complemento el uso de Hunter con el de Findthatemail. Es también muy buena y usar 2 herramientas para el paso de confirmación de emails que veremos aumenta las probabilidades de éxito.

Ambas aplicaciones tienen un número gratuito de consultas que puedes realizar cada cierto tiempo.

En la lección correspondiente, veremos cómo se usan para nuestro caso.

Herramienta 4. Una aplicación para la prospección rápida de objetivos (opcional, pero recomendable)

Como ya he dicho antes, la parte más pesada de la estrategia, por el tiempo que nos consumirá, es buscar posibles objetivos a los que escribir.

Usar una herramienta que nos ayude para ese paso depende de varios factores. Estas aplicaciones nos sirven para encontrar, en masa, posibles clientes.

Por ejemplo, si quiero trabajar con agencias de marketing, como era mi caso, o quiero encontrar empresas dedicadas a un cierto sector, estas herramientas automatizan gran parte de la tediosa búsqueda en Google de clientes potenciales.

Los resultados iniciales que dan hay que cribarlos a mano posteriormente, porque querremos dejar todo bien pulido y trabajado antes de darle al botón de «Enviar». Sin embargo, aunque haya que cribar, estas herramientas nos ahorran una enorme cantidad de tiempo durante la fase de prospección inicial.

Veamos las que he usado y recomiendo.

Ninja Outreach (De pago)

Debo decir que estas aplicaciones suelen funcionar mucho mejor para el mercado angloparlante que para el español. No obstante, esta es la herramienta que más he usado y da resultados decentes cuando buscas en nuestro idioma.

Además, Ninja Outreach permite integrar todo el proceso que estamos viendo aquí: prospección, envíos de emails y seguimiento.

Invertir en ella supondría tener cubierto todo lo necesario con una sola herramienta, incluyendo el envío de emails automatizados.

Como suele ocurrir con las aplicaciones que abarcan todo, hacen cada cosa relativamente bien, pero tampoco es que sean excelentes en ninguna en concreto.

Si vamos a hacer campañas muy a menudo, nos dedicamos al marketing y a encontrarle clientes a los demás o, simplemente, no tenemos problema de presupuesto ni con el inglés, adelante con Ninja Outreach.

Personalmente, no la uso más a menudo por lo que ya he señalado, no tengo que estar buscando constantemente nuevos clientes y las campañas que hago son muy esporádicas, así que reactivo mi suscripción para entonces.

Buzzstream (De pago)

Otra excelente herramienta que puede hacerlo todo desde un mismo sitio: recopilar rápidamente clientes potenciales y contactar con ellos a través de su plataforma de envíos de correo en frío.

Para sacarle todo el partido a la hora de aplicar nuestra estrategia, habría que elegir su segundo plan de pago, cercano a los 100 dólares al mes, el cual permite envíos automáticos de correos de seguimiento.

Find that Lead (De pago)

Otra alternativa decente, aunque menos poderosa en mi experiencia, puede ser Find that lead. Esta aplicación busca negocios según los parámetros generales que le demos y nos devuelve una lista de contactos, junto con emails.

Dependiendo del plan elegido, también tiene una herramienta de envío de correos, pero todavía es rudimentaria.

Skrapp (Gratis y de pago)

Si usa LinkedIn, es una buena alternativa que nos ahorrará tiempo, y permite la obtención de 100 correos gratis.

Ahora que ya conocemos las herramientas necesarias que nos harán la vida más fácil, es importante señalar algunos conceptos técnicos a tener muy en cuenta a la hora de enviar nuestros emails.

Con ellos, nos evitaremos ser marcados como spammers o que Google nos invalide la cuenta por malas prácticas, si es que usamos Gmail (esa es la opción con la que funcionan algunas de las herramientas que hemos visto aquí, como Mailshake).

Aunque se trata de conceptos algo técnicos, voy a tratar de explicarlos muy fácilmente. No hay que saltárselos si no queremos dar por tierra con todo el esfuerzo nada más empezar.

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