Ya he hablado algunas veces de ello, pero desde que comenzó el año estoy buscando una solución adecuada de facturación electrónica. Para aquellos autónomos y emprendedores que aún no sepan qué es la factura electrónica, pueden consultar el enlace anterior o bien acudir al portal oficial del gobierno.
La factura electrónica es una factura emitida y enviada electrónicamente, con la misma validez legal, a todos los efectos, que la tradicional factura en papel. El ahorro en costes, almacenamiento y trabajo, es apreciable. Todo lo relacionado con la facturación, incluida su vertiente electrónica, está regulado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
Allí se puede encontrar el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Este Reglamento establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrónicas. Igualmente las facturas electrónicas también son legales desde un punto de vista fiscal. Véase el apartado de «ayuda» de Hacienda a tal efecto.
Las ventajas de la facturación electrónica
Desde el primer día de Recursos para Pymes, se implantó la necesidad de emitir las facturas de esa manera. Las ventajas son sustanciales.
+ Menos papeleo.
+ No hay necesidad de archivado físico.
+ Mayor rapidez y eficiencia a la hora de emitir facturas y buscar lo que se necesita.
+ Mejor gestión de las facturas, datos importantes, así como trámites administrativos.
Sin embargo, ya se sabe qué pasa con los pioneros, que los reconoces por las flechas en la espalda. Que si el certificado oficial de Hacienda no se reconoce por lectores de PDF muy extendidos (lo que provocaba cierta confusión en clientes), que si ciertas empresas te las piden en papel y con sello. Durante un tiempo estuve trabajando con un par de administraciones públicas y la cosa ha cambiado mucho. Desde enero de 2015, si trabajas con administraciones públicas o empresas públicas, las facturas que has de emitirles son electrónicas.
Aplicando soluciones adecuadas
Al final, dado que un pequeño emprendedor tiene que ser consciente de sus limitaciones, en Recursos para Pymes se optó por la solución de generar las facturas y validarlas con un certificado digital reconocido. Un proceso algo lento y engorroso, pero válido según la normativa. De hecho, para muchos pequeños emprendedores que emitan facturación electrónica, esa es la solución menos engorrosa.
Mi objetivo durante todo este año era intentar centralizar la facturación electrónica, pudiendo realizarla desde cualquier lugar e intentando que el proceso de trabajo fuera suave y streamlined, que dicen los anglosajones. Es decir, que no resultara un engorro teniendo que usar varias plataformas o procesos diferentes.
He de reconocer que, ya pasado medio año, la búsqueda sigue. He probado diversas plataformas de facturación online y multitud de servicios, pero es curioso cómo ninguno realmente tiene todo lo necesario. Los que destacaban por aspectos muy buenos, carecían de otros importantes y viceversa.
Estoy a favor de innovar, de hecho soy el que comete el error a veces de innovar demasiado rápido y estar en lugares a los que tu público aún no ha llegado (recuerdo cuando empecé a vender libros electrónicos hace diez años y muchos ni concebían muy bien qué era aquello). En la facturación electrónica no es diferente, estoy a favor, es una excelente idea con enormes ventajas, pero muchas veces los pequeños emprendedores nos vemos atados por la complicación. Se exigen requisitos extraños por parte de la administración, plataformas dedicadas y no hay un proceso suave y normalizado en muchas ocasiones.
El problema de la innovación
Suele pasar cuando la innovación viene de estamentos que no tienen que manejarse, día a día, con lo que están innovando y regulando. De hecho, es algo habitual en las administraciones públicas el pedir cosas a los emprendedores de a pie que son, simplemente, irrealizables o demasiado costosas en cuanto a tiempo, dinero o engorro.
Esto no es necesariamente una queja, pero es cierto que, una vez más, en España, en vez de ponerse la alfombra roja al emprendedor, se le mete en una historia de Kafka donde tiene que sortear mil obstáculos para poder hacer lo que la administración le exige. Y es que he aquí la piedra de toque, uno no sólo ha de optimizar sus procesos de trabajo, como era mi intención este 2015 de cara a la facturación, es que además debes cumplir las obligaciones de la administración, lo cual altera (y no para bien) esa quimera de optimizar la manera de trabajar.
Al final, y en estas cosas, lo menos malo es dejarse en manos de expertos si podemos permitírnoslo, porque si tenemos que lidiar con estos temas personalmente, no tendremos tiempo de hacer lo importante, que es nuestro producto y su Marketing.